1e729a097606e6942b5d44341b19caf1073d54d8
[working/Evergreen.git] / 2.0 / stafftasks / cataloging.xml
1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"
3 xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
4 xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0"
5 xml:id="cataloging">
6   <info>
7     <title>Cataloging</title>
8
9     <abstract>
10       <para>This chapter explains the cataloging procedures
11       carried out from the staff client.</para>
12     </abstract>
13   </info>
14
15   <section xml:id="MARC_editor">
16     <title>Working with the MARC Editor</title>
17
18     <indexterm>
19       <primary>cataloguing</primary>
20
21       <secondary>MARC</secondary>
22     </indexterm>
23
24     <para>The MARC Editor allows MARC tags, sub-fields, and
25     indicators to be edited.</para>
26
27     <para>OPAC icons for text, moving pictures and sound rely on
28     correct MARC coding in the leader and the 008, as do OPAC
29     search filters such as publication date, item type, or target
30     audience. Bibliographic matching and de-duplicating also need
31     correct and consistent MARC coding in particular tags.</para>
32
33
34
35     <simplesect xml:id="editingMARCrecords">
36       <title>Editing MARC Records</title>
37
38       <indexterm>
39         <primary>cataloguing</primary>
40
41         <secondary>editing MARC records</secondary>
42       </indexterm>
43
44       <procedure>
45         <step>
46           <para>Retrieve the record.</para>
47         </step>
48
49         <step>
50           <para>
51           <menuchoice>
52             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
53
54             <guimenuitem>MARC Edit</guimenuitem>
55           </menuchoice>
56
57           .</para>
58         </step>
59
60         <step>
61           <para>The MARC record will display.</para>
62         </step>
63
64         <step>
65           <para>Select viewing and editing options, if desired.</para>
66   <itemizedlist><listitem><para>
67           <guilabel>Stack subfields</guilabel>
68
69           to display each subfield on its own line.</para>
70         </listitem>
71
72         <listitem>
73           <para> 
74           <guilabel>Flat-Text Editor</guilabel>
75
76           switches to a plain-text (menmonic) MARC format. The advantage of this
77           format is being able to copy and paste multiple lines. It also allows
78           the use of tools like MarcEdit (
79           <link xlink:href="http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php">
80           http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php</link>).
81           Unclick the box to switch back.</para>
82         </listitem>
83
84         <listitem>
85           <para> 
86           <guilabel>Fast Item Add</guilabel>
87
88           allows attaching items quickly with call number and barcode. 
89           When <guibutton>Save</guibutton> is clicked, the **INSERT
90           CROSS-REFERENCE** Copy Editor
91           will open.</para>
92         </listitem></itemizedlist></step>
93
94         <step><para>Make changes as desired.</para>
95 <itemizedlist><listitem>
96           <para>Right click into a tag field to add/remove rows
97           or replace tags.</para>
98         </listitem>
99 <listitem>
100           <para>With the cursor at the end of a subfield, click <keycap>Control + D</keycap>
101           (<keycap>Control + I</keycap> in Mac OSX) to insert a new subfield.</para>
102         </listitem>
103 <listitem>
104           <para>To remove a subfield, click <keycap>Shift + Delete</keycap>
105           </para>
106         </listitem>
107         <listitem>
108           <para>To work with the data in a tag or indicator,
109           click or 
110           <keycap>Tab</keycap>
111
112           into the required field. 
113           <emphasis>Right click</emphasis>
114
115           to view acceptable tags or indicators.</para>
116         </listitem>
117 <listitem>
118          <indexterm>
119         <primary>MARC</primary>
120
121         <secondary>MARC leader</secondary>
122       </indexterm>
123
124       <indexterm>
125         <primary>MARC</primary>
126
127         <secondary>fixed field 008</secondary>
128       </indexterm>
129
130       <para>Parts of the leader and the 008 field can be edited
131       with the fixed field box displayed above
132       the MARC record. Click into any box to edit the contents. (Information 
133       about the leader and the 008
134       can be found on the Library of Congress's MARC Standards
135       page at 
136       <link xlink:href="http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html">
137       http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html</link>
138       .)</para>
139       </listitem>
140           
141         </itemizedlist>
142               <tip>
143         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
144         shortcuts. Click 
145         <guibutton>Help</guibutton>
146
147         to see the shortcut menu from within the MARC
148         Editor.</para>
149       </tip>
150         </step>
151
152         <step>
153           <para>When finished, click 
154           <guibutton>Save Record</guibutton>.
155
156           The record stays open in the editor. You can close the tab or switch to another view
157           under <guimenu>Actions for this Record</guimenu> (for example to view it as it
158           appears in the OPAC).</para>
159         </step>
160
161       </procedure>
162
163     </simplesect>
164     
165
166     <simplesect xml:id="overlayingMARCrecords">
167       <title>Overlaying MARC Records</title>
168
169       <indexterm>
170         <primary>cataloguing</primary>
171
172         <secondary>overlaying MARC records</secondary>
173       </indexterm>
174
175       <para>Overlaying a MARC record replaces an existing MARC
176       record while leaving all holdings, holds, active
177       circulations, bills, and fines intact.</para>
178
179       <para>In Evergreen, a record must be 
180       <emphasis>marked</emphasis>
181
182       for overlay. The mark for overlay is by login. Only one
183       record at a time may be marked for overlay. When another
184       record is marked for overlay, the previously marked item is
185       
186       <emphasis>de-marked</emphasis>. Once a record is marked, it remains 
187       marked until overlaid
188       or until the user logs out of Evergreen.</para>
189
190       <procedure>
191         <title>Marking a record for overlay</title>
192
193         <step>
194           <para>Search for and retrieve a record for
195           overlay.</para>
196         </step>
197
198         <step>
199           <para>Select 
200           <menuchoice>
201             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
202
203             <guimenuitem>Mark for Overlay</guimenuitem>
204           </menuchoice>. Record is now 
205           <emphasis>marked</emphasis>.</para>
206         </step>
207       </procedure>
208
209       <procedure>
210         <title>Overlaying the marked record</title>
211
212         <step>
213           <para>Once the record is marked for overlay, proceed to
214           <link linkend="z39.50">search for and import the new record from a Z39.50
215           target</link>.</para>
216         </step>
217
218         
219         <step>
220           <para>Click 
221           <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
222
223           . The TCN of the Evergreen record marked for overlay is
224           displayed.</para>
225         </step>
226
227         <step>
228           <para>The record displays in MARC Edit view. Edit the
229           record as necessary.</para>
230         </step>
231
232         <step>
233           <para>Click 
234           <guibutton>Overlay Record</guibutton>
235
236           .</para>
237         </step>
238
239         <step>
240           <para>The existing record will display along with a
241           prompt to confirm the overlay. Panes may be moved to
242           view the record in entirety, if required.</para>
243         </step>
244
245         <step>
246           <para>Click 
247           <guibutton>Overlay</guibutton>
248
249           .</para>
250         </step>
251
252         <step>
253           <para>Confirm the overlay. The record in Evergreen is
254           overlaid with the new MARC record. All pre-existing
255           holdings remain intact.</para>
256         </step>
257       </procedure>
258     </simplesect>
259 <simplesect xml:id="validatingMARCrecords">
260       <title>Validating MARC Records</title>
261
262       <indexterm>
263         <primary>cataloguing</primary>
264
265         <secondary>validating records</secondary>
266       </indexterm>
267 <para>Validation checks headings that are subject
268 to authority control (subjects, names, uniform titles) by comparing them to the
269 authority records that are available in the system.</para>
270 <procedure>
271 <step>Click <guibutton>Validate</guibutton>.</step>
272 <step>Scroll through the record looking for fields that have turned red.</step>
273 <step>Right-click on a field that is red. The closest valid headings will display.</step>
274 <step>To apply a heading, mouse over it and click <guilabel>Apply Selected</guilabel>.</step>
275 <step>Fields that do not validate are not necessarily invalid--there may not be an authority
276 record for that name/subject/title. If you have the appropriate permissions, you 
277 can add an authority record based on the existing record.</step>
278 </procedure>
279 </simplesect>
280   </section>
281
282   <section xml:id="z39.50">
283     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
284
285       <indexterm>
286         <primary>cataloguing</primary>
287
288         <secondary>Z39.50</secondary>
289       </indexterm>
290
291     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic
292     databases and examine or download bibliographic records. Open
293     the client with 
294     <menuchoice>
295       <guimenu>Cataloging</guimenu>
296
297       <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
298     </menuchoice>
299     </para>
300
301     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
302       <title>Z39.50 Screen Features</title>
303
304       <para>Initially, or when you want to change targets, start
305       with the 
306       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel>
307
308       area. Here you choose the remote databases you wish to
309       search. Preconfigured servers are listed under Services. If
310       any require authentication to access, you will see username
311       and password boxes to the right.</para>
312
313       <procedure>
314         <step>Click all the databases you wish to search
315         simultaneously (see the Note about which fields can be
316         used).</step>
317
318         <step>Fill in user information for any that require
319         it.</step>
320
321         <step>Click 
322         <guibutton>Save as Default</guibutton>
323
324         to preserve these settings for next time.</step>
325       </procedure>
326
327       <para>The 
328       <guilabel role="bold">Query</guilabel>
329
330       section is where you enter a search. The databases you
331       select control which search fields you can use. You may use
332       any combination of fields that are active (not grayed out),
333       but be aware that not all fields are active for every
334       database. Select just one database to see which fields are
335       active for that database.</para>
336
337       <note>
338         <para>If you are searching multiple databases, you will
339         only get results from those that support the fields
340         you're searching! For example, 
341         <guilabel>Keyword</guilabel>
342
343         and 
344         <guilabel>Subject</guilabel>
345
346         are only active if the local catalog is selected, so
347         using those fields in a combined database search
348         guarantees that you will only get results from the local
349         catalog.</para>
350       </note>
351
352       <para>The 
353       <guilabel>Query</guilabel>
354
355       section has three buttons.</para>
356
357       <itemizedlist>
358         <listitem>
359         <guibutton>Search</guibutton>
360
361         begins searching on the criteria entered in the search
362         fields.</listitem>
363
364         <listitem>
365         <guibutton>Clear Form</guibutton>
366
367         resets all fields to empty.</listitem>
368
369         <listitem>
370         <guibutton>Raw Search</guibutton>
371
372         is an advanced interface for using Prefix Query Format to
373         build complex searches. See 
374         <xref linkend="rawsearches" />
375
376         .</listitem>
377       </itemizedlist>
378
379       <para>The 
380       <guilabel role="bold">Results</guilabel>
381
382       pane displays the results from the most recent search.
383       Information about each record retrieved appears on a
384       separate summary line, with various columns of
385       information.</para>
386
387       <itemizedlist>
388         <listitem>If more than the default number of results is
389         available, use 
390         <guibutton>Fetch More Results</guibutton>
391
392         to add the next set to the screen.</listitem>
393
394         <listitem>Click 
395         <guibutton>List Action</guibutton>
396
397         to view options for exporting and saving from the list: 
398         <itemizedlist>
399           <listitem>Copy Field from selected row to
400           Clipboard</listitem>
401
402           <listitem>Print List CSV</listitem>
403
404           <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
405
406           <listitem>Save List CSV to File</listitem>
407
408           <listitem>Save List Configuration</listitem>
409         </itemizedlist>
410         </listitem>
411
412         <listitem>Select an item and click 
413         <guibutton>MARC View</guibutton>
414
415         to toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you
416         can 
417         <guibutton>Print Page</guibutton>
418
419         . To toggle back, click 
420         <guibutton>Results View</guibutton>
421
422         .</listitem>
423
424         <listitem>If you have previously <link linkend="overlayingMARCrecords">
425         marked a record for
426         overlay</link>, 
427         <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
428
429         will be active. Click to view/edit the new bib record to
430         be laid over the local one you selected. See <xref linkend="overlayingMARCrecords"/>
431         for details.</listitem>
432
433         <listitem>
434         <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
435
436         is used to view/edit a new record.</listitem>
437
438         <listitem>To view long lists of results, click 
439         <guibutton>Hide Top Pane</guibutton>
440
441         to give the results list more screen real
442         estate.</listitem>
443       </itemizedlist>
444     </simplesect>
445
446     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
447       <title>Importing a record via Z39.50</title>
448 <para>Find the desired record, click <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>,
449 and make any desired changes. Click <guibutton>Import Record</guibutton> when done. 
450 A success (or failure) message will display. If you used <guilabel>Fast Item Adds</guilabel>, 
451 the <guilabel>Copy Editor</guilabel> will appear.</para>
452     </simplesect>
453     <simplesect xml:id="fastitemadds">
454       <title>Fast Item Adds</title>
455 <para>Clicking the <guibutton>Fast Item Add</guibutton> box will display <guilabel>Call Number</guilabel> and
456 <guilabel>Item Barcode</guilabel> fields. Use these to quickly add items to the record as you
457 edit it.</para>
458 <para>When you've successfully imported the record, the copy editor will display.  Make 
459 necessary adjustments and click <guibutton>Modify/Create Copies</guibutton>.</para>
460       <note>
461         <para>As of 2.0.6, the status of items created with Fast Item Add will
462         be set to 
463         <emphasis>In Process</emphasis>
464
465         , consistent with other types of item creation. This is a
466         change from 2.0.5 and earlier, when items created with Fast Add were Available.</para>
467       </note>
468     </simplesect>
469
470     <simplesect xml:id="recordcollisions">
471       <title>Record Collisions</title>
472 <note>As of 2.0.5, if the global flag "Cat: Use internal ID for TCN value" has been set by
473 the administrator (under <menuchoice><guimenu>Admin <guimenuitem>Server Settings</guimenuitem>
474 <guimenuitem>Global Flags</guimenuitem></guimenu></menuchoice>), the collision
475 detection in the Z39.50 import interface will be disabled because it relies on the TCN. 
476 Until a more flexible collision detection process is in place, avoiding duplicate
477 bib record imports from Z39.50 will be up to the user.</note>.
478     </simplesect>
479
480     <simplesect xml:id="rawsearches">
481       <title>Raw Searches</title>
482 <para>You can do advanced searching of remote databases in Prefix Query Format by 
483 clicking <guibutton>Raw Search</guibutton> and entering a search string. Visit 
484         <link
485         xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
486         http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
487
488         for more details on PQF and examples you can copy/paste
489         into the search box.</para>
490     </simplesect>
491   </section>
492 </chapter>
493