2.0/stafftasks/cataloging.xml

   1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
   2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"
   3 xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
   4 xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0"
   5 xml:id="cataloging">
   6   <info>
   7     <title>Cataloging</title>
   8
   9     <abstract>
  10       <para>This chapter explains the cataloging procedures
  11       carried out from the staff client.</para>
  12     </abstract>
  13   </info>
  14
  15   <section xml:id="MARC_editor">
  16     <title>Working with the MARC Editor</title>
  17
  18     <indexterm>
  19       <primary>cataloguing</primary>
  20
  21       <secondary>MARC</secondary>
  22     </indexterm>
  23
  24     <para>The MARC Editor allows MARC tags, sub-fields, and
  25     indicators to be edited.</para>
  26
  27     <para>OPAC icons for text, moving pictures and sound rely on
  28     correct MARC coding in the leader and the 008, as do OPAC
  29     search filters such as publication date, item type, or target
  30     audience. Bibliographic matching and de-duplicating also need
  31     correct and consistent MARC coding in particular tags.</para>
  32
  33
  34
  35     <simplesect xml:id="editingMARCrecords">
  36       <title>Editing MARC Records</title>
  37
  38       <indexterm>
  39         <primary>cataloguing</primary>
  40
  41         <secondary>editing MARC records</secondary>
  42       </indexterm>
  43
  44       <procedure>
  45         <step>
  46           <para>Retrieve the record.</para>
  47         </step>
  48
  49         <step>
  50           <para>
  51           <menuchoice>
  52             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
  53
  54             <guimenuitem>MARC Edit</guimenuitem>
  55           </menuchoice>
  56
  57           .</para>
  58         </step>
  59
  60         <step>
  61           <para>The MARC record will display.</para>
  62         </step>
  63
  64         <step>
  65           <para>Select viewing and editing options, if desired.</para>
  66   <itemizedlist><listitem><para>
  67           <guilabel>Stack subfields</guilabel>
  68
  69           to display each subfield on its own line.</para>
  70         </listitem>
  71
  72         <listitem>
  73           <para>
  74           <guilabel>Flat-Text Editor</guilabel>
  75
  76           switches to a plain-text (menmonic) MARC format. The advantage of this
  77           format is being able to copy and paste multiple lines. It also allows
  78           the use of tools like MarcEdit (
  79           <link xlink:href="http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php">
  80           http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php</link>).
  81           Unclick the box to switch back.</para>
  82         </listitem>
  83
  84         <listitem>
  85           <para>
  86           <guilabel>Fast Item Add</guilabel>
  87
  88           allows attaching items quickly with call number and barcode.
  89           When <guibutton>Save</guibutton> is clicked, the **INSERT
  90           CROSS-REFERENCE** Copy Editor
  91           will open.</para>
  92         </listitem></itemizedlist></step>
  93
  94         <step><para>Make changes as desired.</para>
  95 <itemizedlist><listitem>
  96           <para>Right click into a tag field to add/remove rows
  97           or replace tags.</para>
  98         </listitem>
  99 <listitem>
 100           <para>With the cursor at the end of a subfield, click <keycap>Control + D</keycap>
 101           (<keycap>Control + I</keycap> in Mac OSX) to insert a new subfield.</para>
 102         </listitem>
 103 <listitem>
 104           <para>To remove a subfield, click <keycap>Shift + Delete</keycap>
 105           </para>
 106         </listitem>
 107         <listitem>
 108           <para>To work with the data in a tag or indicator,
 109           click or
 110           <keycap>Tab</keycap>
 111
 112           into the required field.
 113           <emphasis>Right click</emphasis>
 114
 115           to view acceptable tags or indicators.</para>
 116         </listitem>
 117 <listitem>
 118          <indexterm>
 119         <primary>MARC</primary>
 120
 121         <secondary>MARC leader</secondary>
 122       </indexterm>
 123
 124       <indexterm>
 125         <primary>MARC</primary>
 126
 127         <secondary>fixed field 008</secondary>
 128       </indexterm>
 129
 130       <para>Parts of the leader and the 008 field can be edited
 131       with the fixed field box displayed above
 132       the MARC record. Click into any box to edit the contents. (Information
 133       about the leader and the 008
 134       can be found on the Library of Congress's MARC Standards
 135       page at
 136       <link xlink:href="http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html">
 137       http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html</link>
 138       .)</para>
 139       </listitem>
 140
 141         </itemizedlist>
 142               <tip>
 143         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
 144         shortcuts. Click
 145         <guibutton>Help</guibutton>
 146
 147         to see the shortcut menu from within the MARC
 148         Editor.</para>
 149       </tip>
 150         </step>
 151
 152         <step>
 153           <para>When finished, click
 154           <guibutton>Save Record</guibutton>.
 155
 156           The record stays open in the editor. You can close the tab or switch to another view
 157           under <guimenu>Actions for this Record</guimenu> (for example to view it as it
 158           appears in the OPAC).</para>
 159         </step>
 160
 161       </procedure>
 162
 163     </simplesect>
 164
 165
 166     <simplesect xml:id="overlayingMARCrecords">
 167       <title>Overlaying MARC Records</title>
 168
 169       <indexterm>
 170         <primary>cataloguing</primary>
 171
 172         <secondary>overlaying MARC records</secondary>
 173       </indexterm>
 174
 175       <para>Overlaying a MARC record replaces an existing MARC
 176       record while leaving all holdings, holds, active
 177       circulations, bills, and fines intact.</para>
 178
 179       <para>In Evergreen, a record must be
 180       <emphasis>marked</emphasis>
 181
 182       for overlay. The mark for overlay is by login. Only one
 183       record at a time may be marked for overlay. When another
 184       record is marked for overlay, the previously marked item is
 185
 186       <emphasis>de-marked</emphasis>. Once a record is marked, it remains
 187       marked until overlaid
 188       or until the user logs out of Evergreen.</para>
 189
 190       <procedure>
 191         <title>Marking a record for overlay</title>
 192
 193         <step>
 194           <para>Search for and retrieve a record for
 195           overlay.</para>
 196         </step>
 197
 198         <step>
 199           <para>Select
 200           <menuchoice>
 201             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
 202
 203             <guimenuitem>Mark for Overlay</guimenuitem>
 204           </menuchoice>. Record is now
 205           <emphasis>marked</emphasis>.</para>
 206         </step>
 207       </procedure>
 208
 209       <procedure>
 210         <title>Overlaying the marked record</title>
 211
 212         <step>
 213           <para>Once the record is marked for overlay, proceed to
 214           <link linkend="z39.50">search for and import the new record from a Z39.50
 215           target</link>.</para>
 216         </step>
 217
 218
 219         <step>
 220           <para>Click
 221           <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
 222
 223           . The TCN of the Evergreen record marked for overlay is
 224           displayed.</para>
 225         </step>
 226
 227         <step>
 228           <para>The record displays in MARC Edit view. Edit the
 229           record as necessary.</para>
 230         </step>
 231
 232         <step>
 233           <para>Click
 234           <guibutton>Overlay Record</guibutton>
 235
 236           .</para>
 237         </step>
 238
 239         <step>
 240           <para>The existing record will display along with a
 241           prompt to confirm the overlay. Panes may be moved to
 242           view the record in entirety, if required.</para>
 243         </step>
 244
 245         <step>
 246           <para>Click
 247           <guibutton>Overlay</guibutton>
 248
 249           .</para>
 250         </step>
 251
 252         <step>
 253           <para>Confirm the overlay. The record in Evergreen is
 254           overlaid with the new MARC record. All pre-existing
 255           holdings remain intact.</para>
 256         </step>
 257       </procedure>
 258     </simplesect>
 259 <simplesect xml:id="validatingMARCrecords">
 260       <title>Validating MARC Records</title>
 261
 262       <indexterm>
 263         <primary>cataloguing</primary>
 264
 265         <secondary>validating records</secondary>
 266       </indexterm>
 267 <para>Validation checks headings that are subject
 268 to authority control (subjects, names, uniform titles) by comparing them to the
 269 authority records that are available in the system.</para>
 270 <procedure>
 271 <step>Click <guibutton>Validate</guibutton>.</step>
 272 <step>Scroll through the record looking for fields that have turned red.</step>
 273 <step>Right-click on a field that is red. The closest valid headings will display.</step>
 274 <step>To apply a heading, mouse over it and click <guilabel>Apply Selected</guilabel>.</step>
 275 <step>Fields that do not validate are not necessarily invalid--there may not be an authority
 276 record for that name/subject/title. If you have the appropriate permissions, you
 277 can add an authority record based on the existing record.</step>
 278 </procedure>
 279 </simplesect>
 280   </section>
 281
 282   <section xml:id="z39.50">
 283     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
 284
 285       <indexterm>
 286         <primary>cataloguing</primary>
 287
 288         <secondary>Z39.50</secondary>
 289       </indexterm>
 290
 291     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic
 292     databases and examine or download bibliographic records. Open
 293     the client with
 294     <menuchoice>
 295       <guimenu>Cataloging</guimenu>
 296
 297       <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
 298     </menuchoice>
 299     </para>
 300
 301     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
 302       <title>Z39.50 Screen Features</title>
 303
 304       <para>Initially, or when you want to change targets, start
 305       with the
 306       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel>
 307
 308       area. Here you choose the remote databases you wish to
 309       search. Preconfigured servers are listed under Services. If
 310       any require authentication to access, you will see username
 311       and password boxes to the right.</para>
 312
 313       <procedure>
 314         <step>Click all the databases you wish to search
 315         simultaneously (see the Note about which fields can be
 316         used).</step>
 317
 318         <step>Fill in user information for any that require
 319         it.</step>
 320
 321         <step>Click
 322         <guibutton>Save as Default</guibutton>
 323
 324         to preserve these settings for next time.</step>
 325       </procedure>
 326
 327       <para>The
 328       <guilabel role="bold">Query</guilabel>
 329
 330       section is where you enter a search. The databases you
 331       select control which search fields you can use. You may use
 332       any combination of fields that are active (not grayed out),
 333       but be aware that not all fields are active for every
 334       database. Select just one database to see which fields are
 335       active for that database.</para>
 336
 337       <note>
 338         <para>If you are searching multiple databases, you will
 339         only get results from those that support the fields
 340         you're searching! For example,
 341         <guilabel>Keyword</guilabel>
 342
 343         and
 344         <guilabel>Subject</guilabel>
 345
 346         are only active if the local catalog is selected, so
 347         using those fields in a combined database search
 348         guarantees that you will only get results from the local
 349         catalog.</para>
 350       </note>
 351
 352       <para>The
 353       <guilabel>Query</guilabel>
 354
 355       section has three buttons.</para>
 356
 357       <itemizedlist>
 358         <listitem>
 359         <guibutton>Search</guibutton>
 360
 361         begins searching on the criteria entered in the search
 362         fields.</listitem>
 363
 364         <listitem>
 365         <guibutton>Clear Form</guibutton>
 366
 367         resets all fields to empty.</listitem>
 368
 369         <listitem>
 370         <guibutton>Raw Search</guibutton>
 371
 372         is an advanced interface for using Prefix Query Format to
 373         build complex searches. See
 374         <xref linkend="rawsearches" />
 375
 376         .</listitem>
 377       </itemizedlist>
 378
 379       <para>The
 380       <guilabel role="bold">Results</guilabel>
 381
 382       pane displays the results from the most recent search.
 383       Information about each record retrieved appears on a
 384       separate summary line, with various columns of
 385       information.</para>
 386
 387       <itemizedlist>
 388         <listitem>If more than the default number of results is
 389         available, use
 390         <guibutton>Fetch More Results</guibutton>
 391
 392         to add the next set to the screen.</listitem>
 393
 394         <listitem>Click
 395         <guibutton>List Action</guibutton>
 396
 397         to view options for exporting and saving from the list:
 398         <itemizedlist>
 399           <listitem>Copy Field from selected row to
 400           Clipboard</listitem>
 401
 402           <listitem>Print List CSV</listitem>
 403
 404           <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
 405
 406           <listitem>Save List CSV to File</listitem>
 407
 408           <listitem>Save List Configuration</listitem>
 409         </itemizedlist>
 410         </listitem>
 411
 412         <listitem>Select an item and click
 413         <guibutton>MARC View</guibutton>
 414
 415         to toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you
 416         can
 417         <guibutton>Print Page</guibutton>
 418
 419         . To toggle back, click
 420         <guibutton>Results View</guibutton>
 421
 422         .</listitem>
 423
 424         <listitem>If you have previously <link linkend="overlayingMARCrecords">
 425         marked a record for
 426         overlay</link>,
 427         <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
 428
 429         will be active. Click to view/edit the new bib record to
 430         be laid over the local one you selected. See <xref linkend="overlayingMARCrecords"/>
 431         for details.</listitem>
 432
 433         <listitem>
 434         <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
 435
 436         is used to view/edit a new record.</listitem>
 437
 438         <listitem>To view long lists of results, click
 439         <guibutton>Hide Top Pane</guibutton>
 440
 441         to give the results list more screen real
 442         estate.</listitem>
 443       </itemizedlist>
 444     </simplesect>
 445
 446     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
 447       <title>Importing a record via Z39.50</title>
 448 <para>Find the desired record, click <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>,
 449 and make any desired changes. Click <guibutton>Import Record</guibutton> when done.
 450 A success (or failure) message will display. If you used <guilabel>Fast Item Adds</guilabel>,
 451 the <guilabel>Copy Editor</guilabel> will appear.</para>
 452     </simplesect>
 453     <simplesect xml:id="fastitemadds">
 454       <title>Fast Item Adds</title>
 455 <para>Clicking the <guibutton>Fast Item Add</guibutton> box will display <guilabel>Call Number</guilabel> and
 456 <guilabel>Item Barcode</guilabel> fields. Use these to quickly add items to the record as you
 457 edit it.</para>
 458 <para>When you've successfully imported the record, the copy editor will display.  Make
 459 necessary adjustments and click <guibutton>Modify/Create Copies</guibutton>.</para>
 460       <note>
 461         <para>As of 2.0.6, the status of items created with Fast Item Add will
 462         be set to
 463         <emphasis>In Process</emphasis>
 464
 465         , consistent with other types of item creation. This is a
 466         change from 2.0.5 and earlier, when items created with Fast Add were Available.</para>
 467       </note>
 468     </simplesect>
 469
 470     <simplesect xml:id="recordcollisions">
 471       <title>Record Collisions</title>
 472 <note>As of 2.0.5, if the global flag "Cat: Use internal ID for TCN value" has been set by
 473 the administrator (under <menuchoice><guimenu>Admin <guimenuitem>Server Settings</guimenuitem>
 474 <guimenuitem>Global Flags</guimenuitem></guimenu></menuchoice>), the collision
 475 detection in the Z39.50 import interface will be disabled because it relies on the TCN.
 476 Until a more flexible collision detection process is in place, avoiding duplicate
 477 bib record imports from Z39.50 will be up to the user.</note>.
 478     </simplesect>
 479
 480     <simplesect xml:id="rawsearches">
 481       <title>Raw Searches</title>
 482 <para>You can do advanced searching of remote databases in Prefix Query Format by
 483 clicking <guibutton>Raw Search</guibutton> and entering a search string. Visit
 484         <link
 485         xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
 486         http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
 487
 488         for more details on PQF and examples you can copy/paste
 489         into the search box.</para>
 490     </simplesect>
 491   </section>
 492 </chapter>
 493