2.0/stafftasks/cataloging.xml

   1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
   2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"
   3 xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
   4 xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0"
   5 xml:id="cataloging">
   6   <info>
   7     <title>Cataloging</title>
   8
   9     <abstract>
  10       <para>This chapter explains the cataloging procedures
  11       carried out from the staff client.</para>
  12     </abstract>
  13   </info>
  14
  15   <section xml:id="MARC_editor">
  16     <title>Working with the MARC Editor</title>
  17
  18     <indexterm>
  19       <primary>cataloguing</primary>
  20
  21       <secondary>MARC</secondary>
  22     </indexterm>
  23
  24     <para>The MARC Editor allows MARC tags, sub-fields, and
  25     indicators to be edited.</para>
  26
  27     <para>OPAC icons for text, moving pictures and sound rely on
  28     correct MARC coding in the leader and the 008, as do OPAC
  29     search filters such as publication date, item type, or target
  30     audience. Bibliographic matching and de-duplicating also need
  31     correct and consistent MARC coding in particular tags.</para>
  32
  33
  34
  35     <simplesect xml:id="editingMARCrecords">
  36       <title>Editing MARC Records</title>
  37
  38       <indexterm>
  39         <primary>cataloguing</primary>
  40
  41         <secondary>editing MARC records</secondary>
  42       </indexterm>
  43
  44       <procedure>
  45         <step>
  46           <para>Retrieve the record.</para>
  47         </step>
  48
  49         <step>
  50           <para>
  51           <menuchoice>
  52             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
  53
  54             <guimenuitem>MARC Edit</guimenuitem>
  55           </menuchoice>
  56
  57           .</para>
  58         </step>
  59
  60         <step>
  61           <para>The MARC record will display.</para>
  62         </step>
  63
  64         <step>
  65           <para>Select viewing and editing options, if desired.</para>
  66   <itemizedlist><listitem><para>
  67           <guilabel>Stack subfields</guilabel>
  68
  69           to display each subfield on its own line.</para>
  70         </listitem>
  71
  72         <listitem>
  73           <para>
  74           <guilabel>Flat-Text Editor</guilabel>
  75
  76           switches to a plain-text (menmonic) MARC format. The advantage of this
  77           format is being able to copy and paste multiple lines. It also allows
  78           the use of tools like MarcEdit (
  79           <link xlink:href="http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php">
  80           http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php</link>).
  81           Unclick the box to switch back.</para>
  82         </listitem>
  83
  84         <listitem>
  85           <para>
  86           <guilabel>Fast Item Add</guilabel>
  87
  88           allows attaching items quickly with call number and barcode.
  89           When <guibutton>Save</guibutton> is clicked, the **INSERT
  90           CROSS-REFERENCE** Copy Editor
  91           will open.</para>
  92         </listitem></itemizedlist></step>
  93
  94         <step><para>Make changes as desired.</para>
  95 <itemizedlist><listitem>
  96           <para>Right click into a tag field to add/remove rows
  97           or replace tags.</para>
  98         </listitem>
  99 <listitem>
 100           <para>With the cursor at the end of a subfield, click <keycap>Control + D</keycap>
 101           (<keycap>Control + I</keycap> in Mac OSX) to insert a new subfield.</para>
 102         </listitem>
 103 <listitem>
 104           <para>To remove a subfield, click <keycap>Shift + Delete</keycap>
 105           </para>
 106         </listitem>
 107         <listitem>
 108           <para>To work with the data in a tag or indicator,
 109           click or
 110           <keycap>Tab</keycap>
 111
 112           into the required field.
 113           <emphasis>Right click</emphasis>
 114
 115           to view acceptable tags or indicators.</para>
 116         </listitem>
 117 <listitem>
 118          <indexterm>
 119         <primary>MARC</primary>
 120
 121         <secondary>MARC leader</secondary>
 122       </indexterm>
 123
 124       <indexterm>
 125         <primary>MARC</primary>
 126
 127         <secondary>fixed field 008</secondary>
 128       </indexterm>
 129
 130       <para>Parts of the leader and the 008 field can be edited
 131       with the fixed field box displayed above
 132       the MARC record. Click into any box to edit the contents. (Information
 133       about the leader and the 008
 134       can be found on the Library of Congress's MARC Standards
 135       page at
 136       <link xlink:href="http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html">
 137       http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html</link>
 138       .)</para>
 139       </listitem>
 140
 141         </itemizedlist>
 142               <tip>
 143         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
 144         shortcuts. Click
 145         <guibutton>Help</guibutton>
 146
 147         to see the shortcut menu from within the MARC
 148         Editor.</para>
 149       </tip>
 150         </step>
 151
 152         <step>
 153           <para>When finished, click
 154           <guibutton>Save Record</guibutton>.
 155
 156           The record stays open in the editor. You can close the tab or switch to another view
 157           under <guimenu>Actions for this Record</guimenu> (for example to view it as it
 158           appears in the OPAC).</para>
 159         </step>
 160
 161       </procedure>
 162
 163     </simplesect>
 164
 165
 166     <simplesect xml:id="overlayingMARCrecords">
 167       <title>Overlaying MARC Records</title>
 168
 169       <indexterm>
 170         <primary>cataloguing</primary>
 171
 172         <secondary>overlaying MARC records</secondary>
 173       </indexterm>
 174
 175       <para>Overlaying a MARC record replaces an existing MARC
 176       record while leaving all holdings, holds, active
 177       circulations, bills, and fines intact.</para>
 178
 179       <para>In Evergreen, a record must be
 180       <emphasis>marked</emphasis>
 181
 182       for overlay. The mark for overlay is by login. Only one
 183       record at a time may be marked for overlay. When another
 184       record is marked for overlay, the previously marked item is
 185
 186       <emphasis>de-marked</emphasis>. Once a record is marked, it remains
 187       marked until overlaid
 188       or until the user logs out of Evergreen.</para>
 189
 190       <procedure>
 191         <title>Marking a record for overlay</title>
 192
 193         <step>
 194           <para>Search for and retrieve a record for
 195           overlay.</para>
 196         </step>
 197
 198         <step>
 199           <para>Select
 200           <menuchoice>
 201             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
 202
 203             <guimenuitem>Mark for Overlay</guimenuitem>
 204           </menuchoice>. Record is now
 205           <emphasis>marked</emphasis>.</para>
 206         </step>
 207       </procedure>
 208
 209       <procedure>
 210         <title>Overlaying the marked record</title>
 211
 212         <step>
 213           <para>Once the record is marked for overlay, proceed to
 214           <link linkend="z39.50">search for and import the new record from a Z39.50
 215           target</link>.</para>
 216         </step>
 217
 218
 219         <step>
 220           <para>Click
 221           <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
 222
 223           . The TCN of the Evergreen record marked for overlay is
 224           displayed.</para>
 225         </step>
 226
 227         <step>
 228           <para>The record displays in MARC Edit view. Edit the
 229           record as necessary.</para>
 230         </step>
 231
 232         <step>
 233           <para>Click
 234           <guibutton>Overlay Record</guibutton>
 235
 236           .</para>
 237         </step>
 238
 239         <step>
 240           <para>The existing record will display along with a
 241           prompt to confirm the overlay. Panes may be moved to
 242           view the record in entirety, if required.</para>
 243         </step>
 244
 245         <step>
 246           <para>Click
 247           <guibutton>Overlay</guibutton>
 248
 249           .</para>
 250         </step>
 251
 252         <step>
 253           <para>Confirm the overlay. The record in Evergreen is
 254           overlaid with the new MARC record. All pre-existing
 255           holdings remain intact.</para>
 256         </step>
 257       </procedure>
 258     </simplesect>
 259 <simplesect xml:id="validatingMARCrecords">
 260       <title>Validating MARC Records</title>
 261
 262       <indexterm>
 263         <primary>cataloguing</primary>
 264
 265         <secondary>validating records</secondary>
 266       </indexterm>
 267 <para>Validation checks headings that are subject
 268 to authority control (subjects, names, uniform titles) by comparing them to the
 269 authority records that are available in the system.</para>
 270 <procedure>
 271 <step>Click <guibutton>Validate</guibutton>.</step>
 272 <step>Scroll through the record looking for fields that have turned red.</step>
 273 <step>Right-click on a field that is red. The closest valid headings will display.</step>
 274 <step>To apply a heading, mouse over it and click <guilabel>Apply Selected</guilabel>.</step>
 275 <step>Fields that do not validate are not necessarily invalid--there may not be an authority
 276 record for that name/subject/title. If you have the appropriate permissions, you
 277 can add an authority record based on the existing record.</step>
 278 </procedure>
 279 </simplesect>
 280   </section>
 281 <section xml:id="AuthorityRecords">
 282 <title>Authority Records</title>
 283 <indexterm><primary>cataloguing</primary>
 284 <secondary>authority records</secondary>
 285 </indexterm>
 286 <para>Authority records establish uniform usage for names, topics/subjects, and
 287 uniform titles; they also guide users from deprecated or alternative terms to
 288 desired terms. Authority records are in MARC format. See <link
 289         xlink:href="http://www.loc.gov/marc/authority/ecadhome.html">
 290         http://www.loc.gov/marc/authority/ecadhome.html</link> for more on the
 291 standard.</para>
 292 <note>See <link
 293         xlink:href="http://open-ils.org/dokuwiki/doku.php?id=authorities:2.0">
 294         http://open-ils.org/dokuwiki/doku.php?id=authorities:2.0</link> for more
 295         documentation on authorities in Evergreen 2.0.</note>
 296     <simplesect xml:id="viewingsearchingauthorityrecords">
 297 <title>Viewing/Searching Authority Records</title>
 298 <procedure>
 299 <step>Select <menuchoice><guimenu>Cataloging</guimenu>
 300 <guimenuitem>Manage Authorities</guimenuitem></menuchoice>.</step>
 301 <step>Enter a search term and choose an authority type from the drop-down menu, then
 302 click <guibutton>Submit</guibutton>.</step>
 303 <step>A list of records will display.</step>
 304 </procedure>
 305 </simplesect>
 306     <simplesect xml:id="editingauthorityrecords">
 307 <title>Editing Authority Records</title>
 308 </simplesect>
 309     <simplesect xml:id="addingnewauthorityrecords">
 310 <title>Adding New Authority Records</title>
 311 </simplesect>
 312     <simplesect xml:id="mergingordeletingauthorityrecords">
 313 <title>Merging or Deleting Authority Records</title>
 314 </simplesect>
 315 </section>
 316   <section xml:id="z39.50">
 317     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
 318
 319       <indexterm>
 320         <primary>cataloguing</primary>
 321
 322         <secondary>Z39.50</secondary>
 323       </indexterm>
 324
 325     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic
 326     databases and examine or download bibliographic records. Open
 327     the client with
 328     <menuchoice>
 329       <guimenu>Cataloging</guimenu>
 330
 331       <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
 332     </menuchoice>
 333     </para>
 334
 335     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
 336       <title>Z39.50 Screen Features</title>
 337
 338       <para>Initially, or when you want to change targets, start
 339       with the
 340       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel>
 341
 342       area. Here you choose the remote databases you wish to
 343       search. Preconfigured servers are listed under Services. If
 344       any require authentication to access, you will see username
 345       and password boxes to the right.</para>
 346
 347       <procedure>
 348         <step>Click all the databases you wish to search
 349         simultaneously (see the Note about which fields can be
 350         used).</step>
 351
 352         <step>Fill in user information for any that require
 353         it.</step>
 354
 355         <step>Click
 356         <guibutton>Save as Default</guibutton>
 357
 358         to preserve these settings for next time.</step>
 359       </procedure>
 360
 361       <para>The
 362       <guilabel role="bold">Query</guilabel>
 363
 364       section is where you enter a search. The databases you
 365       select control which search fields you can use. You may use
 366       any combination of fields that are active (not grayed out),
 367       but be aware that not all fields are active for every
 368       database. Select just one database to see which fields are
 369       active for that database.</para>
 370
 371       <note>
 372         <para>If you are searching multiple databases, you will
 373         only get results from those that support the fields
 374         you're searching! For example,
 375         <guilabel>Keyword</guilabel>
 376
 377         and
 378         <guilabel>Subject</guilabel>
 379
 380         are only active if the local catalog is selected, so
 381         using those fields in a combined database search
 382         guarantees that you will only get results from the local
 383         catalog.</para>
 384       </note>
 385
 386       <para>The
 387       <guilabel>Query</guilabel>
 388
 389       section has three buttons.</para>
 390
 391       <itemizedlist>
 392         <listitem>
 393         <guibutton>Search</guibutton>
 394
 395         begins searching on the criteria entered in the search
 396         fields.</listitem>
 397
 398         <listitem>
 399         <guibutton>Clear Form</guibutton>
 400
 401         resets all fields to empty.</listitem>
 402
 403         <listitem>
 404         <guibutton>Raw Search</guibutton>
 405
 406         is an advanced interface for using Prefix Query Format to
 407         build complex searches. See
 408         <xref linkend="rawsearches" />
 409
 410         .</listitem>
 411       </itemizedlist>
 412
 413       <para>The
 414       <guilabel role="bold">Results</guilabel>
 415
 416       pane displays the results from the most recent search.
 417       Information about each record retrieved appears on a
 418       separate summary line, with various columns of
 419       information.</para>
 420
 421       <itemizedlist>
 422         <listitem>If more than the default number of results is
 423         available, use
 424         <guibutton>Fetch More Results</guibutton>
 425
 426         to add the next set to the screen.</listitem>
 427
 428         <listitem>Click
 429         <guibutton>List Action</guibutton>
 430
 431         to view options for exporting and saving from the list:
 432         <itemizedlist>
 433           <listitem>Copy Field from selected row to
 434           Clipboard</listitem>
 435
 436           <listitem>Print List CSV</listitem>
 437
 438           <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
 439
 440           <listitem>Save List CSV to File</listitem>
 441
 442           <listitem>Save List Configuration</listitem>
 443         </itemizedlist>
 444         </listitem>
 445
 446         <listitem>Select an item and click
 447         <guibutton>MARC View</guibutton>
 448
 449         to toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you
 450         can
 451         <guibutton>Print Page</guibutton>
 452
 453         . To toggle back, click
 454         <guibutton>Results View</guibutton>
 455
 456         .</listitem>
 457
 458         <listitem>If you have previously <link linkend="overlayingMARCrecords">
 459         marked a record for
 460         overlay</link>,
 461         <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
 462
 463         will be active. Click to view/edit the new bib record to
 464         be laid over the local one you selected. See <xref linkend="overlayingMARCrecords"/>
 465         for details.</listitem>
 466
 467         <listitem>
 468         <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
 469
 470         is used to view/edit a new record.</listitem>
 471
 472         <listitem>To view long lists of results, click
 473         <guibutton>Hide Top Pane</guibutton>
 474
 475         to give the results list more screen real
 476         estate.</listitem>
 477       </itemizedlist>
 478     </simplesect>
 479
 480     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
 481       <title>Importing a record via Z39.50</title>
 482 <para>Find the desired record, click <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>,
 483 and make any desired changes. Click <guibutton>Import Record</guibutton> when done.
 484 A success (or failure) message will display. If you used <guilabel>Fast Item Adds</guilabel>,
 485 the <guilabel>Copy Editor</guilabel> will appear.</para>
 486     </simplesect>
 487     <simplesect xml:id="fastitemadds">
 488       <title>Fast Item Adds</title>
 489 <para>Clicking the <guibutton>Fast Item Add</guibutton> box will display <guilabel>Call Number</guilabel> and
 490 <guilabel>Item Barcode</guilabel> fields. Use these to quickly add items to the record as you
 491 edit it.</para>
 492 <para>When you've successfully imported the record, the copy editor will display.  Make
 493 necessary adjustments and click <guibutton>Modify/Create Copies</guibutton>.</para>
 494       <note>
 495         <para>As of 2.0.6, the status of items created with Fast Item Add will
 496         be set to
 497         <emphasis>In Process</emphasis>
 498
 499         , consistent with other types of item creation. This is a
 500         change from 2.0.5 and earlier, when items created with Fast Add were Available.</para>
 501       </note>
 502     </simplesect>
 503
 504     <simplesect xml:id="recordcollisions">
 505       <title>Record Collisions</title>
 506 <note>As of 2.0.5, if the global flag "Cat: Use internal ID for TCN value" has been set by
 507 the administrator (under <menuchoice><guimenu>Admin <guimenuitem>Server Settings</guimenuitem>
 508 <guimenuitem>Global Flags</guimenuitem></guimenu></menuchoice>), the collision
 509 detection in the Z39.50 import interface will be disabled because it relies on the TCN.
 510 Until a more flexible collision detection process is in place, avoiding duplicate
 511 bib record imports from Z39.50 will be up to the user.</note>.
 512     </simplesect>
 513
 514     <simplesect xml:id="rawsearches">
 515       <title>Raw Searches</title>
 516 <para>You can do advanced searching of remote databases in Prefix Query Format by
 517 clicking <guibutton>Raw Search</guibutton> and entering a search string. Visit
 518         <link
 519         xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
 520         http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
 521
 522         for more details on PQF and examples you can copy/paste
 523         into the search box.</para>
 524     </simplesect>
 525   </section>
 526 </chapter>
 527