2.0/stafftasks/cataloging.xml

   1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
   2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"
   3 xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
   4 xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0"
   5 xml:id="cataloging">
   6   <info>
   7     <title>Cataloging</title>
   8
   9     <abstract>
  10       <para>This chapter explains the cataloging procedures
  11       carried out from the staff client.</para>
  12     </abstract>
  13   </info>
  14
  15   <section xml:id="MARC_editor">
  16     <title>Working with the MARC Editor</title>
  17
  18     <indexterm>
  19       <primary>cataloguing</primary>
  20
  21       <secondary>MARC</secondary>
  22     </indexterm>
  23
  24     <para>The MARC Editor allows MARC tags, sub-fields, and
  25     indicators to be edited.</para>
  26
  27     <para>OPAC icons for text, moving pictures and sound rely on
  28     correct MARC coding in the leader and the 008, as do OPAC
  29     search filters such as publication date, item type, or target
  30     audience. Bibliographic matching and de-duplicating also need
  31     correct and consistent MARC coding in particular tags.</para>
  32
  33     <simplesect xml:id="editingMARCrecords">
  34       <title>Editing MARC Records</title>
  35
  36       <indexterm>
  37         <primary>cataloguing</primary>
  38
  39         <secondary>editing MARC records</secondary>
  40       </indexterm>
  41
  42       <procedure>
  43         <step>
  44           <para>Retrieve the record.</para>
  45         </step>
  46
  47         <step>
  48           <para>
  49           <menuchoice>
  50             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
  51
  52             <guimenuitem>MARC Edit</guimenuitem>
  53           </menuchoice>
  54
  55           .</para>
  56         </step>
  57
  58         <step>
  59           <para>The MARC record will display.</para>
  60         </step>
  61
  62         <step>
  63           <para>Select viewing and editing options, if
  64           desired.</para>
  65
  66           <itemizedlist>
  67             <listitem>
  68               <para>
  69               <guilabel>Stack subfields</guilabel>
  70
  71               to display each subfield on its own line.</para>
  72             </listitem>
  73
  74             <listitem>
  75               <para>
  76               <guilabel>Flat-Text Editor</guilabel>
  77
  78               switches to a plain-text (menmonic) MARC format.
  79               The advantage of this format is being able to copy
  80               and paste multiple lines. It also allows the use of
  81               tools like MarcEdit (
  82               <link
  83               xlink:href="http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php">
  84               http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php</link>
  85
  86               ). Unclick the box to switch back.</para>
  87             </listitem>
  88
  89             <listitem>
  90               <para>
  91               <guilabel>Fast Item Add</guilabel>
  92
  93               allows attaching items quickly with call number and
  94               barcode. When
  95               <guibutton>Save</guibutton>
  96
  97               is clicked, the **INSERT CROSS-REFERENCE** Copy
  98               Editor will open.</para>
  99             </listitem>
 100           </itemizedlist>
 101         </step>
 102
 103         <step>
 104           <para>Make changes as desired.</para>
 105
 106           <itemizedlist>
 107             <listitem>
 108               <para>Right click into a tag field to add/remove
 109               rows or replace tags.</para>
 110             </listitem>
 111
 112             <listitem>
 113               <para>With the cursor at the end of a subfield,
 114               click
 115               <keycap>Control + D</keycap>
 116
 117               (
 118               <keycap>Control + I</keycap>
 119
 120               in Mac OSX) to insert a new subfield.</para>
 121             </listitem>
 122
 123             <listitem>
 124               <para>To remove a subfield, click
 125               <keycap>Shift + Delete</keycap>
 126               </para>
 127             </listitem>
 128
 129             <listitem>
 130               <para>To work with the data in a tag or indicator,
 131               click or
 132               <keycap>Tab</keycap>
 133
 134               into the required field.
 135               <emphasis>Right click</emphasis>
 136
 137               to view acceptable tags or indicators.</para>
 138             </listitem>
 139
 140             <listitem>
 141               <indexterm>
 142                 <primary>MARC</primary>
 143
 144                 <secondary>MARC leader</secondary>
 145               </indexterm>
 146
 147               <indexterm>
 148                 <primary>MARC</primary>
 149
 150                 <secondary>fixed field 008</secondary>
 151               </indexterm>
 152
 153               <para>Parts of the leader and the 008 field can be
 154               edited with the fixed field box displayed above the
 155               MARC record. Click into any box to edit the
 156               contents. (Information about the leader and the 008
 157               can be found on the Library of Congress's MARC
 158               Standards page at
 159               <link
 160               xlink:href="http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html">
 161               http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html</link>
 162
 163               .)</para>
 164             </listitem>
 165           </itemizedlist>
 166
 167           <tip>
 168             <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
 169             shortcuts. Click
 170             <guibutton>Help</guibutton>
 171
 172             to see the shortcut menu from within the MARC
 173             Editor.</para>
 174           </tip>
 175         </step>
 176
 177         <step>
 178           <para>When finished, click
 179           <guibutton>Save Record</guibutton>
 180
 181           . The record stays open in the editor. You can close
 182           the tab or switch to another view under
 183           <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
 184
 185           (for example to view it as it appears in the
 186           OPAC).</para>
 187         </step>
 188       </procedure>
 189     </simplesect>
 190
 191     <simplesect xml:id="overlayingMARCrecords">
 192       <title>Overlaying MARC Records</title>
 193
 194       <indexterm>
 195         <primary>cataloguing</primary>
 196
 197         <secondary>overlaying MARC records</secondary>
 198       </indexterm>
 199
 200       <para>Overlaying a MARC record replaces an existing MARC
 201       record while leaving all holdings, holds, active
 202       circulations, bills, and fines intact.</para>
 203
 204       <para>In Evergreen, a record must be
 205       <emphasis>marked</emphasis>
 206
 207       for overlay. The mark for overlay is by login. Only one
 208       record at a time may be marked for overlay. When another
 209       record is marked for overlay, the previously marked item is
 210
 211       <emphasis>de-marked</emphasis>
 212
 213       . Once a record is marked, it remains marked until overlaid
 214       or until the user logs out of Evergreen.</para>
 215
 216       <procedure>
 217         <title>Marking a record for overlay</title>
 218
 219         <step>
 220           <para>Search for and retrieve a record for
 221           overlay.</para>
 222         </step>
 223
 224         <step>
 225           <para>Select
 226           <menuchoice>
 227             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
 228
 229             <guimenuitem>Mark for Overlay</guimenuitem>
 230           </menuchoice>
 231
 232           . Record is now
 233           <emphasis>marked</emphasis>
 234
 235           .</para>
 236         </step>
 237       </procedure>
 238
 239       <procedure>
 240         <title>Overlaying the marked record</title>
 241
 242         <step>
 243           <para>Once the record is marked for overlay, proceed to
 244
 245           <link linkend="z39.50">search for and import the new
 246           record from a Z39.50 target</link>
 247
 248           .</para>
 249         </step>
 250
 251         <step>
 252           <para>Click
 253           <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
 254
 255           . The TCN of the Evergreen record marked for overlay is
 256           displayed.</para>
 257         </step>
 258
 259         <step>
 260           <para>The record displays in MARC Edit view. Edit the
 261           record as necessary.</para>
 262         </step>
 263
 264         <step>
 265           <para>Click
 266           <guibutton>Overlay Record</guibutton>
 267
 268           .</para>
 269         </step>
 270
 271         <step>
 272           <para>The existing record will display along with a
 273           prompt to confirm the overlay. Panes may be moved to
 274           view the record in entirety, if required.</para>
 275         </step>
 276
 277         <step>
 278           <para>Click
 279           <guibutton>Overlay</guibutton>
 280
 281           .</para>
 282         </step>
 283
 284         <step>
 285           <para>Confirm the overlay. The record in Evergreen is
 286           overlaid with the new MARC record. All pre-existing
 287           holdings remain intact.</para>
 288         </step>
 289       </procedure>
 290     </simplesect>
 291
 292     <simplesect xml:id="validatingMARCrecords">
 293       <title>Validating MARC Records</title>
 294
 295       <indexterm>
 296         <primary>cataloguing</primary>
 297
 298         <secondary>validating records</secondary>
 299       </indexterm>
 300
 301       <para>Validation checks headings that are subject to
 302       authority control (subjects, names, uniform titles) by
 303       comparing them to the authority records that are available
 304       in the system.</para>
 305
 306       <procedure>
 307         <step>Click
 308         <guibutton>Validate</guibutton>
 309
 310         .</step>
 311
 312         <step>Scroll through the record looking for fields that
 313         have turned red.</step>
 314
 315         <step>Right-click on a field that is red. The closest
 316         valid headings will display.</step>
 317
 318         <step>To apply a heading, mouse over it and click
 319         <guilabel>Apply Selected</guilabel>
 320
 321         .</step>
 322
 323         <step>Fields that do not validate are not necessarily
 324         invalid--there may not be an authority record for that
 325         name/subject/title. If you have the appropriate
 326         permissions, you can add an authority record based on the
 327         existing record.</step>
 328       </procedure>
 329     </simplesect>
 330   </section>
 331
 332   <section xml:id="AuthorityRecords">
 333     <title>Authority Records</title>
 334
 335     <indexterm>
 336       <primary>cataloguing</primary>
 337
 338       <secondary>authority records</secondary>
 339     </indexterm>
 340
 341     <para>Authority records establish uniform usage for names,
 342     topics/subjects, and uniform titles; they also guide users
 343     from deprecated or alternative terms to desired terms.
 344     Authority records are in MARC format. See
 345     <link
 346     xlink:href="http://www.loc.gov/marc/authority/ecadhome.html">
 347     http://www.loc.gov/marc/authority/ecadhome.html</link>
 348
 349     for more on the standard.</para>
 350
 351 <para>All bibliographic record fields that are controlled by authority records
 352 will have a &#8225;0 subfield
 353       containing the local ID for the controlling authority record.</para>
 354
 355       <para>When an authority record is edited or merged with
 356       another authority record, the changes are
 357       automatically propagated to all the bibliographic records with fields
 358       connected to the ID of the edited authority record.</para>
 359
 360
 361
 362     <note>There are some limitations to the authorities in the
 363     current version.</note>
 364
 365     <note>See
 366     <link
 367     xlink:href="http://open-ils.org/dokuwiki/doku.php?id=authorities:2.0">
 368     http://open-ils.org/dokuwiki/doku.php?id=authorities:2.0</link>
 369
 370     for more documentation on authorities in Evergreen
 371     2.0.</note>
 372
 373     <simplesect xml:id="viewingsearchingauthorityrecords">
 374       <title>Viewing/Searching Authority Records</title>
 375
 376       <procedure>
 377         <step>Select
 378         <menuchoice>
 379           <guimenu>Cataloging</guimenu>
 380
 381           <guimenuitem>Manage Authorities</guimenuitem>
 382         </menuchoice>
 383
 384         .</step>
 385
 386         <step>Enter a search term and choose an authority type
 387         from the drop-down menu, then click
 388         <guibutton>Submit</guibutton>
 389
 390         .</step>
 391
 392         <step>A list of records will display.</step>
 393       </procedure>
 394     </simplesect>
 395
 396     <simplesect xml:id="editingauthorityrecords">
 397       <title>Editing Authority Records</title>
 398     </simplesect>
 399
 400     <simplesect xml:id="addingnewauthorityrecords">
 401       <title>Adding New Authority Records</title>
 402     </simplesect>
 403
 404     <simplesect xml:id="mergingordeletingauthorityrecords">
 405       <title>Merging or Deleting Authority Records</title>
 406     </simplesect>
 407   </section>
 408
 409   <section xml:id="z39.50">
 410     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
 411
 412     <indexterm>
 413       <primary>cataloguing</primary>
 414
 415       <secondary>Z39.50</secondary>
 416     </indexterm>
 417
 418     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic
 419     databases and examine or download bibliographic records. Open
 420     the client with
 421     <menuchoice>
 422       <guimenu>Cataloging</guimenu>
 423
 424       <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
 425     </menuchoice>
 426     </para>
 427
 428     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
 429       <title>Z39.50 Screen Features</title>
 430
 431       <para>Initially, or when you want to change targets, start
 432       with the
 433       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel>
 434
 435       area. Here you choose the remote databases you wish to
 436       search. Preconfigured servers are listed under Services. If
 437       any require authentication to access, you will see username
 438       and password boxes to the right.</para>
 439
 440       <procedure>
 441         <step>Click all the databases you wish to search
 442         simultaneously (see the Note about which fields can be
 443         used).</step>
 444
 445         <step>Fill in user information for any that require
 446         it.</step>
 447
 448         <step>Click
 449         <guibutton>Save as Default</guibutton>
 450
 451         to preserve these settings for next time.</step>
 452       </procedure>
 453
 454       <para>The
 455       <guilabel role="bold">Query</guilabel>
 456
 457       section is where you enter a search. The databases you
 458       select control which search fields you can use. You may use
 459       any combination of fields that are active (not grayed out),
 460       but be aware that not all fields are active for every
 461       database. Select just one database to see which fields are
 462       active for that database.</para>
 463
 464       <note>
 465         <para>If you are searching multiple databases, you will
 466         only get results from those that support the fields
 467         you're searching! For example,
 468         <guilabel>Keyword</guilabel>
 469
 470         and
 471         <guilabel>Subject</guilabel>
 472
 473         are only active if the local catalog is selected, so
 474         using those fields in a combined database search
 475         guarantees that you will only get results from the local
 476         catalog.</para>
 477       </note>
 478
 479       <para>The
 480       <guilabel>Query</guilabel>
 481
 482       section has three buttons.</para>
 483
 484       <itemizedlist>
 485         <listitem>
 486         <guibutton>Search</guibutton>
 487
 488         begins searching on the criteria entered in the search
 489         fields.</listitem>
 490
 491         <listitem>
 492         <guibutton>Clear Form</guibutton>
 493
 494         resets all fields to empty.</listitem>
 495
 496         <listitem>
 497         <guibutton>Raw Search</guibutton>
 498
 499         is an advanced interface for using Prefix Query Format to
 500         build complex searches. See
 501         <xref linkend="rawsearches" />
 502
 503         .</listitem>
 504       </itemizedlist>
 505
 506       <para>The
 507       <guilabel role="bold">Results</guilabel>
 508
 509       pane displays the results from the most recent search.
 510       Information about each record retrieved appears on a
 511       separate summary line, with various columns of
 512       information.</para>
 513
 514       <itemizedlist>
 515         <listitem>If more than the default number of results is
 516         available, use
 517         <guibutton>Fetch More Results</guibutton>
 518
 519         to add the next set to the screen.</listitem>
 520
 521         <listitem>Click
 522         <guibutton>List Action</guibutton>
 523
 524         to view options for exporting and saving from the list:
 525         <itemizedlist>
 526           <listitem>Copy Field from selected row to
 527           Clipboard</listitem>
 528
 529           <listitem>Print List CSV</listitem>
 530
 531           <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
 532
 533           <listitem>Save List CSV to File</listitem>
 534
 535           <listitem>Save List Configuration</listitem>
 536         </itemizedlist>
 537         </listitem>
 538
 539         <listitem>Select an item and click
 540         <guibutton>MARC View</guibutton>
 541
 542         to toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you
 543         can
 544         <guibutton>Print Page</guibutton>
 545
 546         . To toggle back, click
 547         <guibutton>Results View</guibutton>
 548
 549         .</listitem>
 550
 551         <listitem>If you have previously
 552         <link linkend="overlayingMARCrecords">marked a record for
 553         overlay</link>
 554
 555         ,
 556         <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
 557
 558         will be active. Click to view/edit the new bib record to
 559         be laid over the local one you selected. See
 560         <xref linkend="overlayingMARCrecords" />
 561
 562         for details.</listitem>
 563
 564         <listitem>
 565         <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
 566
 567         is used to view/edit a new record.</listitem>
 568
 569         <listitem>To view long lists of results, click
 570         <guibutton>Hide Top Pane</guibutton>
 571
 572         to give the results list more screen real
 573         estate.</listitem>
 574       </itemizedlist>
 575     </simplesect>
 576
 577     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
 578       <title>Importing a record via Z39.50</title>
 579
 580       <para>Find the desired record, click
 581       <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
 582
 583       , and make any desired changes. Click
 584       <guibutton>Import Record</guibutton>
 585
 586       when done. A success (or failure) message will display. If
 587       you used
 588       <guilabel>Fast Item Adds</guilabel>
 589
 590       , the
 591       <guilabel>Copy Editor</guilabel>
 592
 593       will appear.</para>
 594     </simplesect>
 595
 596     <simplesect xml:id="fastitemadds">
 597       <title>Fast Item Adds</title>
 598
 599       <para>Clicking the
 600       <guibutton>Fast Item Add</guibutton>
 601
 602       box will display
 603       <guilabel>Call Number</guilabel>
 604
 605       and
 606       <guilabel>Item Barcode</guilabel>
 607
 608       fields. Use these to quickly add items to the record as you
 609       edit it.</para>
 610
 611       <para>When you've successfully imported the record, the
 612       copy editor will display. Make necessary adjustments and
 613       click
 614       <guibutton>Modify/Create Copies</guibutton>
 615
 616       .</para>
 617
 618       <note>
 619         <para>As of 2.0.6, the status of items created with Fast
 620         Item Add will be set to
 621         <emphasis>In Process</emphasis>
 622
 623         , consistent with other types of item creation. This is a
 624         change from 2.0.5 and earlier, when items created with
 625         Fast Add were Available.</para>
 626       </note>
 627     </simplesect>
 628
 629     <simplesect xml:id="recordcollisions">
 630     <title>Record Collisions</title>
 631
 632     <note>As of 2.0.5, if the global flag "Cat: Use internal ID
 633     for TCN value" has been set by the administrator (under
 634     <menuchoice>
 635       <guimenu>Admin
 636       <guimenuitem>Server Settings</guimenuitem>
 637
 638       <guimenuitem>Global Flags</guimenuitem>
 639       </guimenu>
 640     </menuchoice>
 641
 642     ), the collision detection in the Z39.50 import interface
 643     will be disabled because it relies on the TCN. Until a more
 644     flexible collision detection process is in place, avoiding
 645     duplicate bib record imports from Z39.50 will be up to the
 646     user.</note>
 647
 648     </simplesect>
 649
 650     <simplesect xml:id="rawsearches">
 651       <title>Raw Searches</title>
 652
 653       <para>You can do advanced searching of remote databases in
 654       Prefix Query Format by clicking
 655       <guibutton>Raw Search</guibutton>
 656
 657       and entering a search string. Visit
 658       <link
 659       xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
 660       http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
 661
 662       for more details on PQF and examples you can copy/paste
 663       into the search box.</para>
 664     </simplesect>
 665   </section>
 666 </chapter>
 667
 668