2.0/stafftasks/cataloging.xml

   1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
   2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"
   3 xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
   4 xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0"
   5 xml:id="cataloging">
   6   <info>
   7     <title>Cataloging</title>
   8
   9     <abstract>
  10       <para>This chapter explains the cataloging procedures
  11       carried out from the staff client.</para>
  12     </abstract>
  13   </info>
  14
  15   <section xml:id="MARC_editor">
  16     <title>Working with the MARC Editor</title>
  17
  18     <indexterm>
  19       <primary>cataloguing</primary>
  20
  21       <secondary>MARC</secondary>
  22     </indexterm>
  23
  24     <para>The MARC Editor allows MARC tags, sub-fields, and
  25     indicators to be edited.</para>
  26
  27     <para>OPAC icons for text, moving pictures and sound rely on
  28     correct MARC coding in the leader and the 008, as do OPAC
  29     search filters such as publication date, item type, or target
  30     audience. Bibliographic matching and de-duplicating also need
  31     correct and consistent MARC coding in particular tags.</para>
  32
  33     <simplesect xml:id="editingMARCrecords">
  34       <title>Editing MARC Records</title>
  35
  36       <indexterm>
  37         <primary>cataloguing</primary>
  38
  39         <secondary>editing MARC records</secondary>
  40       </indexterm>
  41
  42       <procedure>
  43         <step>
  44           <para>Retrieve the record.</para>
  45         </step>
  46
  47         <step>
  48           <para>
  49           <menuchoice>
  50             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
  51
  52             <guimenuitem>MARC Edit</guimenuitem>
  53           </menuchoice>
  54
  55           .</para>
  56         </step>
  57
  58         <step>
  59           <para>The MARC record will display.</para>
  60         </step>
  61
  62         <step>
  63           <para>Select viewing and editing options, if desired.</para>
  64   <itemizedlist><listitem><para>
  65           <guilabel>Stack subfields</guilabel>
  66
  67           to display each subfield on its own line.</para>
  68         </listitem>
  69
  70         <listitem>
  71           <para>
  72           <guilabel>Flat-Text Editor</guilabel>
  73
  74           switches to a plain-text (menmonic) MARC format. The advantage of this
  75           format is being able to copy and paste multiple lines. It also allows
  76           the use of tools like MarcEdit (
  77           <link xlink:href="http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php">
  78           http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php</link>.
  79           Unclick the box to switch back.</para>
  80         </listitem>
  81
  82         <listitem>
  83           <para>
  84           <guilabel>Fast Item Add</guilabel>
  85
  86           allows attaching items quickly with call number and barcode.
  87           When <guibutton>Save</guibutton> is clicked, the **INSERT
  88           CROSS-REFERENCE** Copy Editor
  89           will open.</para>
  90         </listitem></itemizedlist></step>
  91
  92         <step><para>Make changes as desired.</para>
  93 <itemizedlist><listitem>
  94           <para>Right click into a tag field to add/remove rows
  95           or replace tags.</para>
  96         </listitem>
  97 <listitem>
  98           <para>With the cursor at the end of a subfield, click <keycap>Control + D</keycap>
  99           (<keycap>Control + I</keycap> in Mac OSX) to insert a new subfield.</para>
 100         </listitem>
 101 <listitem>
 102           <para>To remove a subfield, click <keycap>Shift + Delete</keycap>
 103           </para>
 104         </listitem>
 105         <listitem>
 106           <para>To work with the data in a tag or indicator,
 107           click or
 108           <keycap>Tab</keycap>
 109
 110           into the required field.
 111           <emphasis>Right click</emphasis>
 112
 113           to view acceptable tags or indicators.</para>
 114         </listitem></itemizedlist></step>
 115
 116         <step>
 117           <para>When finished, click
 118           <guibutton>Save Record</guibutton>
 119
 120           and then either close the tab or switch to another view
 121           under <guimenu>Actions for this Record</guimenu>, for example to view it as it
 122           appears in the OPAC.</para>
 123         </step>
 124
 125       </procedure>
 126
 127       <tip>
 128         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
 129         shortcuts. Click
 130         <guibutton>Help</guibutton>
 131
 132         to see the shortcut menu from within the MARC
 133         Editor.</para>
 134       </tip>
 135     </simplesect>
 136
 137     <simplesect xml:id="MARCrecordleader">
 138       <title>MARC Record Leader and MARC fixed field 008</title>
 139
 140       <indexterm>
 141         <primary>MARC</primary>
 142
 143         <secondary>MARC leader</secondary>
 144       </indexterm>
 145
 146       <indexterm>
 147         <primary>MARC</primary>
 148
 149         <secondary>fixed field 008</secondary>
 150       </indexterm>
 151
 152       <para>Parts of the leader and the 008 field can be edited
 153       in the MARC Editor via the fixed field box displayed above
 154       the MARC record. Information about the leader and the 008
 155       can be found on the Library of Congress's MARC Standards
 156       page at
 157       <link xlink:href="http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html">
 158       http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html</link>
 159
 160       .</para>
 161
 162       <procedure>
 163         <title>To edit the MARC record leader</title>
 164
 165         <step>
 166           <para>Retrieve and display the appropriate record in
 167           MARC Edit view.</para>
 168         </step>
 169
 170         <step>
 171           <para>
 172           <emphasis>Click</emphasis>
 173
 174           into any box displayed in the fixed field .</para>
 175         </step>
 176
 177         <step>
 178           <para>Press
 179           <keycap>Tab</keycap>
 180
 181           or use the mouse to move between fields.</para>
 182         </step>
 183
 184         <step>
 185           <para>Click
 186           <guibutton>Save Record</guibutton>
 187
 188           .</para>
 189         </step>
 190
 191       </procedure>
 192
 193       <tip>
 194         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
 195         shortcuts. Click
 196         <guibutton>Help</guibutton>
 197
 198         to see the shortcut menu from within the MARC
 199         Editor.</para>
 200       </tip>
 201     </simplesect>
 202
 203     <simplesect xml:id="overlayingMARCrecords">
 204       <title>Overlaying MARC Records</title>
 205
 206       <indexterm>
 207         <primary>cataloguing</primary>
 208
 209         <secondary>overlaying MARC records</secondary>
 210       </indexterm>
 211
 212       <para>Overlaying a MARC record replaces an existing MARC
 213       record while leaving all holdings, holds, active
 214       circulations, bills, and fines intact.</para>
 215
 216       <para>In Evergreen, a record must be
 217       <emphasis>marked</emphasis>
 218
 219       for overlay. The mark for overlay is by login. Only one
 220       record at a time may be marked for overlay. When another
 221       record is marked for overlay, the previously marked item is
 222
 223       <emphasis>de-marked</emphasis>
 224
 225       . Once a record is marked, it remains marked until overlaid
 226       or until the user logs out of Evergreen.</para>
 227
 228       <procedure>
 229         <title>Marking a record for overlay</title>
 230
 231         <step>
 232           <para>Search for and retrieve a record for
 233           overlay.</para>
 234         </step>
 235
 236         <step>
 237           <para>Select
 238           <menuchoice>
 239             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
 240
 241             <guimenuitem>Mark for Overlay</guimenuitem>
 242           </menuchoice>
 243
 244           . Record is now
 245           <emphasis>marked</emphasis>
 246
 247           .</para>
 248         </step>
 249       </procedure>
 250
 251       <procedure>
 252         <title>Overlaying the marked record</title>
 253
 254         <step>
 255           <para>Once the record is marked for overlay, proceed to
 256           <link linkend="z39.60">search for and import the new record from a Z39.50
 257           target</link>.</para>
 258         </step>
 259
 260
 261         <step>
 262           <para>Click
 263           <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
 264
 265           . The TCN of the Evergreen record marked for overlay is
 266           displayed.</para>
 267         </step>
 268
 269         <step>
 270           <para>The record displays in MARC Edit view. Edit the
 271           record as necessary.</para>
 272         </step>
 273
 274         <step>
 275           <para>Click
 276           <guibutton>Overlay Record</guibutton>
 277
 278           .</para>
 279         </step>
 280
 281         <step>
 282           <para>The existing record will display along with a
 283           prompt to confirm the overlay. Panes may be moved to
 284           view the record in entirety, if required.</para>
 285         </step>
 286
 287         <step>
 288           <para>Click
 289           <guibutton>Overlay</guibutton>
 290
 291           .</para>
 292         </step>
 293
 294         <step>
 295           <para>Confirm the overlay. The record in Evergreen is
 296           overlaid with the new MARC record. All pre-existing
 297           holdings remain intact.</para>
 298         </step>
 299       </procedure>
 300     </simplesect>
 301   </section>
 302
 303   <section xml:id="z39.50">
 304     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
 305
 306       <indexterm>
 307         <primary>cataloguing</primary>
 308
 309         <secondary>Z39.50</secondary>
 310       </indexterm>
 311
 312     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic
 313     databases and examine or download bibliographic records. Open
 314     the client with
 315     <menuchoice>
 316       <guimenu>Cataloging</guimenu>
 317
 318       <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
 319     </menuchoice>
 320     </para>
 321
 322     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
 323       <title>Z39.50 Screen Features</title>
 324
 325       <para>Initially, or when you want to change targets, start
 326       with the
 327       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel>
 328
 329       area. Here you choose the remote databases you wish to
 330       search. Preconfigured servers are listed under Services. If
 331       any require authentication to access, you will see username
 332       and password boxes to the right.</para>
 333
 334       <procedure>
 335         <step>Click all the databases you wish to search
 336         simultaneously (see the Note about which fields can be
 337         used).</step>
 338
 339         <step>Fill in user information for any that require
 340         it.</step>
 341
 342         <step>Click
 343         <guibutton>Save as Default</guibutton>
 344
 345         to preserve these settings for next time.</step>
 346       </procedure>
 347
 348       <para>The
 349       <guilabel role="bold">Query</guilabel>
 350
 351       section is where you enter a search. The databases you
 352       select control which search fields you can use. You may use
 353       any combination of fields that are active (not grayed out),
 354       but be aware that not all fields are active for every
 355       database. Select just one database to see which fields are
 356       active for that database.</para>
 357
 358       <note>
 359         <para>If you are searching multiple databases, you will
 360         only get results from those that support the fields
 361         you're searching! For example,
 362         <guilabel>Keyword</guilabel>
 363
 364         and
 365         <guilabel>Subject</guilabel>
 366
 367         are only active if the local catalog is selected, so
 368         using those fields in a combined database search
 369         guarantees that you will only get results from the local
 370         catalog.</para>
 371       </note>
 372
 373       <para>The
 374       <guilabel>Query</guilabel>
 375
 376       section has three buttons.</para>
 377
 378       <itemizedlist>
 379         <listitem>
 380         <guibutton>Search</guibutton>
 381
 382         begins searching on the criteria entered in the search
 383         fields.</listitem>
 384
 385         <listitem>
 386         <guibutton>Clear Form</guibutton>
 387
 388         resets all fields to empty.</listitem>
 389
 390         <listitem>
 391         <guibutton>Raw Search</guibutton>
 392
 393         is an advanced interface for using Prefix Query Format to
 394         build complex searches. See
 395         <xref linkend="rawsearches" />
 396
 397         .</listitem>
 398       </itemizedlist>
 399
 400       <para>The
 401       <guilabel role="bold">Results</guilabel>
 402
 403       pane displays the results from the most recent search.
 404       Information about each record retrieved appears on a
 405       separate summary line, with various columns of
 406       information.</para>
 407
 408       <itemizedlist>
 409         <listitem>If more than the default number of results is
 410         available, use
 411         <guibutton>Fetch More Results</guibutton>
 412
 413         to add the next set to the screen.</listitem>
 414
 415         <listitem>Click
 416         <guibutton>List Action</guibutton>
 417
 418         to view options for exporting and saving from the list:
 419         <itemizedlist>
 420           <listitem>Copy Field from selected row to
 421           Clipboard</listitem>
 422
 423           <listitem>Print List CSV</listitem>
 424
 425           <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
 426
 427           <listitem>Save List CSV to File</listitem>
 428
 429           <listitem>Save List Configuration</listitem>
 430         </itemizedlist>
 431         </listitem>
 432
 433         <listitem>Select an item and click
 434         <guibutton>MARC View</guibutton>
 435
 436         to toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you
 437         can
 438         <guibutton>Print Page</guibutton>
 439
 440         . To toggle back, click
 441         <guibutton>Results View</guibutton>
 442
 443         .</listitem>
 444
 445         <listitem>If you have previously <link linkend="overlayingMARCrecords">
 446         marked a record for
 447         overlay</link>,
 448         <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
 449
 450         will be active. Click to view/edit the new bib record to
 451         be laid over the local one you selected. See <xref linkend="overlayingMARCrecords"/>
 452         for details.</listitem>
 453
 454         <listitem>
 455         <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
 456
 457         is used to view/edit a new record.</listitem>
 458
 459         <listitem>To view long lists of results, click
 460         <guibutton>Hide Top Pane</guibutton>
 461
 462         to give the results list more screen real
 463         estate.</listitem>
 464       </itemizedlist>
 465     </simplesect>
 466
 467     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
 468       <title>Importing a record via Z39.50</title>
 469 <para>Find the desired record, click <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>,
 470 and make any desired changes. Click <guibutton>Import Record</guibutton> when done.
 471 A success (or failure) message will display. If you used <guilabel>Fast Item Adds</guilabel>,
 472 the <guilabel>Copy Editor</guilabel> will appear.</para>
 473     </simplesect>
 474     <simplesect xml:id="fastitemadds">
 475       <title>Fast Item Adds</title>
 476 <para>Clicking the <guibutton>Fast Item Add</guibutton> box will display <guilabel>Call Number</guilabel> and
 477 <guilabel>Item Barcode</guilabel> fields. Use these to quickly add items to the record as you
 478 edit it.</para>
 479 <para>When you've successfully imported the record, the copy editor will display.  Make
 480 necessary adjustments and click <guibutton>Modify/Create Copies</guibutton>.</para>
 481       <note>
 482         <para>As of 2.0.6, the status of items created with Fast Item Add will
 483         be set to
 484         <emphasis>In Process</emphasis>
 485
 486         , consistent with other types of item creation. This is a
 487         change from 1.6.</para>
 488       </note>
 489     </simplesect>
 490
 491     <simplesect xml:id="recordcollisions">
 492       <title>Record Collisions</title>
 493 <note>As of 2.0.5, if the global flag "Cat: Use internal ID for TCN value" has been set by
 494 the administrator (under <menuchoice><guimenu>Admin <guimenuitem>Server Settings</guimenuitem>
 495 <guimenuitem>Global Flags</guimenuitem></guimenu></menuchoice>), the collision
 496 detection in the Z39.50 import interface will be disabled because it relies on the TCN.
 497 Until a more flexible collision detection process is in place, avoiding duplicate
 498 bib record imports from Z39.50 will be up to the user.</note>.
 499     </simplesect>
 500
 501
 502
 503     <simplesect xml:id="rawsearches">
 504       <title>Raw Searches</title>
 505
 506       <tip>
 507         <para>Visit
 508         <link
 509         xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
 510         http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
 511
 512         for more details on PQF and examples you can copy/paste
 513         into the search box.</para>
 514       </tip>
 515     </simplesect>
 516   </section>
 517 </chapter>
 518