071fe127e3fad2eae909bf6cc29b06c3b4a846a1
[working/Evergreen.git] / 2.0 / stafftasks / cataloging.xml
1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"
3 xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
4 xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0"
5 xml:id="cataloging">
6   <info>
7     <title>Cataloging</title>
8
9     <abstract>
10       <para>This chapter explains the cataloging procedures
11       carried out from the staff client.</para>
12     </abstract>
13   </info>
14
15   <section xml:id="MARC_editor">
16     <title>Working with the MARC Editor</title>
17
18     <indexterm>
19       <primary>cataloguing</primary>
20
21       <secondary>MARC</secondary>
22     </indexterm>
23
24     <para>The MARC Editor allows MARC tags, sub-fields, and
25     indicators to be edited.</para>
26
27     <para>OPAC icons for text, moving pictures and sound rely on
28     correct MARC coding in the leader and the 008, as do OPAC
29     search filters such as publication date, item type, or target
30     audience. Bibliographic matching and de-duplicating also need
31     correct and consistent MARC coding in particular tags.</para>
32
33     <simplesect xml:id="editingMARCrecords">
34       <title>Editing MARC Records</title>
35
36       <indexterm>
37         <primary>cataloguing</primary>
38
39         <secondary>editing MARC records</secondary>
40       </indexterm>
41
42       <procedure>
43         <step>
44           <para>Retrieve the record.</para>
45         </step>
46
47         <step>
48           <para>
49           <menuchoice>
50             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
51
52             <guimenuitem>MARC Edit</guimenuitem>
53           </menuchoice>
54
55           .</para>
56         </step>
57
58         <step>
59           <para>The MARC record will display.</para>
60         </step>
61
62         <step>
63           <para>Select viewing and editing options, if desired.</para>
64   <itemizedlist><listitem><para>
65           <guilabel>Stack subfields</guilabel>
66
67           to display each subfield on its own line.</para>
68         </listitem>
69
70         <listitem>
71           <para> 
72           <guilabel>Flat-Text Editor</guilabel>
73
74           switches to a plain-text (menmonic) MARC format. The advantage of this
75           format is being able to copy and paste multiple lines. It also allows
76           the use of tools like MarcEdit (
77           <link xlink:href="http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php">
78           http://people.oregonstate.edu/~reeset/marcedit/html/index.php</link>.
79           Unclick the box to switch back.</para>
80         </listitem>
81
82         <listitem>
83           <para> 
84           <guilabel>Fast Item Add</guilabel>
85
86           allows attaching items quickly with call number and barcode. 
87           When <guibutton>Save</guibutton> is clicked, the **INSERT
88           CROSS-REFERENCE** Copy Editor
89           will open.</para>
90         </listitem></itemizedlist></step>
91
92         <step><para>Make changes as desired.</para>
93 <itemizedlist><listitem>
94           <para>Right click into a tag field to add/remove rows
95           or replace tags.</para>
96         </listitem>
97 <listitem>
98           <para>With the cursor at the end of a subfield, click <keycap>Control + D</keycap>
99           (<keycap>Control + I</keycap> in Mac OSX) to insert a new subfield.</para>
100         </listitem>
101 <listitem>
102           <para>To remove a subfield, click <keycap>Shift + Delete</keycap>
103           </para>
104         </listitem>
105         <listitem>
106           <para>To work with the data in a tag or indicator,
107           click or 
108           <keycap>Tab</keycap>
109
110           into the required field. 
111           <emphasis>Right click</emphasis>
112
113           to view acceptable tags or indicators.</para>
114         </listitem></itemizedlist></step>
115
116         <step>
117           <para>When finished, click 
118           <guibutton>Save Record</guibutton>
119
120           and then either close the tab or switch to another view
121           under <guimenu>Actions for this Record</guimenu>, for example to view it as it
122           appears in the OPAC.</para>
123         </step>
124
125       </procedure>
126
127       <tip>
128         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
129         shortcuts. Click 
130         <guibutton>Help</guibutton>
131
132         to see the shortcut menu from within the MARC
133         Editor.</para>
134       </tip>
135     </simplesect>
136
137     <simplesect xml:id="MARCrecordleader">
138       <title>MARC Record Leader and MARC fixed field 008</title>
139
140       <indexterm>
141         <primary>MARC</primary>
142
143         <secondary>MARC leader</secondary>
144       </indexterm>
145
146       <indexterm>
147         <primary>MARC</primary>
148
149         <secondary>fixed field 008</secondary>
150       </indexterm>
151
152       <para>Parts of the leader and the 008 field can be edited
153       in the MARC Editor via the fixed field box displayed above
154       the MARC record. Information about the leader and the 008
155       can be found on the Library of Congress's MARC Standards
156       page at 
157       <link xlink:href="http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html">
158       http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdlist.html</link>
159
160       .</para>
161
162       <procedure>
163         <title>To edit the MARC record leader</title>
164
165         <step>
166           <para>Retrieve and display the appropriate record in
167           MARC Edit view.</para>
168         </step>
169
170         <step>
171           <para>
172           <emphasis>Click</emphasis>
173
174           into any box displayed in the fixed field .</para>
175         </step>
176
177         <step>
178           <para>Press 
179           <keycap>Tab</keycap>
180
181           or use the mouse to move between fields.</para>
182         </step>
183
184         <step>
185           <para>Click 
186           <guibutton>Save Record</guibutton>
187
188           .</para>
189         </step>
190
191       </procedure>
192
193       <tip>
194         <para>The MARC Editor may be navigated using keyboard
195         shortcuts. Click 
196         <guibutton>Help</guibutton>
197
198         to see the shortcut menu from within the MARC
199         Editor.</para>
200       </tip>
201     </simplesect>
202
203     <simplesect xml:id="overlayingMARCrecords">
204       <title>Overlaying MARC Records</title>
205
206       <indexterm>
207         <primary>cataloguing</primary>
208
209         <secondary>overlaying MARC records</secondary>
210       </indexterm>
211
212       <para>Overlaying a MARC record replaces an existing MARC
213       record while leaving all holdings, holds, active
214       circulations, bills, and fines intact.</para>
215
216       <para>In Evergreen, a record must be 
217       <emphasis>marked</emphasis>
218
219       for overlay. The mark for overlay is by login. Only one
220       record at a time may be marked for overlay. When another
221       record is marked for overlay, the previously marked item is
222       
223       <emphasis>de-marked</emphasis>
224
225       . Once a record is marked, it remains marked until overlaid
226       or until the user logs out of Evergreen.</para>
227
228       <procedure>
229         <title>Marking a record for overlay</title>
230
231         <step>
232           <para>Search for and retrieve a record for
233           overlay.</para>
234         </step>
235
236         <step>
237           <para>Select 
238           <menuchoice>
239             <guimenu>Actions for this Record</guimenu>
240
241             <guimenuitem>Mark for Overlay</guimenuitem>
242           </menuchoice>
243
244           . Record is now 
245           <emphasis>marked</emphasis>
246
247           .</para>
248         </step>
249       </procedure>
250
251       <procedure>
252         <title>Overlaying the marked record</title>
253
254         <step>
255           <para>Once the record is marked for overlay, proceed to
256           <link linkend="z39.60">search for and import the new record from a Z39.50
257           target</link>.</para>
258         </step>
259
260         
261         <step>
262           <para>Click 
263           <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
264
265           . The TCN of the Evergreen record marked for overlay is
266           displayed.</para>
267         </step>
268
269         <step>
270           <para>The record displays in MARC Edit view. Edit the
271           record as necessary.</para>
272         </step>
273
274         <step>
275           <para>Click 
276           <guibutton>Overlay Record</guibutton>
277
278           .</para>
279         </step>
280
281         <step>
282           <para>The existing record will display along with a
283           prompt to confirm the overlay. Panes may be moved to
284           view the record in entirety, if required.</para>
285         </step>
286
287         <step>
288           <para>Click 
289           <guibutton>Overlay</guibutton>
290
291           .</para>
292         </step>
293
294         <step>
295           <para>Confirm the overlay. The record in Evergreen is
296           overlaid with the new MARC record. All pre-existing
297           holdings remain intact.</para>
298         </step>
299       </procedure>
300     </simplesect>
301   </section>
302
303   <section xml:id="z39.50">
304     <title>Adding New Records via Built In Z39.50 Client</title>
305
306       <indexterm>
307         <primary>cataloguing</primary>
308
309         <secondary>Z39.50</secondary>
310       </indexterm>
311
312     <para>The Z39.50 client is used to search bibliographic
313     databases and examine or download bibliographic records. Open
314     the client with 
315     <menuchoice>
316       <guimenu>Cataloging</guimenu>
317
318       <guimenuitem>Import Record from Z39.50</guimenuitem>
319     </menuchoice>
320     </para>
321
322     <simplesect xml:id="z39.50screenfeatures">
323       <title>Z39.50 Screen Features</title>
324
325       <para>Initially, or when you want to change targets, start
326       with the 
327       <guilabel role="bold">Service and Credentials</guilabel>
328
329       area. Here you choose the remote databases you wish to
330       search. Preconfigured servers are listed under Services. If
331       any require authentication to access, you will see username
332       and password boxes to the right.</para>
333
334       <procedure>
335         <step>Click all the databases you wish to search
336         simultaneously (see the Note about which fields can be
337         used).</step>
338
339         <step>Fill in user information for any that require
340         it.</step>
341
342         <step>Click 
343         <guibutton>Save as Default</guibutton>
344
345         to preserve these settings for next time.</step>
346       </procedure>
347
348       <para>The 
349       <guilabel role="bold">Query</guilabel>
350
351       section is where you enter a search. The databases you
352       select control which search fields you can use. You may use
353       any combination of fields that are active (not grayed out),
354       but be aware that not all fields are active for every
355       database. Select just one database to see which fields are
356       active for that database.</para>
357
358       <note>
359         <para>If you are searching multiple databases, you will
360         only get results from those that support the fields
361         you're searching! For example, 
362         <guilabel>Keyword</guilabel>
363
364         and 
365         <guilabel>Subject</guilabel>
366
367         are only active if the local catalog is selected, so
368         using those fields in a combined database search
369         guarantees that you will only get results from the local
370         catalog.</para>
371       </note>
372
373       <para>The 
374       <guilabel>Query</guilabel>
375
376       section has three buttons.</para>
377
378       <itemizedlist>
379         <listitem>
380         <guibutton>Search</guibutton>
381
382         begins searching on the criteria entered in the search
383         fields.</listitem>
384
385         <listitem>
386         <guibutton>Clear Form</guibutton>
387
388         resets all fields to empty.</listitem>
389
390         <listitem>
391         <guibutton>Raw Search</guibutton>
392
393         is an advanced interface for using Prefix Query Format to
394         build complex searches. See 
395         <xref linkend="rawsearches" />
396
397         .</listitem>
398       </itemizedlist>
399
400       <para>The 
401       <guilabel role="bold">Results</guilabel>
402
403       pane displays the results from the most recent search.
404       Information about each record retrieved appears on a
405       separate summary line, with various columns of
406       information.</para>
407
408       <itemizedlist>
409         <listitem>If more than the default number of results is
410         available, use 
411         <guibutton>Fetch More Results</guibutton>
412
413         to add the next set to the screen.</listitem>
414
415         <listitem>Click 
416         <guibutton>List Action</guibutton>
417
418         to view options for exporting and saving from the list: 
419         <itemizedlist>
420           <listitem>Copy Field from selected row to
421           Clipboard</listitem>
422
423           <listitem>Print List CSV</listitem>
424
425           <listitem>Copy List CSV to Clipboard</listitem>
426
427           <listitem>Save List CSV to File</listitem>
428
429           <listitem>Save List Configuration</listitem>
430         </itemizedlist>
431         </listitem>
432
433         <listitem>Select an item and click 
434         <guibutton>MARC View</guibutton>
435
436         to toggle viewing the MARC record. When in MARC View, you
437         can 
438         <guibutton>Print Page</guibutton>
439
440         . To toggle back, click 
441         <guibutton>Results View</guibutton>
442
443         .</listitem>
444
445         <listitem>If you have previously <link linkend="overlayingMARCrecords">
446         marked a record for
447         overlay</link>, 
448         <guibutton>MARC Editor for Overlay</guibutton>
449
450         will be active. Click to view/edit the new bib record to
451         be laid over the local one you selected. See <xref linkend="overlayingMARCrecords"/>
452         for details.</listitem>
453
454         <listitem>
455         <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>
456
457         is used to view/edit a new record.</listitem>
458
459         <listitem>To view long lists of results, click 
460         <guibutton>Hide Top Pane</guibutton>
461
462         to give the results list more screen real
463         estate.</listitem>
464       </itemizedlist>
465     </simplesect>
466
467     <simplesect xml:id="importingarecordviaz39.50">
468       <title>Importing a record via Z39.50</title>
469 <para>Find the desired record, click <guibutton>MARC Editor for Import</guibutton>,
470 and make any desired changes. Click <guibutton>Import Record</guibutton> when done. 
471 A success (or failure) message will display. If you used <guilabel>Fast Item Adds</guilabel>, 
472 the <guilabel>Copy Editor</guilabel> will appear.</para>
473     </simplesect>
474     <simplesect xml:id="fastitemadds">
475       <title>Fast Item Adds</title>
476 <para>Clicking the <guibutton>Fast Item Add</guibutton> box will display <guilabel>Call Number</guilabel> and
477 <guilabel>Item Barcode</guilabel> fields. Use these to quickly add items to the record as you
478 edit it.</para>
479 <para>When you've successfully imported the record, the copy editor will display.  Make 
480 necessary adjustments and click <guibutton>Modify/Create Copies</guibutton>.</para>
481       <note>
482         <para>As of 2.0.6, the status of items created with Fast Item Add will
483         be set to 
484         <emphasis>In Process</emphasis>
485
486         , consistent with other types of item creation. This is a
487         change from 1.6.</para>
488       </note>
489     </simplesect>
490
491     <simplesect xml:id="recordcollisions">
492       <title>Record Collisions</title>
493 <note>As of 2.0.5, if the global flag "Cat: Use internal ID for TCN value" has been set by
494 the administrator (under <menuchoice><guimenu>Admin <guimenuitem>Server Settings</guimenuitem>
495 <guimenuitem>Global Flags</guimenuitem></guimenu></menuchoice>), the collision
496 detection in the Z39.50 import interface will be disabled because it relies on the TCN. 
497 Until a more flexible collision detection process is in place, avoiding duplicate
498 bib record imports from Z39.50 will be up to the user.</note>.
499     </simplesect>
500
501
502
503     <simplesect xml:id="rawsearches">
504       <title>Raw Searches</title>
505
506       <tip>
507         <para>Visit 
508         <link
509         xlink:href="http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html">
510         http://www.indexdata.com/yaz/doc/tools.html</link>
511
512         for more details on PQF and examples you can copy/paste
513         into the search box.</para>
514       </tip>
515     </simplesect>
516   </section>
517 </chapter>
518