docs: updating batch_importing_MARC.adoc
authorgmontimantis <>
Wed, 17 Nov 2021 18:40:16 +0000 (13:40 -0500)
committerJane Sandberg <>
Thu, 18 Nov 2021 14:00:22 +0000 (06:00 -0800)
Signed-off-by: Jane Sandberg <>
docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/import_item_attribute_def.jpg [new file with mode: 0644]
docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/import_record.jpg [new file with mode: 0644]
docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/marc_tag_and_subfield.jpg [new file with mode: 0644]
docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/match_set_quality.jpg [new file with mode: 0644]
docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/new_record_match.jpg [new file with mode: 0644]
docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/operator.jpg [new file with mode: 0644]
docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/record_attribute.jpg [new file with mode: 0644]
docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/replace_node.jpg [new file with mode: 0644]

diff --git a/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/import_item_attribute_def.jpg b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/import_item_attribute_def.jpg
new file mode 100644 (file)
index 0000000..c4d5bb3
Binary files /dev/null and b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/import_item_attribute_def.jpg differ
diff --git a/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/import_record.jpg b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/import_record.jpg
new file mode 100644 (file)
index 0000000..9ae44ac
Binary files /dev/null and b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/import_record.jpg differ
diff --git a/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/marc_tag_and_subfield.jpg b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/marc_tag_and_subfield.jpg
new file mode 100644 (file)
index 0000000..edcd7db
Binary files /dev/null and b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/marc_tag_and_subfield.jpg differ
diff --git a/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/match_set_quality.jpg b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/match_set_quality.jpg
new file mode 100644 (file)
index 0000000..3ffc9f0
Binary files /dev/null and b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/match_set_quality.jpg differ
diff --git a/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/new_record_match.jpg b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/new_record_match.jpg
new file mode 100644 (file)
index 0000000..29c72fa
Binary files /dev/null and b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/new_record_match.jpg differ
diff --git a/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/operator.jpg b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/operator.jpg
new file mode 100644 (file)
index 0000000..2bf2cc4
Binary files /dev/null and b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/operator.jpg differ
diff --git a/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/record_attribute.jpg b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/record_attribute.jpg
new file mode 100644 (file)
index 0000000..2b034d9
Binary files /dev/null and b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/record_attribute.jpg differ
diff --git a/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/replace_node.jpg b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/replace_node.jpg
new file mode 100644 (file)
index 0000000..9b789b8
Binary files /dev/null and b/docs/modules/cataloging/assets/images/batch_importing_MARC/replace_node.jpg differ
index 42211c4..3583d92 100644 (file)
@@ -57,7 +57,7 @@ set for authority records or bibliographic records.
 . Click *Save*.
+image::batch_importing_MARC/new_record_match.jpg[New Record Match]
 . The screen will refresh to list the record match set that you created. Click
 the link to the record match set.
@@ -81,18 +81,11 @@ points in increasing importance.
 this box would be the equivalent of applying a Boolean operator of NOT to the
 match point.
+image::batch_importing_MARC/record_attribute.jpg[Record Attribute]
-. Click *Ok.*
+. Select an operator from the expression tree to the right.
-. Drag the completed match point under the folder with the
-appropriately-named Boolean folder under the Expression tree.
-The match point will nest underneath the folder in the Expression tree.
+. Click *Add to Selected Node*.  Once this is selected, the tree will refresh and update with the new expression.
 . Enter another *Boolean Operator* to further refine your match set.
@@ -100,11 +93,9 @@ image::media/Batch_Importing_MARC_Records4.jpg[Batch_Importing_MARC_Records4]
 . Select the *OR* operator from the drop down menu.
-. Click *Ok*.
-. Drag the operator to the expression tree.
+. Click *Add to Selected Node*.  The operator will appear on the tree.
 . Click *MARC Tag and Subfield*.
@@ -124,19 +115,9 @@ points in increasing importance.
 this box would be the equivalent of applying a Boolean operator of NOT to the
 match point.
-. Click *Ok.*
-. Drag the completed match point under the folder with the
-appropriately-named Boolean folder under the Expression tree. The Expression
-will build across the top of the screen.
-. Add additional MARC tags or record attributes to build the expression tree.
-. Click *Save Changes to Expression*.
+. Click *Add to Selected Node*.  Once this is selected, the tree will refresh and update with the new expression.
+image::batch_importing_MARC/marc_tag_and_subfield.jpg[MARC Tag and Subfield]
 === Replace Mode ===
@@ -146,13 +127,15 @@ the top of the tree is AND, in Replace Mode, you could change that to an OR.
 . Create a working match point.
-. Click *Enter Replace Mode*.
+. Click on an expression in the tree to edit.
-. Highlight the piece of the tree that you want to replace.
+. Make any changes in the form.
-. Drag the replacement piece over the highlighted piece.
+. Click *Replace Selected Node*.
+image::batch_importing_MARC/replace_node.jpg[Replacing Nodes]
-. Click *Exit Replace Mode*.
+. The updated change will display in the tree.
 === Quality Metrics ===
@@ -181,9 +164,9 @@ current configuration.  Higher scores would indicate increasing quality of
 incoming records. You can, as in the expression match score, increase the
 quality points by increasing subsequent records by a power of 2 (two).
-. Click *Ok*.
+. Click *Add*.
+image::batch_importing_MARC/match_set_quality.jpg[Match Set Quality]
 == Merge/Overlay Profiles ==
@@ -233,23 +216,21 @@ image::media/batch_import_profile.png[Partial Screenshot of a Holdings Import Pr
 |Field | Recommended | Description
-|Name | Yes | Name you will choose from the MARC Batch Import screen
-|Tag | Yes | MARC Holdings Tag/Field (e.g. 949). Use the Tag field to
-identify the MARC tag that contains your holdings information.
+|Alert Message||
 |Barcode | Yes |
 |Call Number | Yes |
-|Circulating Library | Yes |
-|Owning Library | Yes |
-|Alert Message ||
 |Circulate ||
 |Circulate As MARC Type ||
-|Circulation Modifier ||
 |Copy Number ||
+|Definition ID ||
 |Deposit ||
 |Deposit Amount ||
 |Holdable ||
+|Name | Yes | Name you will choose from the MARC Batch Import screen
 |OPAC Visible ||
 |Overlay Match ID || The copy ID of an existing item to overlay
+|Owner ||
+|Owning Library | Yes |
 |Parts Data || Of the format `PART LABEL 1\|PART LABEL 2`.
 |Price ||
 |Private Note ||
@@ -261,6 +242,9 @@ If you are overlaying existing items which already have stat cats
 attached to them, the overlay process will keep those values unless the
 incoming items contain updated values for matching categories.
 |Status ||
+|Tag | Yes | MARC Holdings Tag/Field (e.g. 949). Use the Tag field to
+identify the MARC tag that contains your holdings information.
@@ -274,6 +258,8 @@ incoming record.  We will import the record according to the guidelines set by
 our record match set, quality metrics, and merge/overlay choices that we will
+. Save or upload a template.
 . Select a *Record Type* from the drop down menu.
 . Create a queue to which you can upload your records, or add you records to
@@ -285,14 +271,42 @@ profile. You cannot change a holdings import or record match set for a queue.
 . Select a *Holdings Import Profile* if you want to import holdings that are
 attached to your records.
-. Select a *Record Source* from the drop down menu.
 . Select a *Merge Profile*.  Merge profiles enable you to specify which tags
 should be removed or preserved in incoming records.
+. Select an *Insufficient Quality Fall-Through Profile* if desired.  This
+field enables you to indicate that if the inbound record does not meet the
+configured quality standards, then you may still import the record using an
+alternate merge profile.  This field is typically used for selecting a merge
+profile that allows the user to import holdings attached to a lower quality
+record without replacing the existing (target) record with the incoming record.
+This field is optional.  
+. Enter a *Best/Single Match Minimum Quality Ratio.*  Divide the incoming
+record quality score by the record quality score of the best match that might
+exist in the catalog.  By default, Evergreen will assign any record a quality
+score of 1 (one).  If you want to ensure that the inbound record is only
+imported when it has a higher quality than the best match, then you must enter
+a ratio that is higher than 1.  For example, if you want the incoming record to
+have twice the quality of an existing record, then you should enter a 2 (two)
+in this field.  If you want to bypass all quality restraints, enter a 0 (zero)
+in this field.
+. Make an *Optional Session Name* if desired.
+. *Remove MARC Field Groups* if applicable. 
+. Select a *Record Source* from the drop down menu.
+. Select from *Limit Matches to Bucket* if desired.
+. Select *Import Non-Matching Records* if applicable.
 . Choose one of the following import options if you want to auto-import
+..*Merge on Exact Match (901c)* - Use if you're reloading exported records from the system to match on the record ID.
 .. *Merge on Single Match* - Using the Record Match Set, Evergreen will only
 attempt to perform the merge/overlay action if only one match was found in the
@@ -304,27 +318,7 @@ the best match as defined by the match score and quality metric.
 NOTE: Quality ratio affects only the *Merge on Single Match* and *Merge on Best
 Match* options.
-. Enter a *Best/Single Match Minimum Quality Ratio.*  Divide the incoming
-record quality score by the record quality score of the best match that might
-exist in the catalog.  By default, Evergreen will assign any record a quality
-score of 1 (one).  If you want to ensure that the inbound record is only
-imported when it has a higher quality than the best match, then you must enter
-a ratio that is higher than 1.  For example, if you want the incoming record to
-have twice the quality of an existing record, then you should enter a 2 (two)
-in this field.  If you want to bypass all quality restraints, enter a 0 (zero)
-in this field.
-. Select an *Insufficient Quality Fall-Through Profile* if desired.  This
-field enables you to indicate that if the inbound record does not meet the
-configured quality standards, then you may still import the record using an
-alternate merge profile.  This field is typically used for selecting a merge
-profile that allows the user to import holdings attached to a lower quality
-record without replacing the existing (target) record with the incoming record.
-This field is optional.  
-. Under *Copy Import Actions*, choose _Auto-overlay In-process Acquisitions
-Copies_ if you want to overlay temporary copies that were created by the
-Acquisitions module.  The system will attempt to overlay copies that:
+. Choose *Auto-overlay In-process Acquisitions Items* if you want to overlay temporary copies that were created by the Acquisitions module.  The system will attempt to overlay copies that:
 * have associated lineitem details (that is, they were created by the acquisitions process),
 * that lineitem detail has the same owning_lib as the incoming copy's owning_lib, and
@@ -333,7 +327,7 @@ Acquisitions module.  The system will attempt to overlay copies that:
 . *Browse* to find the appropriate file, and click *Upload*.  The file will
 be uploaded to a queue. The file can be in either MARC or MARCXML format.
-image::media/marc_batch_import_acq_overlay.png[Batch Importing MARC Records]
+image::batch_importing_MARC/import_record.jpg[Importing Records]
 . The screen will display records that have been uploaded to your queue. Above
 the table there are three sections: