LP1797934: Add a patron's booking reservations to their OPAC account
[Evergreen.git] / docs / opac / my_account.adoc
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2 anchor:my_account[]
3
4
5 My Account
6 ~~~~~~~~~~
7
8 // ``First Login Password Update'' the following documentation comes from JSPAC
9 // as of 2013-03-12 this feature did not exist in EG 2.4 TPAC,
10 // so I am commenting it out for now because it will be added in the future
11 // see bug report https://bugs.launchpad.net/evergreen/+bug/1013786
12 // Yamil Suarez 2013-03-12
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14 ////
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16
17 First Login Password Update 
18 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
19
20 indexterm:[my account, first login password update]
21
22 Patrons are given temporary passwords when new accounts are created, or
23 forgotten passwords are reset by staff. Patrons MUST change their password to 
24 something more secure when they login or for the first time. Once the password 
25 is updated, they will not have to repeat this process for subsequent logins. 
26
27 . Open a web browser and go to your Evergreen OPAC 
28 . Click My Account 
29 . Enter your _Username_ and _Password_. 
30   * By default, your username is your library card number. 
31   * Your password is a 4 digit code provided when your account was created. If 
32 you have forgotten your password, contact your library to have it reset or use 
33 the online the section called ``<<password_reset,Password Reset>>'' tool. 
34 ////
35
36
37 Logging In 
38 ^^^^^^^^^^
39
40 indexterm:[my account, logging in]
41
42 Logging into your account from the online catalog: 
43
44 . Open a web browser and navigate to your Evergreen OPAC. 
45 . Click _My Account_ .
46 . Enter your _Username_ and _Password_. 
47 ** By default, your username is your library card number.
48 ** Your password is a 4 digit code provided when your account was created. If 
49 you have forgotten your password, contact your local library to have it reset or
50  use the the section called <<password_reset, Password Reset>> tool. 
51 . Click Login.
52 +
53 ** At the first login, you may be prompted to change your password. 
54 ** If you updated your password, you must enter your _Username_ and _Password_ 
55 again. 
56 +
57 . Your _Account Summary_ page displays.
58
59
60 To view your account details, click one of the _My Account_ tabs.
61
62 To start a search, enter a term in the search box at the top of the page and 
63 click _Search_! 
64
65 [CAUTION]
66 =================
67 If using a public computer be sure to log out! 
68 =================
69
70 anchor:password_reset[]
71
72 Password Reset
73 ^^^^^^^^^^^^^^
74
75 indexterm:[my account, password reset]
76
77
78 To reset your password: 
79
80 . click on the _Forgot your password?_ link located beside the login button. 
81
82 . Fill in the _Barcode_ and _User name_ text boxes. 
83
84 . A message should appear indicating that your request has been processed and 
85 that you will receive an email with further instructions. 
86
87 . An email will be sent to the email addressed you have registered with your 
88 Evergreen library. You should click on the link included in the email to open 
89 the password reset page. Processing time may vary.
90 +
91 [NOTE]
92 =================
93 You will need to have a valid email account set up in Evergreen for you to reset
94 your password. Otherwise, you will need to contact your library to have your 
95 password reset by library staff. 
96 =================
97 +
98
99 . At the reset email page you should enter the new password in the _New 
100 password_ field and re-enter it in the _Re-enter new password_ field. 
101
102 . Click _Submit_. 
103
104 . A message should appear on the page indicating that your password has been reset. 
105
106 . Login to your account with your new password. 
107
108
109 Account Summary
110 ^^^^^^^^^^^^^^^
111
112 indexterm:[my account, account summary]
113
114 In the *My Account* -> *Account Summary* page, you can see when your account
115 expires and your total number of items checked out, items on hold, and items
116 ready for pickup. In addition, the Account Summary page lists your current fines
117 and payment history.
118
119
120 Items Checked Out 
121 ^^^^^^^^^^^^^^^^^
122
123 indexterm:[my account, items checked out]
124
125 Users can manage items currently checked out, like renew specific items. Users
126 can also view overdue items and see how many renewals they have remaining for
127 specific item.
128
129 As of Evergreen version 2.9, sorting of selected columns is available in the
130  _Items Checked Out_ and _Check Out History_ pages. Clicking on the appropriate
131  column heads sorts the contents from "ascending" to "descending" to "no sort".
132 (The "no sort" restores the original list as presented in the screen.) The sort 
133 indicator (an up or down arrow) is placed to the right of the column head, as 
134 appropriate.
135
136 Within *Items Checked Out* -> *Current Items Checked Out*, the following column
137  headers can be sorted: _Title_, _Author_, _Renewals Left_, _Due Date_,
138 _Barcode_, and _Call Number_.
139
140 Within *Items Checked Out* -> *Check Out History*, the following column headers 
141 can be sorted: _Title_, _Author_, _Checkout Date_, _Due Date_, _Date Returned_, 
142 _Barcode_, and _Call Number_
143
144 [NOTE]
145 ==========
146 To protect patron privacy, the Check Out History will be completely blank unless the patron has previously opted in under the _Account Preferences_ tab, in the _Search and History Preferences_
147 area.
148 ==========
149
150
151 Holds
152 ^^^^^ 
153
154 indexterm:[my account, holds]
155
156 From *My Account*, patrons can see *Items on Hold* and *Holds History* and
157 manage items currently being requested. In *Holds* -> *Items on Hold*, the 
158 content shown can be sorted by clicking on the following column headers:
159 _Title_, _Author_, and _Format_ (based on format name represented by the icon).
160
161 Actions include: 
162
163 * Suspend - set a period of time during which the hold will not become active, 
164 such as during a vacation 
165 * Activate - manually remove the suspension 
166 * Cancel - remove the hold request 
167
168 Edit options include: 
169
170 * Change pick up library 
171 * Change the _Cancel unless filled by_ date, also known as the hold expiration 
172 date 
173 * Change the status of the hold to either active or suspended. 
174 * Change the _If suspended, activate on_ date, which reactivates a suspended 
175 hold at the specified date
176
177 To edit items on hold: 
178
179 . Login to _My Account_, click the _Holds_ tab.
180 . Select the hold to modify. 
181 . Click _Edit_ for selected holds. 
182 . Select the change to make and follow the instructions.
183
184 [NOTE]
185 ==========
186 To protect patron privacy, the Holds History will be completely blank unless the patron has previously opted in under the _Account Preferences_ tab, in the _Search and History Preferences_
187 area.
188 ==========
189
190 Account Preferences 
191 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
192
193 indexterm:[my account, account preferences]
194
195 From here you can manage display preferences including your *Personal 
196 Information*, *Notification Preferences*, and *Search and History Preferences*. 
197 Additional static information, such as your _Account Expiration Date_, can be 
198 found under Personal Information.
199
200 For example: 
201
202 * Personal Information
203
204 ** change password - allows patrons to change their password
205
206 ** change email address - allows patrons to change their email address.
207
208
209
210 *  Notification Preferences
211
212 ** _Notify by Email_ by default when a hold is ready for pickup?        
213
214 ** _Notify by Phone_ by default when a hold is ready for pickup?
215
216 ** _Default Phone Number_
217
218
219 * Search and History Preferences
220
221 ** Search hits per page
222
223 ** Preferred pickup location
224
225 ** Keep history of checked out items?
226
227 ** Keep history of holds?
228
229 [WARNING]
230 ========
231 Turning off the _Keep history of checked out items?_ or _Keep history of holds?_ features will permanently delete all entries in the relevant patron screens.  After this is unchecked,
232 there is no way for a patron to recover those data.
233 ========
234
235
236 After changing any of these settings, you must click _Save_ to store your 
237 preferences.
238
239
240 indexterm:[holds, preferred pickup location]
241
242 Patron Messages
243 ^^^^^^^^^^^^^^^
244
245 The Patron Message Center provides a way for libraries to communicate with 
246 patrons through messages that can be accessed through the patron's OPAC account.
247  Library staff can create messages manually by adding an OPAC visible Patron 
248 Note to an account.  Messages can also be automatically generated through an 
249 Action Trigger event.  Patrons can access and manage messages within their OPAC 
250 account.  See Circulation - Patron Record - Patron Message Center for more 
251 information on adding messages to patron accounts.
252
253 *Viewing Patron Messages in the OPAC*
254
255 Patrons will see a new tab for *Messages* in their OPAC account, as well as a 
256 notification of *Unread Messages* in the account summary.
257
258 image::media/message_center11.PNG[Message Center 11]
259
260 Patrons will see a list of the messages from the library by clicking on the 
261 *Messages* tab.
262
263 image::media/message_center10.PNG[Message Center 10]
264
265 Patrons can click on a message *Subject* to view the message.  After viewing the
266 message, it will automatically be marked as read.  Patrons have the options to 
267 mark the message as unread and to delete the message.
268
269 image::media/message_center12.PNG[Message Center 12]
270
271 NOTE: Patron deleted messages will still appear in the patron's account in the 
272 staff client under Other -> Message Center.
273
274 Reservations
275 ^^^^^^^^^^^^
276
277 When patrons place a reservation for a particular item at a particular time,
278 they can check on its status using the *Reservations* tab.
279
280 After they initially place a reservation, its status will display as _Reserved_.
281 After staff capture the reservation, the status will change to _Ready for Pickup_.
282 After the patron picks up the reservation, the status will change to _Checked Out_.
283 Finally, after the patron returns the item, the reservation will be removed from
284 the list.
285
286 [NOTE]
287 ====================
288 This interface pulls its timezone from the Library
289 Settings Editor.  Make sure that you have a timezone
290 listed for your library in the Library Settings Editor
291 before using this feature.
292 ====================
293