docs/modules/course_materials/pages/administration.adoc

   1 = Course materials administration =
   2 :toc:
   3
   4 == Introduction ==
   5
   6 To enable the course materials module, go to Administration ->
   7 Local Administration -> Library Settings Editor. Find the setting called
   8 "Opt Org Unit into the Course Materials Module". Set it to True for the
   9 org units that want to use the module.  You may add courses and materials
  10 prior to enabling this setting.  However, they will not display in the
  11 catalog until the setting is enabled.
  12
  13 There are additional library settings that apply to the Course Materials
  14 Module:
  15
  16 * _Allow users to browse Courses by Instructor_: Some libraries may associate
  17 many of their courses with their instructors.  Some may not associate any of
  18 their courses with an instructor, or the instructor data may be inconsistent.
  19 A _true_ value for this setting is appropriate for libraries that have
  20 consistent instructor data and want to allow patrons to locate courses in
  21 the OPAC via instructor name.
  22 * _Bib source for brief records created in the course materials module_:
  23 The course materials module will use this bib source for any new brief
  24 bibliographic records made inside that module. A transcendant bib source is
  25 likely preferable here, as it would allow an electronic resource to display
  26 in the public catalog without adding any items or located URIs.
  27
  28 To use the course materials module effectively, staff will need a new
  29 permission called _MANAGE_RESERVES_. In the default permission structure,
  30 circulation administrators receive this permission.
  31
  32 == Adding terms ==
  33
  34 You may optionally keep track of your institutions terms or semesters.
  35 To add a new term:
  36
  37 . Navigate to Administration -> Local Administration -> Course Reserves List.
  38 . Open the Terms tab.
  39 . Press the "New Term" button.
  40 . Fill out the form and press the "Save" button.
  41
  42 == Modifying course roles ==
  43
  44 Evergreen users can be associated with courses in various roles.  For example,
  45 one Evergreen user may be associated as the instructor of a course, while others
  46 are associated as students in the course.
  47
  48 Course roles are shared across the entire Evergreen installation, rather than
  49 being specific to a specific library.
  50
  51 To modify course roles:
  52
  53 . Navigate to Administration -> Local Administration -> Course Reserves List.
  54 . Open the Course roles tab.
  55 . When modifying course roles, be very careful about whether or not they are
  56 _OPAC Viewable_.  Having an instructor role viewable in the OPAC could be very
  57 beneficial, as it could enable students to locate their course using the name
  58 of their instructor.  However, having a student role viewable in the OPAC could
  59 be a violation of the students' privacy rights, as it would expose their course
  60 registration to the general public.
  61
  62 == Adding courses ==
  63
  64 To add a course:
  65
  66 . Navigate to Administration -> Local Administration -> Course Reserves List.
  67 . Press the "Create course" button.
  68 . Fill out the characteristics of the course.  The course's number, name, and
  69 owning library are required.  The section number is not.
  70 . Once you have created a course, you can optionally associate it with the
  71 terms (or semesters) that it is taught in.  Do this by clicking the "Terms
  72 taught" link next to the course you created.  Press the New Course Term Map button
  73 and select the Term you wish to associate.  You can associate as many or as
  74 few terms as you wish to any course.