6d3476cbe37341f6171c1f376565db1f54fa8ec8
[Evergreen.git] / docs / modules / circulation / pages / basic_holds.adoc
1 = Holds Management =
2 :toc:
3
4 == Placing Holds ==
5
6 Holds can be placed by staff in the _Staff Client_ and by patrons in the OPAC. In this chapter we demonstrate placing holds in the _Staff Client_.
7
8 == Holds Levels ==
9
10 Evergreen has different levels of holds. Library staff can place holds at all levels, while patrons can only place title-level holds, and parts-level holds. The chart below summarizes the levels of holds.
11
12 |==============================
13 |*Hold level* |*Abbreviation* |*When to use*        |*How to use*   |*Who can use*    |*Hold tied to*
14 |Title        |T              |Patron wants first available copy of a title  | Staff or patron click on _Place Hold_ next to title. | Patron or staff | Holdings attached to a single MARC (title) record
15 |Parts        |P              |Patron wants a particular part of title (e.g. volume or disk number)    | Staff or patron selects part on the create/edit hold screen when setting holds notification options.   |Patron or staff  |Holdings with identical parts attached to a single MARC (title) record.
16 |Volume       |V              |Patron or staff want any title associated with a particular call number | In the staff client, click on _Volume Hold_ under _Holdable?_ |Staff only |Holdings attached to a single call number (volume)
17 |Copy         |C              |Patron or staff want a specific copy of an item |In the staff client, click on _Copy Hold_ under _Holdable?_ |Staff only |A specific copy (barcode)
18 |==============================
19
20
21 == Title Level Hold ==
22
23 [TIP]
24 ====================
25 A default hold expiration date will be displayed if the library has set up a default holds expiration period in their library settings. Uncaptured holds will not be targeted after the expiration date.
26
27 If you select the _Suspend this Hold_ checkbox, the hold will be suspended and not be captured until you activate it.
28 ====================
29
30 . To place a title level hold, retrieve the title record on the catalog and click the _Place Hold_ link beside the title on the search results list, or click the _Place Hold_ link on the title summary screen.
31 +
32 image::media/holds_title_searchresults.png[Search Results with Place Hold link]
33 +
34 . Scan or type patron's barcode into the _Place hold for patron by
35 barcode_ box, or choose _Place this hold for me_.
36 . If this title contains multiple parts, you can specify which part to
37 request. If you do not select a part, the hold will target any of the
38 other copies on this record, that is, those with no parts attached.
39 Those copies are usually the complete set, containing all the parts.
40 . Edit patron hold notification and expiration date fields as required.
41 Be sure to choose a valid _Pickup location_.
42 . Click _Submit_.
43 +
44 image::media/holds_title_options.png[Place Holds screen with Basic Options]
45 +
46 . A confirmation screen appears with the message "Hold was successfully placed".
47 +
48 image::media/holds_title_success.png[Place Holds confirmation screen]
49
50 *Advanced Hold Options*
51
52 Clicking the *Advanced Hold Options* link will take you into the
53 metarecord level hold feature, where you can select multiple formats
54 and/or languages, if available.
55
56 Selecting multiple formats will not place all of these formats on hold.
57 For example, selecting CD Audiobook and Book implies that either the CD
58 format or the book format is the acceptable format to fill the hold. If
59 no format is selected, then any of the available formats may be used to
60 fill the hold. The same holds true for selecting multiple languages.
61
62 image::media/holds_title_options_adv.png[Place Hold screen with Advanced Options]
63
64
65 == Patron Search from Place Hold ==
66 Patron Search from Place Hold allows staff members, when placing a hold on behalf of a patron in the web staff client, to search for patrons by names and other searchable patron information, rather than relying on barcode alone.
67
68
69 === To use Patron Search From Place Holds: ===
70 1. After performing a search in the catalog, staff will retrieve a bibliographic record.
71 2. Click *Place Hold* either in the search results or within the detailed bibliographic record. The Place Hold Screen will appear. Note: this feature also appears when placing volume level holds and copy level holds.
72 +
73 image::media/PlaceHold-0.JPG[]
74 +
75 3. Next to _Place Hold for patron by barcode_, click on *Patron Search*. Please note that Patron Search will only appear in this interface when using the web-based staff client.  It will not appear in the patron-facing OPAC.
76 +
77 image::media/PlaceHold-1.JPG[]
78 +
79 4. A dialog box will appear with the patron search interface used elsewhere in the staff client. By default, the search scopes to your workstation org unit, and you can search by patron last name, first name, and middle name.
80 +
81 image::media/PlaceHold-2.JPG[]
82 +
83 Clicking the *arrow icon* to the right of _Clear Form_ can either expand or condense the searchable fields display which includes other patron information.
84 +
85 image::media/PlaceHold-3.JPG[]
86 +
87 5. To search for a patron, fill out the relevant search fields, and click *Search* or hit ENTER on your keyboard. Results will appear below in Patron Search Results in the lower half of the screen.
88 +
89 image::media/PlaceHold-4.JPG[]
90 +
91 6. Click the row of the desired patron account, and click *Select*.
92 +
93 image::media/PlaceHold-5.JPG[]
94 +
95 7. The dialog box will close and the selected patron's barcode will appear next to _Place Hold for patron by barcode_. This will cause the patron's hold notification preferences to appear in the relevant fields in the bottom half of the screen. Changes to the Hold Notification preferences can be made before clicking *Submit* to finish placing a hold for the patron.
96 +
97 image::media/PlaceHold-6.JPG[]
98
99 == Parts Level Hold ==
100
101 . To place a parts level hold, retrieve a record with parts-level items
102 attached to the title, such as a multi-disc DVD, an annual travel guide,
103 or a multi-volume book set.
104 . Place the hold as you would for a title-level hold, including patron
105 barcode, notification details, and a valid pickup location.
106 . Select the applicable part from the _Select a Part_ dropdown menu.
107 . Click _Submit_.
108 +
109 image::media/holds_title_options.png[Place Holds screen with Basic Options]
110 +
111 [TIP]
112 ===============
113 Requested formats are listed in the _Holdable Part_ column in hold records. Use the _Column Picker_ to display it when the hold record is displayed.
114 ===============
115
116 == Placing Holds in Patron Records ==
117
118 . Holds can be placed from patron records too. In the patron record on the _Holds_ screen, click the _Place Hold_ button on the left top corner.
119
120 . The catalog is displayed in the _Holds_ screen to search for the title on which you want to place a hold.
121
122 . Search for the title and click the _Place Hold_ link.
123
124 . The patron’s account information is retrieved automatically. Set up the notification and expiration date fields. Click _Place Hold_ and confirm your action in the pop-up window.
125
126 . You may continue to search for more titles. Once you are done, click the _Holds_ button on the top to go back to the _Holds_ screen. Click the _Refresh_ button to display your newly placed holds.
127
128 === Placing Multiple Holds on Same Title ===
129
130 After a successful hold placement, staff have the option to place another hold on the same title by clicking the link _Place another hold for this title_.  This returns to the hold screen, where a different patron's information can be entered.
131
132 image::media/place-another-hold-1.png[place-another-hold-1]
133
134 This feature can be useful for book groups or new items where a list of waiting patrons needs to be transferred into the system.
135
136
137 == Managing Holds ==
138
139 Holds can be cancelled at any time by staff or patrons. Before holds are captured, staff or patrons can suspend them or set them as inactive for a period of time without losing the hold queue position, activate suspended holds, phone number, pick-up location (for multi-branch libraries only), expiration date, activation date for inactive holds, etc. Once a hold is captured, staff can change the pickup location and extend the hold shelf time if required.
140
141 As of 3.6, staff and patrons can update hold notification preferences on unfulfilled holds. For more information see xref:circulation:circulation_patron_records_web_client.adoc#update_hold_notifications[Update Notification Preferences].
142
143 Staff can edit holds in either patron’s records or the title records. Patrons can edit their holds in their account on the OPAC.
144
145 [TIP]
146 ==============
147 If you use the column picker to change the holds display from one area of the staff client (e.g. the patron record), it will change the display for all parts of the staff client that deal with holds, including the title record holds
148 display, the holds shelf display, and the pull list display.
149 ==============
150
151
152 [#actions_for_selected_holds]
153 === Actions for Selected Holds ===
154
155 . Retrieve the patron record and go to the _Holds_ screen.
156 . Highlight the hold record, then select _Actions_.
157 +
158 image::media/holds-managing-1.png[holds-managing-1]
159 +
160 . Manage the hold by choosing an action on the list.
161 .. If you want to cancel the hold, click _Cancel Hold_ from the menu. You are prompted to select a reason and put in a note if required. To finish, click _Apply_.
162 +
163 image::media/holds-managing-2.JPG[holds-managing-2]
164 +
165 [NOTE]
166 =============
167 A captured hold with a status of _On Hold Shelf_ can be cancelled by either staff or patrons. But the status of the item will not change until staff check it in.
168 =============
169 .. If you want to suspend a hold or activate a suspended hold, click the appropriate action on the list. You will be prompted to confirm your action. Suspended holds have a _No_ value in the _Active?_ column.
170 +
171 [NOTE]
172 ===============
173 Suspended holds will not be filled but its hold position will be kept. They will automatically become active on the activation date if there is an activation date in the record. Without an activation date, the holds will remain inactive until staff or a patron activates them manually.
174 ===============
175
176 .. You may edit the _Activation Date_ and _Expiration Date_ by using the corresponding action on the _Actions_ dropdown menu. You will be prompted to enter the new date. Use the calendar widget to choose a date, then click _Apply_. Use the _Clear_ button to unset the date.
177 +
178 image::media/holds-managing-4.JPG[holds-managing-4]
179 +
180
181 .. Hold shelf expire time is automatically recorded in the hold record when a hold is filled. You may edit this time by using the _Edit Shelf Expire Time_ on the _Actions_ dropdown menu. You will be prompted to enter the new date. Use the calendar widget to choose a date, then click _Apply_.
182
183 .. If you want to enable or disable phone notification or change the phone number, click _Edit Notification Settings_. You will be prompted to enter the new phone number. Make sure you enter a valid and complete phone number. The phone number is used for this hold only and can be different from the one in the patron account. It has no impact on the patron account. If you leave it blank, no phone number will be printed on the hold slip. If you want to enable or disable email notification for the hold, check _Send Emails_ on the prompt screen.
184 +
185 image::media/holds-managing-5_and_6.JPG[holds-managing-5_and_6]
186 +
187
188 .. Pickup location can be changed by clicking _Edit Pickup Library_. Click the dropdown list of all libraries and choose the new pickup location. Click _Submit_.
189 +
190 image::media/holds-managing-7.JPG[holds-managing-7]
191 +
192 [NOTE]
193 ==============
194 Staff can change the pickup location for holds with in-transit status. Item will be sent in transit to the new destination. Staff cannot change the pickup location once an item is on the holds shelf.
195 ==============
196
197 .. The item’s physical condition is recorded in the copy record as _Good_ or _Mediocre_ in the _Quality_ field. You may request that your holds be filled with copies of good quality only. Click _Set Desired Copy Quality_ on the
198 _Actions_ list. Make your choice in the pop-up window.
199 +
200 image::media/holds-managing-8.JPG[holds-managing-8]
201
202
203 === Transferring Holds ===
204
205 . Holds on one title can be transferred to another with the hold request
206 time preserved. To do so, you need to find the destination title and
207 click _Mark for:_ -> _Title Hold Transfer_.
208 +
209 image::media/holds-managing-9.png[holds-managing-9]
210 +
211 . Select the hold you want to transfer. Click _Actions_ -> _Transfer to Marked Title_.
212 +
213 image::media/holds-managing-10.JPG[holds-managing-10]
214
215 === Cancelled Holds ===
216
217 . Cancelled holds can be displayed. Click the _Recently Cancelled Holds_ button on the _Holds_ screen.
218 +
219 image::media/holds-managing-11.JPG[holds-managing-11]
220 +
221 . You can un-cancel holds.
222 +
223 image::media/holds-managing-12.JPG[holds-managing-12]
224 +
225 Based on your library’s setting, hold request time can be reset when a hold is un-cancelled.
226
227
228 === Viewing Details & Adding Notes to Holds ===
229
230 . You can view details of a hold by selecting a hold then clicking the _Detail View_ button on the _Holds_ screen.
231 +
232 image::media/holds-managing-13.JPG[holds-managing-13]
233 +
234 . You may add a note to a hold in the _Detail View_.
235 +
236 image::media/holds-managing-14.JPG[holds-managing-14]
237 +
238 . Notes can be printed on the hold slip if the _Print on slip?_ checkbox
239 is selected. Enter the message, then click _OK_.
240 +
241 image::media/holds-managing-15.JPG[holds-managing-15]
242
243
244 === Displaying Queue Position ===
245
246 Using the Column Picker, you can display _Queue Position_.
247
248 image::media/queue_positions.jpg[holds-managing-16]
249
250
251 === Managing Holds in Title Records ===
252
253 . Retrieve and display the title record in the catalog.
254 . Click _Actions_ -> _View Holds_.
255 +
256 image::media/holds-managing-17.png[holds-managing-17]
257 +
258 . All holds on this title to be picked up at your library are displayed. Use the _Pickup Library_ to view holds to be picked up at other libraries.
259 +
260 image::media/holds-managing-18.png[holds-managing-18]
261 +
262 . Highlight the hold you want to edit. Choose an action from the
263 _Actions_ menu. For more information see the
264 xref:#actions_for_selected_holds[Actions for Selected Holds] section. For
265 example, you can retrieve the hold requestor’s account by selecting
266 _Retrieve Patron_ from this menu.
267 +
268 image::media/holds-managing-19.png[holds-managing-19]
269
270
271 === Retargeting Holds ===
272
273 Holds need to be retargeted whenever a new item is added to a record, or after some types of item status changes, for instance when an item is changed from _On Order_ to _In Process_. The system does not automatically recognize the newly added items as available to fill holds.
274
275 . View the holds for the item.
276
277 . Highlight all the holds for the record, which have a status of _Waiting for Copy_. If there are a lot of holds, it may be helpful to sort the holds by _Status_.
278
279 . Click on the head of the status column.
280
281 . Under _Actions_, select _Find Another Target_.
282
283 . A window will open asking if you are sure you would like to reset the holds for these items.
284
285 . Click _Yes_. Nothing may appear to happen, or if you are retargeting a lot of holds at once, your screen may go blank or seem to freeze for a moment while the holds are retargeted.
286
287 . When the screen refreshes, the holds will be retargeted. The system will now recognize the new items as available for holds.
288
289
290 === Pulling & Capturing Holds ===
291
292 ==== Holds Pull List ====
293
294 There are usually four statuses a hold may have: _Waiting for Copy_, _Waiting for Capture_, _In Transit_ and _Ready for Pickup_.
295
296 . *Waiting-for-copy*: all holdable copies are checked out or not available.
297
298 . *Waiting-for-capture*: an available copy is assigned to the hold. The item shows up on the _Holds Pull List_ waiting for staff to search the shelf and capture the hold.
299
300 . *In Transit*: holds are captured at a non-pickup branch and on the way to the pick-up location.
301
302 . *Ready-for-pick-up*: holds are captured and items are on the _Hold Shelf_ waiting for patrons to pick up. Besides capturing holds when checking in items, Evergreen matches holds with available items in your library at regular
303 intervals. Once a matching copy is found, the item’s barcode number is assigned to the hold and the item is put on the _Holds Pull List_. Staff can print the _Holds Pull List_ and search for the items on shelves.
304
305 . To retrieve your _Holds Pull List_, select _Circulation_ -> _Pull List for Hold Requests_.
306 +
307 image::media/holds-pull-1.png[holds-pull-1]
308 +
309 . The _Holds Pull List_ is displayed. You may re-sort it by clicking the column labels, e.g. _Title_. You can also add fields to the display by using the column picker.
310 +
311 image::media/holds-pull-2.png[holds-pull-2]
312 +
313 [NOTE]
314 ===========
315 Column adjustments will only affect the screen display and the CSV download for the holds pull list. It will not affect the printable holds pull list.
316 ===========
317
318 . The following options are available for printing the pull list:
319
320 * _Print Full Pull List_ prints _Title_, _Author_, _Shelving Location_, _Call Number_ and _Item Barcode_. This method uses less paper than the alternate strategy.
321
322 * _Print Full Pull List (Alternate Strategy)_ prints the same fields as the above option but also includes a patron barcode. This list will also first sort by copy location, as ordered under _Admin_ -> _Local Administration_ -> _Copy Location Order_.
323
324 * _Download CSV_ – This option is available from the _List Actions_ button (adjacent to the _Page "#"_ button) and saves all fields in the screen display to a CSV file. This file can then be opened in Excel or another spreadsheet program. This option provides more flexibility in identifying fields that should be printed.
325 +
326 image::media/holds-pull-4.png[holds-pull-4]
327 +
328 With the CSV option, if you are including barcodes in the holds pull list, you will need to take the following steps to make the barcode display properly: in Excel, select the entire barcode column, right-click and select _Format Cells_, click _Number_ as the category and then reduce the number of decimal places to 0.
329
330 . You may perform hold management tasks by using the _Actions_ dropdown list.
331
332 The _Holds Pull List_ is updated constantly. Once an item on the list is no longer available or a hold on the list is captured, the items will disappear from the list. The _Holds Pull List_ should be printed at least once a day.
333
334 ==== Capturing Holds ====
335
336 Holds can be captured when a checked-out item is returned (checked in) or an item on the _Holds Pull List_ is retrieved and captured. When a hold is captured, the hold slip will be printed and if the patron has chosen to be notified by email, the email notification will be sent out. The item should be put on the hold shelf.
337
338 . To capture a hold, select _Circulation_ -> _Capture Holds_ (or press
339 _Shift-F2_).
340 +
341 image::media/holds-pull-5.png[holds-pull-5]
342 +
343 . Scan or type barcode and click _Submit_.
344 +
345 image::media/holds-pull-6.png[holds-pull-6]
346 +
347 . The following hold slip is automatically printed. If your workstation
348 is not setup for silent printing (via Hatch), then a print window will appear.
349 +
350 image::media/holds-pull-7.png[holds-pull-7]
351 +
352 . If the item should be sent to another location, a hold transit slip
353 will be printed. If your workstation is not setup for silent printing
354 (via Hatch), then another print window will appear.
355 +
356 [TIP]
357 ===============
358 If a patron has an _OPAC/Staff Client Holds Alias_ in his/her account, it will be used on the hold slip instead of the patron’s name. Holds can also be captured on the _Circulation_ -> _Check In Items_ screen where you have more control over automatic slip printing.
359 ===============
360
361
362 === Handling Missing and Damaged Items ===
363
364 If an item on the holds pull list is missing or damaged, you can change its status directly from the holds pull list.
365
366 . From the _Holds Pull List_, right-click on the item and either select _Mark Item Missing_ or _Mark Item Damaged_.
367 +
368 image::media/holds-pull-9.png[holds-pull-9]
369 +
370 . Evergreen will update the status of the item and will immediately retarget the hold.
371
372
373 === Holds Notification Methods ===
374
375 . In Evergreen, patrons can set up their default holds notification method in the _Account Preferences_ area of _My Account_. Staff cannot set these preferences for patrons; the patrons must do it when they are logged into the public catalog.
376 +
377 image::media/holds-notifications-1.png[holds-notifications-1]
378 +
379 . Patrons with a default notification preference for phone will see their phone number at the time they place a hold. The checkboxes for email and phone notification will also automatically be checked (if an email or phone number has been assigned to the account).
380 +
381 image::media/holds-notifications-2.png[holds-notifications-2]
382 +
383 . The patron can remove these checkmarks at the time they place the hold or they can enter a different phone number if they prefer to be contacted at a different number. The patron cannot change their e-mail address at this time.
384
385 . A patron can update their hold notification preferences any time before a hold is fulfilled. See xref:circulation:circulation_patron_records_web_client.adoc#update_hold_notifications_opac[Update Notification Preferences in the OPAC] for more information.
386
387 . When the hold becomes available, the holds slip will display the patron’s e-mail address only if the patron selected the _Notify by Email by default when a hold is ready for pickup?_ checkbox. It will display a phone number only if the patron selected the _Notify by Phone by default when a hold is ready for pickup?_ checkbox.
388
389 [NOTE]
390 If the patron changes their contact telephone number when placing the hold, this phone number will display on the holds slip. It will not necessarily be the same phone number contained in the patron’s record.
391
392
393 === Clearing Shelf-Expired Holds ===
394
395 . Items with _Ready-for-Pickup_ status are on the _Holds Shelf_. The _Holds Shelf_ can help you manage items on the holds shelf. To see the holds shelf list, select _Circulation_ -> _Holds Shelf_.
396 +
397 image::media/holds-clearing-1.png[holds-clearing-1]
398 +
399 . The _Holds Shelf_ is displayed. Note the _Actions_ menu is available, as in the patron record.
400 +
401 You can cancel stale holds here.
402 +
403 image::media/holds-clearing-2.png[holds-clearing-2]
404 +
405 . Use the column picker to add and remove fields from this display. Two fields you may want to display are _Shelf Expire Time_ and _Shelf Time_.
406 +
407 image::media/holds-clearing-3.png[holds-clearing-3]
408 +
409 . Click the _Show Clearable Holds_ button to list expired holds, wrong-shelf holds and canceled holds only. Expired holds are holds that expired before today's date.
410 +
411 image::media/holds-clearing-4.png[holds-clearing-4]
412 +
413 . Click the _Print Full List_ button if you need a printed list. To format the printout customize the *Holds Shelf* receipt template. This can be done in _Administration_ -> _Workstation_ -> _Print Templates_.
414
415 . The _Clear These Holds_ button becomes enabled when viewing clearable
416 holds. Click it and the expired holds will be canceled.
417
418 . Bring items down from the hold shelf and check them in.
419
420 [IMPORTANT]
421 =============
422 If you cancel a ready-for-pickup hold, you must check in the item to make it available for circulation or trigger the next hold in line.
423 =============
424
425 Hold shelf expire time is inserted when a hold achieves on-hold-shelf status. It is calculated based on the interval entered in _Local Admin_ -> _Library Settings_ -> _Default hold shelf expire interval_.
426
427 [NOTE]
428 ===========
429 The clear-hold-shelf function cancels shelf-expired holds only. It does not include holds canceled by patron. Staff needs to trace these items manually according to the hold slip date.
430 ===========
431
432 [[managing_hopeless_holds]]
433 == Managing Hopeless Holds ==
434
435 Unfulfillable holds are colloquially known as “hopeless holds.”  In previous versions of Evergreen, staff relied on reports to generate lists of unfulfillable holds.  New improvements are intended to provide staff with an easy way to retrieve a list of unfulfillable (“hopeless”) holds and perform actions on them to move them out of their hopeless condition.
436
437 === Identifying a Hopeless Hold ===
438
439 A hold is considered hopeless when there are no copies in `hold_copy_map` or when all copies in `hold_copy_map` are in a item status with the new `hopeless_prone` property set to “True.”  
440
441 [[hopeless_prone_item_status_property]]
442 === Hopeless Prone Item Status Property ===
443
444 Item statuses have an additional property available called “hopeless prone,” indicating that items within that status may become unfulfillable.  This new item status property can be applied to any status that may result in unfulfillable holds, such as “Missing” or “Lost.” The hopeless prone property is set to “false” by default.  It can be modified in the Item Statuses interface.  Like all item statuses, this is globally applied without regard to Organizational Unit.  
445
446 Please note that existing hold statuses (e.g., Waiting for Item) continue to work as expected, and no additional hold statuses were created as part of the development of this feature.
447
448 image::media/hopeless_prone_item_status.png[Item status configuration screen]  
449
450 ==== Applying the Hopeless Prone Item Status Property ====
451
452 . Go to *Administration -> Server Administration -> Item Statuses*
453 . Double-click the item status you want to edit
454 . Check the checkbox for *Prone to Hopeless Holds?* to apply the property
455 . Select *Save* to save your changes.
456
457 [[hopeless_holds_interface]]
458 === Hopeless Holds Interface ===
459
460 The Hopeless Holds interface is used to retrieve a list of unfulfillable holds and perform actions on them.  It is accessible through *Administration -> Local Administration -> Hopeless Holds* to staff with permissions to view and modify holds.
461
462 The interface displays a grid similar to that of Holds Requests, with a list of holds that are considered unfulfillable.  Requests are added to this list based on whether there is a value in the Hopeless Date field, which is stored in the `action.hold_request` table.  
463
464 image::media/hopeless_holds_interface.png[Hopeless Holds page in Local Administration]
465
466 The hold targeter sets (or unsets) the hopeless date value for every hold request based on whether any eligible copies are found to potentially fill the hold.  The first date the hold targeter finds the request unfulfillable is entered in the Hopeless Date field and remains there until unset.  Choosing the action “Find Another Target” will reset the Hopeless Date field in addition to its usual function of triggering the hold targeter.
467
468 The list of hold requests can be filtered by hopeless date range and/or pickup library.  Pickup library defaults to the workstation library and retrieves results for the selected library and its descendents.  
469
470 All columns in the grid can be sorted by clicking the column header.  The following columns are visible by default:
471   
472 * Hold ID
473 * Patron Barcode
474 * Request Date
475 * Hold Type
476 * Pickup Library
477 * Title
478 * Holdable Formats
479 * Hopeless Date
480 * Status
481 * Part Label
482
483 Additional columns are available through the column picker, including the standard column options associated with Holds.
484
485 After selecting one or more hold requests from the list, staff can use the Actions menu to perform a variety of tasks.  All actions activate new tabs for each selected record.  Available actions are similar to those found in other holds-related menus (e.g., Cancel Hold, Modify Hold(s), Find Another Target.)  
486
487 Additional actions include:
488
489 * *Add Holdings* - opens the selected bibliographic records in the Holdings Editor for the purposes of adding new items to the records; this action is disabled if there are metarecord holds among the selected requests
490 * *Show in Catalog* - opens the selected bibliographic records in OPAC view
491 * *View/Place Orders* - opens the selected bibliographic records in Acquisitions, where staff can add the titles to a selection list, add the titles to an existing purchase order, or create a new purchase order; this action is disabled if there are metarecord holds among the selected requests
492
493 image::media/hopeless_holds_actions.png[Actions menu in Hopeless Holds interface]
494
495 TIP: If you use a popup blocker on your browser, it must be configured to allow multiple popups.  If a user selects multiple rows and chooses an action like “Retrieve Patron,” each one appears in a new tab.
496
497 == Alternate Hold Pick up Location ==
498
499 *Abstract*
500
501 This feature enables libraries to configure an alternate hold pick up
502 location.  The alternate pick up location will appear in the staff
503 client to inform library staff that a patron has a hold waiting at that
504 location.  In the stock Evergreen code, the default alternate location
505 is called "Behind Desk".
506
507 *Configuration*
508
509 The alternate pick up location is disabled in Evergreen by default.  It
510 can be enabled by setting *Holds: Behind Desk Pickup Supported* to
511 'True' in the Library Settings Editor.
512
513 Libraries can also choose to give patrons the ability to opt-in to pick up holds at the alternate location through their OPAC account.  To add this option, set the *OPAC/Patron Visible* field in the User Setting Type *Hold is behind Circ Desk* to 'True'.  The User Setting Types can be found under *Administration -> Server Administration ->  User Setting Types*.
514
515 *Display*
516
517 When enabled, the alternate pick up location will be displayed under the
518 Holds button in the patron account.
519
520 image::media/custom_hold_pickup_location1.png[Custom Hold Pickup Location]
521
522
523 If configured, patrons will see the option to opt-in to the alternate location in the _Account Preferences_ section of their OPAC Account.
524
525 image::media/custom_hold_pickup_location2.jpg[OPAC Account]
526
527
528 == Display Hold Types on Pull Lists ==
529
530 This feature ensures that the hold type can be displayed on all hold interfaces.
531
532 You will find the following changes to the hold type indicator:
533
534 . The hold type indicator will display by default on all XUL-based hold
535 interfaces. XUL-based hold interfaces are those that number the items on the
536 interface.  This can be overridden by saving column configurations that remove
537 the _Type_ column.
538 . The hold type indicator will display by default on the HTML-based pull list.
539 To access, click _Circulation_ -> _Pull List for Hold Requests_ -> _Print Full
540 Pull List (Alternate Strategy)_.
541 . The hold type indicator can be added to the Simplified Pull List.  To access,
542 click _Circulation_ -> _Pull List for Hold Requests_ -> _Simplified Pull List
543 Interface_.
544
545 To add the hold type indicator to the simplified pull list, click _Simplified
546 Pull List Interface_, and right click on any of the column headers.  The Column
547 Picker appears in a pop up window.  Click the box adjacent to _Hold Type_, and
548 Click _Save_. The _Simplified Pull List Interface_ will now include the hold
549 type each time that you log into the staff client.
550
551 image::media/Display_Hold_Types_on_Pull_Lists1.jpg[Display_Hold_Types_on_Pull_Lists1]
552
553 [[hold_groups]]
554 == Hold Groups
555
556 indexterm:[Hold Groups,User Buckets,Hold Subscriptions]
557
558 The Hold Groups feature allows library staff to create lists of
559 patrons that can then be used to place multiple title-level holds on the
560 same bibliographic record. This is useful for book clubs, new or
561 on-order items, and/or high demand items.
562
563 The Hold Groups interface is based on the xref:circulation:circulation_patron_records_web_client.adoc#_user_buckets[User Buckets]
564 feature, where staff can create lists of patrons and perform batch
565 actions for each user on the list.
566
567 === Notable Features of Hold Groups
568
569 Patrons can be added to a Hold Group by patron barcode, by an integrated
570 patron search in the Hold Group interface, and through the normal patron
571 search.
572
573 Hold placement can be randomized so that when a hold is placed it does
574 not always follow the order in which patrons were added to the Hold
575 Group, thereby ensuring a fairly distributed holds queue placement for
576 members of the Hold Group.
577
578 Hold Groups for an individual patron are visible on that patron’s record
579 under *Other -> Hold Groups*.
580
581 Hold Groups can be made visible to the patron through the public
582 catalog. From *My Account*, patrons can view their current hold Hold
583 Groups and remove themselves from a Hold Group if desired.
584
585 Like User Buckets, hold Hold Groups are visible only to the staff member
586 who created them but can be shared through Bucket ID.
587
588 Please see xref:admin:hold_groups_admin.adoc[Hold Groups Administration] for information on some of the technical
589 developments related to this feature.
590
591 Please see xref:opac:my_account.adoc#hold_groups_opac[Hold Groups OPAC] for information on using Hold Groups from the OPAC My Account interface.
592
593 === Hold Groups Staff Interface 
594
595 The new Hold Groups interface is found under *Circulation -> Hold
596 Groups*.
597
598 The interface is divided into four tabs:
599
600 * *Hold Groups* - The *Hold Groups* tab provides an overview of all Hold
601 Groups created by the logged in user. New Hold Groups can be created
602 from this tab.
603
604 * *Current Users* - The *Current Users* tab is used to view the list of
605 users on the open Hold Group. Hold Groups can also be created, edited,
606 and deleted from this tab. Access to shared Hold Groups can be found on
607 this tab as well.
608
609 * *Add Users* - The *Add Users* tab is used to identify patrons to add to
610 the open Hold Group.
611
612 * *Hold Events* - The *Hold Events* tab displays a list of holds placed
613 for users in the open Hold Group. Holds can be initiated and canceled
614 from this tab as well.
615
616 As with other interfaces in Evergreen, the tabs for Current Users, Add
617 Users, and Holds Events include checkboxes for each line (users, holds,
618 etc.), which are used to activate the Actions menu. The Actions menu is
619 different on each tab and allows for actions appropriate to the purpose
620 of the section.
621
622 Double-clicking on a Hold Group will open the Hold Group in the *Current
623 Users* tab.
624
625 === Staff Workflows
626
627 The following workflows detail how to create new Hold Groups, add users
628 to a Hold Group, edit and delete a Hold Group, and place holds for a
629 Hold Group.
630
631 ==== Create a New Hold Group
632
633 . Go to *Circulation -> Hold Groups*.
634 . On the Hold Group tab, click *New Hold Group*.
635 . Enter a name for the Hold Group.
636 . Enter a description for the Hold Group (optional).
637 . Choose the owning library from the drop-down (defaults to the
638 workstation library).
639 . If you want the Hold Group to be visible to the patrons on the list,
640 check the *Visible to Patrons?* checkbox.
641 . Click *Create Bucket*.
642
643
644 The same workflow may be used on the *Current Users* and *Add Users*
645 tabs to create a new Hold Group.
646
647 image::media/new_hold_group.png[Create New Hold Group]
648
649 ==== Add Users to a Hold Group
650
651 Patrons can be added to a Hold Group by barcode, by searching for a
652 patron with an integrated patron search on the Add Users tab, or by a
653 normal patron search. Staff must have PLACE_HOLD permissions to add
654 patrons to a Hold Group at least at the same organizational unit depth
655 (library) as the patron they are trying to add. For example, a staff
656 member with branch level permissions for Branch A could only add patrons
657 to Hold Groups owned by Branch A. If they needed to add patrons to
658 Branch B or Branch C too, they would need system or consortial-level
659 permissions.
660
661 ===== Add Users By Barcode
662
663 . Go to *Circulation -> Hold Groups*.
664 . Double-click the name of the Hold Group you wish to add patrons to.
665 . Go to the *Add Users* tab.
666 . Scan or enter the patron barcode into the *Scan Barcode* field.
667 . Added patrons appear in a list under the *Add All To Hold Group* button.
668 Users in this list are considered pending and have not yet been added to
669 the Hold Group. Note that the parenthetical number for *Add Users*
670 increases to display the number of pending users.
671 . Continue adding barcodes as needed.
672 . From the list, select one or more users with the checkboxes at the
673 beginning of each row or select all users with the checkbox at the list.
674 . Use the *Actions* button (or right click any user line) and choose *Add
675 to Hold Group*. The users will now appear on the *Current Users* tab as
676 part of the Hold Group.
677
678 image::media/add_patrons.png[Add Users to Hold Group]
679
680 ===== Add Users With Integrated Patron Search 
681
682 . Go to *Circulation -> Hold Groups*.
683 . Double-click the name of the Hold Group you wish to add patrons to.
684 . Go to the *Add Users* tab.
685 . Click *Search for Patron*. A patron search pop-up opens. The search is
686 scoped to the workstation of the logged in staff member, but can be
687 expanded by using the additional search fields.
688 . Enter search criteria into the appropriate fields. The pop-up defaults
689 to the basic patron search. Additional search fields are available by
690 clicking the down-arrow button to the right of the Search button. This
691 option is sticky.
692 . Click *Search* or hit the *Enter* key. Results appear in the bottom
693 portion of the pop-up window.
694 . Click anywhere on a row in the results list to select that patron.
695 . Click *Select*. The patron is added to the list of pending users. Users
696 on this list have not yet been added to the Hold Group. Note that the
697 parenthetical number for Add Users increases to display the number of
698 pending users.
699 . Continue adding patrons as needed.
700 . From the list, select one or more users with the checkboxes at the
701 beginning of each row or select all users with the checkbox at the list.
702 . Use the Actions button (or right click any user line) and choose *Add to
703 Hold Group*. The users will now appear on the *Current Users* tab as
704 part of the Hold Group.
705 . You can add some or all of the users in the pending users list to
706 different Hold Groups without entering barcodes or searching again.
707 Simply go to the *Hold Groups* tab and double-click another Hold Group
708 from the list. Return to the *Add Users* tab and select the users you
709 wish to add to the new Hold Group, and use the Actions menu to add them
710 to the Hold Group.
711
712 ===== Add Users From Patron Search
713
714 . Go to *Search -> Search for Patrons*.
715 . Enter your search criteria.
716 . Use the checkboxes on each patron search result to select one or more
717 patrons.
718 . Click *Add to Bucket*.
719 . A list of Hold Groups, as well as other patron buckets, are visible.
720 (Only those Hold Groups created by the logged in user are visible.)
721 Choose the Hold Group to which you want to add the patron(s) or create a
722 new Hold Group.
723 . A message displays on the bottom right corner of the screen to confirm
724 whether the patrons were added successfully to the Hold Group.
725
726 ==== Edit An Existing Hold Group
727
728 . Go to *Circulation -> Hold Groups*.
729 . On the Hold Groups tab, double-click the Hold Group you wish to modify.
730 This will open the Hold Group in the Current Users tab.
731 . Click the Hold Groups button and choose Edit Hold Group.
732 . The *Edit Bucket* pop-up will open. You can edit the name, description,
733 owning library, or visibility.
734
735 ==== Place Holds For a Hold Group
736
737 Holds can be placed from the Hold Groups interface or by searching the
738 catalog. Staff must have MANAGE_BATCH_HOLDS permissions to place a batch
739 hold or cancel holds with this interface.
740
741 ===== From the Hold Groups Interface
742
743 . Go to *Circulation -> Hold Groups*.
744 . From the *Hold Groups* tab, double-click a Hold Group. The Hold Group
745 will open in the *Current Users* tab.
746 . Go to the *Hold Events* tab.
747 . Click on *New Hold Group Event*.
748 . Enter the *Record ID* number for the bibliographic record on which you
749 wish to place the hold.
750 . Use the checkbox to override all hold-blocking conditions possible if
751 desired.
752 . Click *Create Event*.
753
754 image::media/new_hold_group_event.png[New Hold Group Event]
755
756 ===== From Searching the Catalog
757
758 . Search the catalog to identify the record on which you wish to place a
759 hold
760 . Click “Place Hold” from the results or detailed record. The Hold
761 Placement page appears.
762 . Use the radio button to choose Place hold for patron Hold Group and use
763 the drop-down to choose the Hold Group from the
764 list.
765 +
766 image::media/catalog_place_hold.png[Hold Group From Catalog]
767 +
768 . Please note that most additional hold options (e.g., choosing the pickup
769 library or notification preferences) are disabled for holds placed by
770 Hold Group. Pickup location and notification preferences adhere to the
771 defaults for the respective patrons. Patrons can edit their notification
772 preferences and pickup locations from My Account on the public catalog
773 after the hold is placed. Holds may be suspended and an activate date
774 added if desired.
775 . Click Submit.
776
777 Holds can be cancelled from the Hold Events tab by selecting the hold
778 and using the Actions menu and choosing *Cancel Hold Group Event.*
779
780 ==== Deleting a Hold Group
781
782 Hold Groups can be deleted on the Current Users tab. Deleting a Hold
783 Group does not cancel any holds placed through the Hold Group.
784
785 . Go to *Circulation -> Hold Groups*.
786 . From the Hold Group tab, double-click the Hold Group you wish to delete.
787 This will open the Hold Group in the Current Users tab.
788 . Click the *Hold Groups* dropdown and choose *Delete Hold Group*.
789 +
790 image::media/delete_hold_group.png[Delete Hold Group]