docs/modules/cataloging/pages/copy-buckets_web_client.adoc

   1 = Item Buckets =
   2 :toc:
   3
   4 Item buckets are containers copy records can be put into to easily perform batch actions on.  Copies stay in buckets until they are removed.
   5
   6 The _Item Bucket_ interface is accessed by going to *Cataloguing* -> *Copy Buckets*.
   7
   8 image::media/copy-bucket-2.png[Cataloguing Menu]
   9
  10 NOTE: The words _copy_ and _item_ are used interchangeably in Evergreen.
  11
  12 == Managing Item Buckets ==
  13
  14 === Creating Item Buckets ===
  15
  16 Item buckets can be created in the _Item Bucket_ interface as well as on the fly when adding items to a bucket from
  17 a catalog search or from within the _Item Status_ interface.  For information on creating buckets on the fly see _Adding Copies to a Bucket_ (needs section ID).
  18
  19 1. In the _Item Bucket_ interface on the click *Buckets* in either the _Pending Copies_ or _Bucket View_ tab.
  20 +
  21 image::media/copy-bucket-new-1.png[Item Bucket Interface]
  22 +
  23 2. From the drop down menu select *New Bucket*.
  24 +
  25 image::media/copy-bucket-new-2.png[Item Bucket Interface]
  26 +
  27 3. Enter a _Name_ and a _Description_ (optional) for your bucket and click *Create Bucket*.
  28 +
  29 image::media/copy-bucket-new-3.png[Item Bucket Interface]
  30 +
  31 The bucket can also be set as _Publicly Visible_ at this time.
  32
  33 NOTE: The functionality for making buckets publicly visible does not appear to be in place at this time.
  34
  35 === Editing Item Buckets ===
  36
  37 1. In the _Item Bucket_ interface click *Buckets* in either the _Pending Copies_ or _Bucket View_ tab.
  38 +
  39 image::media/copy-bucket-new-1.png[Item Bucket Interface]
  40 +
  41 2. From the drop down menu select the bucket you would like to edit.  The bucket will load in the interface.
  42 3. Click on *Buckets*.
  43 4. From the drop down menu select *Edit Bucket*.
  44 +
  45 image::media/copy-bucket-edit-1.png[Item Bucket Interface]
  46 +
  47 5. Update the desired information and click *Apply Changes*.
  48 +
  49 image::media/copy-bucket-edit-2.png[Item Bucket Interface]
  50
  51 NOTE: The functionality for making buckets publicly visible does not appear to be in place at this time.
  52
  53 === Sharing Item Buckets ===
  54
  55 ==== Finding the Bucket ID ====
  56
  57 1. With the bucket open, look at the URL for the bucket ID.  Share this ID with the staff member who needs access to this bucket.
  58
  59 image::media/copy-bucket-share-1.png[Bucket ID URL]
  60
  61 ==== Opening a Shared Bucket ====
  62
  63 . In the _Item Bucket_ interface click *Buckets* in either the _Pending Copies_ or _Bucket View_ tab.
  64 +
  65 image::media/copy-bucket-new-1.png[Item Bucket Interface]
  66 +
  67 . From the drop down menu select *Shared Bucket*.
  68 +
  69 image::media/copy-bucket-share-2.png[Item Bucket Interface]
  70 +
  71 . Enter the bucket ID and click *Load Bucket*.
  72 +
  73 image::media/copy-bucket-share-3.png[Item Bucket Interface]
  74 +
  75 . The shared bucket will display and can be worked with the same as any bucket you own.
  76 +
  77 image::media/copy-bucket-share-4.png[Item Bucket Interface]
  78
  79 === Deleting Item Buckets ===
  80
  81 1. In the _Item Bucket_ interface click *Buckets* in either the _Pending Copies_ or _Bucket View_ tab.
  82 +
  83 image::media/copy-bucket-new-1.png[Item Bucket Interface]
  84 +
  85 2. From the drop down menu select the bucket you would like to delete.  The bucket will load in the interface.
  86 3. Click on *Buckets*.
  87 4. From the drop down menu select *Delete Bucket*.
  88 +
  89 image::media/copy-bucket-delete-1.png[Item Bucket Interface]
  90 +
  91 5. On the confirmation pop up click *Delete Bucket*.
  92 6. Refresh your screen.
  93
  94
  95 == Adding Copies to a Bucket ==
  96
  97 === From the Item Bucket Interface ===
  98
  99 1. In the _Item Bucket_ interface click on the *Pending Copies* tab.
 100 +
 101 image::media/copy-bucket-pending-1.png[Item Bucket Interface]
 102 +
 103 2. Scan in all of the items you wish to add to the bucket.
 104 +
 105 image::media/copy-bucket-pending-3.png[Item Bucket Interface]
 106 +
 107 3. Click on *Buckets*.
 108 4. From the drop down menu select the bucket you wish to add the items to.
 109 Alternatively you can create a *New Bucket* (link back to Item Bucket Interface section of Creating Copy Buckets).
 110 +
 111 image::media/copy-bucket-pending-2.png[Item Bucket Interface]
 112 +
 113 5. Use the check boxes to select the item(s) you wish to add to the bucket.
 114 6. Click *Actions*.
 115 7. From the drop down menu select *Add To Bucket*.
 116 +
 117 image::media/copy-bucket-pending-4.png[Item Bucket Interface]
 118 +
 119 8. The number of items in the bucket, displayed beside the bucket name, will update as will the number on the *Bucket View* tab.
 120 +
 121 image::media/copy-bucket-pending-5.png[Item Bucket Interface]
 122
 123 NOTE: Once you have added your selected items to a bucket you can deselect them, select other items on your pending list, and add those items to a different bucket.
 124
 125
 126 === From a Catalog Search ===
 127
 128 1. Retrieve the title through a catalog search.
 129 2. If it is not your default view click on the *Holdings View* tab.
 130 +
 131 image::media/copy-bucket-cat-1.png[Holdings View]
 132 +
 133 3. Use the check boxes to select the item(s) you would like to add to the bucket.
 134 4. Click *Actions*.
 135 5. From the drop down menu select *Add Items to Bucket*
 136 +
 137 image::media/copy-bucket-cat-2.png[Holdings View]
 138 +
 139 6. Enter a name for your bucket or select an existing from the drop down menu.
 140 7. Click *Add To New Bucket* or *Add To Selected Bucket*.
 141 +
 142 image::media/copy-bucket-cat-3.png[Item Bucket Interface]
 143 +
 144 8. Repeat steps 1 through 7 to add additional items.
 145
 146
 147 === From the Scan Item Interface ===
 148
 149 . Click on _Search_ -> _Search for Copies by Barcode_
 150 . Scan the barcode(s) of the item(s) you wish to add to the bucket.
 151 . Make sure that the items you want to add are selected (i.e. that the checkbox on the left
 152 side of the screen is checked.
 153 . Right click on one of the selected items.
 154 . Click _Add items to bucket_.
 155 . Choose the existing bucket that you'd like to add to, or create a new bucket.
 156
 157
 158 == Removing Copies from a Bucket ==
 159
 160 . Open the _Item Bucket_ interface.  By default you are on the *Bucket View* tab.
 161 +
 162 image::media/copy-bucket-remove-1.png[Item Bucket Interface]
 163 +
 164 . Click on *Buckets*.
 165 . From the drop down menu select the bucket containing the item(s) you would like to remove.
 166 +
 167 image::media/copy-bucket-remove-2.png[Item Bucket Interface]
 168 +
 169 . Use the check boxes to select the item(s) you wish to remove from the bucket.
 170 . Click *Actions*.
 171 . From the drop down menu select *Remove Selected Copies from Bucket*.
 172 +
 173 image::media/copy-bucket-remove-3.png[Item Bucket Interface]
 174 +
 175 . Your bucket will reload and the selected item(s) will no longer be in the bucket.
 176
 177 == Editing Copies in a Bucket ==
 178
 179 . Open the _Item Bucket_ interface.  By default you are on the *Bucket View* tab.
 180 +
 181 image::media/copy-bucket-remove-1.png[Item Bucket Interface]
 182 +
 183 . Click on *Buckets*.
 184 . From the drop down menu select the bucket containing the item(s) you would like to edit.
 185 +
 186 image::media/copy-bucket-remove-2.png[Item Bucket Interface]
 187 +
 188 . Use the check boxes to select the item(s) you wish to edit.
 189 . Click *Actions*.
 190 . From the drop down menu select *Edit Selected Copies*.
 191 +
 192 image::media/copy-bucket-edit-copy-1.png[Item Bucket Interface]
 193 +
 194 . The _Copy Editor_ will open in a new tab.  Make your edits and then click *Save and Exit*.
 195 +
 196 image::media/copy-bucket-edit-copy-2.png[Item Bucket Interface]
 197 +
 198 . Your items have been updated.
 199 +
 200 image::media/copy-bucket-edit-copy-3.png[Item Bucket Interface]
 201
 202 == Deleting Copies from the Catalog ==
 203
 204 . Open the _Item Bucket_ interface.  By default you are on the *Bucket View* tab.
 205 +
 206 image::media/copy-bucket-remove-1.png[Item Bucket Interface]
 207 +
 208 . Click on *Buckets*.
 209 . From the drop down menu select the bucket containing the item(s) you would like to delete from the catalog.
 210 +
 211 image::media/copy-bucket-remove-2.png[Item Bucket Interface]
 212 +
 213 . Use the check boxes to select the item(s) you wish to delete.
 214 . Click *Actions*.
 215 . From the drop down menu select *Delete Selected Copies from Catalog*.
 216 +
 217 image::media/copy-bucket-delete-copy-1.png[Item Bucket Interface]
 218 +
 219 . On the confirmation pop up click *OK/Continue*.
 220 +
 221 image::media/copy-bucket-delete-copy-2.png[Item Bucket Interface]
 222 +
 223 . The items have been deleted from the catalog.
 224
 225
 226 == Placing Holds on Copies in a Bucket ==
 227
 228 . Open the _Item Bucket_ interface.  By default you are on the *Bucket View* tab.
 229 +
 230 image::media/copy-bucket-remove-1.png[Item Bucket Interface]
 231 +
 232 . Click on *Buckets*.
 233 . From the drop down menu select the bucket containing the item(s) you would like to place a hold on.
 234 +
 235 image::media/copy-bucket-remove-2.png[Item Bucket Interface]
 236 +
 237 . Use the check boxes to select the item(s) you wish to delete.
 238 . Click *Actions*.
 239 . From the drop down menu select *Request Selected Copies*.
 240 +
 241 image::media/copy-bucket-request-1.png[Item Bucket Interface]
 242 +
 243 . Enter the barcode for the patron who the hold is for. By default the system enters the barcode of the account logged into the client.
 244 +
 245 image::media/copy-bucket-request-2.png[Item Bucket Interface]
 246 +
 247 . Select the correct _Pickup Library_.
 248 . Select the correct _Hold Type_. (More explanation of the hold types needed here.)
 249 . Click *OK*.
 250 . The hold has been placed.
 251
 252
 253 == Transferring Copies to Volumes ==
 254
 255 1. Retrieve the title through a catalog search.
 256 2. If it is not your default view click on the *Holdings View* tab.
 257 +
 258 image::media/copy-bucket-cat-1.png[Holdings View]
 259 +
 260 3. Use the check boxes to select the volume you would like to transfer the item(s) to.
 261 4. Click *Actions*.
 262 5. From the drop down menu select *Volume as Item Transfer Destination*
 263 +
 264 image::media/copy-bucket-transfer-1.png[Holdings View]
 265 +
 266 6. Open the _Item Bucket_ interface.  By default you are on the *Bucket View* tab.
 267 +
 268 image::media/copy-bucket-remove-1.png[Item Bucket Interface]
 269 +
 270 7. Click on *Buckets*.
 271 8. From the drop down menu select the bucket containing the item(s) you would like to transfer to the volume.
 272 +
 273 image::media/copy-bucket-remove-2.png[Item Bucket Interface]
 274 +
 275 9. Use the check boxes to select the item(s) you wish to transfer.
 276 10. Click *Actions*.
 277 11. From the drop down menu select *Transfer Selected Copies to Marked Volume*.
 278 +
 279 image::media/copy-bucket-transfer-2.png[Item Bucket Interface]
 280 +
 281 12. The item(s) is transferred.
 282 +
 283 image::media/copy-bucket-transfer-3.png[Item Bucket Interface]
 284
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