docs/circulation/booking.txt

   1 Booking Module
   2 --------------
   3
   4 Creating a Booking Reservation
   5 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
   6
   7 Only staff members may create reservations. A reservation can be started from a patron record, or a booking resource. To reserve catalogued items, you may start from searching the catalogue, if you do not know the booking item's barcode.
   8
   9 To create a reservation from a patron record
  10 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  11
  12 1) Retrieve the patron’s record.
  13
  14 2) Select Other --> Booking --> Create or Cancel Reservations. This takes you to the Reservations Screen.
  15
  16 image::media/booking-create-1_web_client.png[]
  17
  18 3) For non-catalogued items, choose a Bookable Resource Type and click Next. For catalogued items, enter the barcode in Enter the barcode of a catalogued, bookable resource box, then click Next beside the box.
  19
  20 image::media/booking-create-2_web_client.png[]
  21
  22 4) For non-catalogued resources, the Bookable Resource Type and the items associated with the type will appear.
  23
  24 image::media/booking-create-3_web_client.png[]
  25
  26 For catalogued items, the title and the item will display in the box.
  27
  28 5) Select the date and time for the reservation in *I need this resource...* area. Click the date field. A calendar widget will be displayed for you to choose a date. Click the time field to choose time from the dropdown list.
  29
  30 image::media/booking-create-4_web_client.png[]
  31
  32 [NOTE]
  33 If incorrect date and time is selected, the date/time boxes will appear in red. For example, if the time for which the reservation is set has already passed, the boxes will appear in red. There must be at least 15 minutes between the creation of the reservation and the start time of the reservation.
  34
  35 6) For non-catalogued resources, patrons may specify special feature(s), if any, of the resource. With these attributes: allows you to do so. For example, if a patron is booking a laptop he/she can choose between PC and Mac and even choose a specific operating system if they need to. Click the drop down arrow to select your option from the list.
  36
  37 image::media/booking-create-5_web_client.png[]
  38
  39 7) Select the pickup location from the dropdown list.
  40
  41 image::media/booking-create-6_web_client.png[]
  42
  43 8) If there are multiple copies of the resource and any item listed is acceptable, click Reserve Any. To choose a specific item, select it
  44 and then click Reserve Selected.
  45
  46 image::media/booking-create-7.png[]
  47
  48 9) A message will confirm that the action succeeded. Click OK on the prompt.
  49
  50 10) The screen will refresh and the reservation will appear below the patron’s name at the bottom of the screen.
  51
  52 image::media/booking-create-9_web_client.png[]
  53
  54 To create a reservation from a booking resource
  55 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  56
  57 You need to know the barcode of the patron when you create a reservation for him/her from a booking resource.
  58
  59 1) From the Booking menu, select Create Reservations
  60
  61 image::media/booking-create-module-1_web_client.png[]
  62
  63 2) Choose a Bookable Resource Type and click Next or enter the barcode of a catalogued resource and click Next.
  64
  65 image::media/booking-create-module-2.png[]
  66
  67 3) For non-catalogued resources, a screen showing the Bookable Resource Type and the items associated with the type will appear.
  68
  69 image::media/booking-create-module-3_web_client.png[]
  70
  71 For catalogued resources, the title and item will appear.
  72
  73 4) Enter the user’s barcode in the Reserve to patron barcode box. The user’s existing reservations, if any, will appear at the bottom of the screen.
  74
  75 image::media/booking-create-module-4_web_client.png[]
  76
  77 5) Select the date and time for the reservation in *I need this resource...* area. Click the date field. A calendar widget will be displayed for you to choose a date. Click the time field to choose time from the dropdown list.
  78
  79 image::media/booking-create-4_web_client.png[]
  80
  81 [NOTE]
  82 If incorrect date and time is selected, the date/time boxes will appear in red. For example, if the time for which the reservation is set has already passed, the boxes will appear in red. The times must be set correctly for the reservation to be created. There must be at least 15 minutes between the creation of the reservation and the start time of the reservation.
  83
  84
  85 6) For non-catalogued resources, patrons may specify special feature(s), if any, of the resource. The With these attributes: allows you to do so. For example, if a patron is booking a laptop they can choose between PC and Mac and even choose a specific operating system if they need to. Click the dropdown arrow to select your option from the list.
  86
  87 image::media/booking-create-5_web_client.png[]
  88
  89 7) Select the pickup location from the dropdown list.
  90
  91 image::media/booking-create-6_web_client.png[]
  92
  93 8) If there are multiple copies of the resource and any item listed is acceptable, click Reserve Any. To choose a specific item, select it and then click Reserve Selected.
  94
  95 image::media/booking-create-7.png[]
  96
  97 9) A message will confirm that the action succeeded. Click OK on the prompt.
  98
  99 10) The screen will refresh and the reservation will appear below the patron’s name at the bottom of the screen.
 100
 101 image::media/booking-create-9_web_client.png[]
 102
 103
 104 Search the catalogue to create a reservation
 105 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 106
 107 If you would like to reserve a catalogued item but do not know the item barcode, you may start with a catalogue search.
 108
 109 1) In the staff client, select Cataloguing --> Search the Catalogue or keyboard shortcut F3 to search for the item you wish to reserve. You may search by any bibliographic information.
 110
 111 2) Click the title to display the record summary. In the Copy Summary, select Copy Details in Actions column.
 112
 113 3) The Copy Details will appear in a new row. In the barcode column, click the book now link.
 114
 115 4) A screen showing the title and barcodes of available copies will appear.
 116
 117 5) Enter the user’s barcode in the Reserve to patron barcode box. The user’s existing reservations, if any, will appear at the bottom of the screen.
 118
 119 6) Select the date and time in *I need this resource...* section. If the date and time set is incorrect the boxes appear in red. For example, if the time for which the reservation is set has already passed, the boxes will appear in red.
 120
 121 7) Select pickup location. If there are multiple copies and any of the listed items is acceptable, click Reserve Any. To choose a specific item, select it and then click Reserve Selected.
 122
 123 8) A message will confirm that the action succeeded. Click OK on the prompt.
 124
 125 9) The screen will refresh, and the reservation will appear below the user’s name.
 126
 127 [NOTE]
 128 Reservations on catalogued items can be created on Item Status (F5) screen. Select the item, then Actions for Selected Items → Book Item Now.
 129
 130 Reservation Pull List
 131 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 132
 133 Reservation pull list can be generated dynamically on the Staff Client.
 134
 135 1) To create a pull list, select Booking --> Pull List.
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 137 image::media/booking-pull-1_web_client.png[]
 138
 139 2) You can decide how many days in advance you would like to pull reserved items. Enter the number of days in the box adjacent to Generate list for this many days hence. For example, if you would like to pull items that are needed today, you can enter 1 in the box, and you will retrieve items that need to be pulled today.
 140
 141 3) Click Fetch to retrieve the pull list.
 142
 143 image::media/booking-pull-2.png[]
 144
 145 4) The pull list will appear. Click Print to print the pull list.
 146
 147 image::media/booking-pull-3.png[]
 148
 149 Capturing Items for Reservations
 150 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 151
 152 Reservations must be captured before they are ready to be picked up by the patron.
 153
 154 [CAUTION]
 155 Always capture reservations in Booking Module. Check In function in Circulation does not function the same as Capture Resources.
 156
 157 1) In the staff client, select Booking --> Capture Resources.
 158
 159 image::media/booking-capture-1_web_client.png[]
 160
 161 2) Scan the item barcode or type the barcode then click Capture.
 162
 163 image::media/booking-capture-2_web_client.png[]
 164
 165 3) The message Capture succeeded will appear to the right. Information about the item will appear below the message. Click Print button to print a slip for the reservation.
 166
 167 image::media/booking-capture-3.png[]
 168
 169
 170 Picking Up Reservations
 171 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 172
 173 [CAUTION]
 174 Always use the dedicated Booking Module interfaces for tasks related to reservations. Items that have been captured for a reservation cannot be checked out using the Check Out interface, even if the patron is the reservation recipient.
 175
 176 1) Ready-for-pickup reservations can be listed from Other --> Booking --> Pick Up Reservations within a patron record or Booking --> Pick Up Reservations.
 177
 178
 179 image::media/booking-pickup-1_web_client.png[]
 180
 181 image::media/booking-pickup-module-1_web_client.png[]
 182
 183
 184 2) Scan the patron barcode if using Booking --> Pick Up Reservations.
 185
 186 3) The reservation(s) available for pickup will display. Select those you want to pick up and click Pick Up.
 187
 188 image::media/booking-pickup-2.png[]
 189
 190 4) The screen will refresh to show that the patron has picked up the reservation(s).
 191
 192 image::media/booking-pickup-3.png[]
 193
 194
 195 Returning Reservations
 196 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 197
 198 [CAUTION]
 199 When a reserved item is brought back, staff must use the Booking Module to return the reservation.
 200
 201 1) To return reservations, select Booking --> Return Reservations
 202
 203 image::media/booking-return-module-1.png[]
 204
 205 2) You can return the item by patron or item barcode. Here we choose Resource to return by item barcode. Scan or enter the barcode, and click Go.
 206
 207 image::media/booking-return-module-2.png[]
 208
 209 3) A pop up box will tell you that the item was returned. Click OK on the prompt.
 210
 211 4) If we select Patron on the above screen, after scanning the patron's barcode, reservations currently out to that patron are displayed. Highlight the reservations you want to return, and click Return.
 212
 213 image::media/booking-return-2.png[]
 214
 215 5) The screen will refresh to show any resources that remain out and the reservations that have been returned.
 216
 217 image::media/booking-return-module-4.png[]
 218
 219 [NOTE]
 220 Reservations can be returned from within patron records by selecting Other --> Booking --> Return Reservations
 221
 222 Cancelling a Reservation
 223 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 224
 225 A reservation can be cancelled in a patron’s record or reservation creation screen.
 226
 227 Cancel a reservation from the patron record
 228 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 229
 230 1) Retrieve the patron's record.
 231
 232 2) Select Other --> Booking --> Create or Cancel Reservations.
 233
 234 image::media/booking-create-1_web_client.png[]
 235
 236 3) The existing reservations will appear at the bottom of the screen.
 237
 238 image::media/booking-cancel-1.png[]
 239
 240 4) Highlight the reservation that you want to cancel. Click Cancel Selected.
 241
 242 image::media/booking-cancel-2.png[]
 243
 244 [NOTE]
 245 Use Shift or Ctrl on keyboard and mouse click to select multiple reservations if needed.
 246
 247 5) A pop-up window will confirm the cancellation. Click OK on the prompt.
 248
 249 6) The screen will refresh, and the cancelled reservation(s) will disappear.
 250
 251 image::media/booking-cancel-4.png[]
 252
 253 Cancel a reservation on reservation creation screen
 254 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 255
 256 1) Access the reservation creation screen by selecting Booking --> Create Reservations.
 257
 258 2) Select any Bookable Resource Type, then click Next.
 259
 260 3) Scan or type in the patron barcode in Reserve to Patron box then hit Enter.
 261
 262 4) Patron's existing reservations will display at the bottom of the screen.
 263
 264 5) Select those that you want to cancel, then click Cancel Selected.
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