docs/cataloging/monograph_parts.adoc

   1 Monograph Parts
   2 ---------------
   3
   4 *Monograph Parts* enables you to differentiate between parts of
   5 monographs or other multi-part items.  This feature enables catalogers
   6 to describe items more precisely by labeling the parts of an item.  For
   7 example, catalogers might identify the parts of a monograph or the discs
   8 of a DVD set.  This feature also allows patrons more flexibility when
   9 placing holds on multi-part items.  A patron could place a hold on a
  10 specific disc of a DVD set if they want to access a specific season or
  11 episode rather than an entire series.
  12
  13 Four new permissions are used by this functionality:
  14
  15 * CREATE_MONOGRAPH_PART
  16 * UPDATE_MONOGRAPH_PART
  17 * DELETE_MONOGRAPH_PART
  18 * MAP_MONOGRAPH_PART
  19
  20 These permissions should be assigned at the consortial level to those
  21 groups or users that will make use of the features described below.
  22
  23
  24 Add a Monograph Part to an Existing Record
  25 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  26
  27 To add a monograph part to an existing record in the catalog:
  28
  29 . Retrieve a record.
  30
  31 . Click the *Manage Parts* tab.
  32 +
  33 image::media/manage_parts_menu.jpg[Menu: Manage Parts]
  34
  35 . Click the *New Monograph Part* button
  36
  37 . Enter the *label* that you want to appear to the user in the catalog,
  38 and click *Save*.  This will create a list of monograph parts from which
  39 you can choose when you create a volume and copy.
  40 +
  41 image::media/monograph_parts2.jpg[monograph_parts2]
  42
  43 . Add a volume and copy.  To add a volume and copy to your workstation
  44 library, click the *Add Volumes* button in the *Record Summary* area above the tabs.
  45 +
  46 To add a volume and copy to your workstation library or other libraries,
  47 click the *Holdings View* tab, right-click the appropriate
  48 library, and choose *Add -> Volumes and Copies*.
  49 +
  50 image::media/monograph_parts3.jpg[monograph_parts3]
  51
  52 . The *Unified Volume/Copy Creator* opens. Enter the number of volumes
  53 that you want to add to the catalog and the volume description.
  54
  55 . Enter the number of copies and barcode(s) of each item.
  56
  57 . Choose the part label from the *Part* drop down menu.
  58 +
  59 image::media/monograph_parts4.jpg[monograph_parts4]
  60
  61 . Apply a template to the copies, or edit fields in the *Working Copies* section below.
  62 +
  63 image::media/monograph_parts5.jpg[monograph_parts5]
  64
  65 . Click *Store Selected* when those copies are ready.
  66
  67 . Review your completed copies on the "Completed Copies" tab.
  68
  69 . When all copies have been stored and reviewed, click "Save & Exit".
  70 +
  71 NOTE: If you are only making one set of changes, you can simply click
  72 *Save & Exit* and skip the *Store Selected* stage.
  73
  74 . The *Holdings View* tab now shows the new part information. These fields
  75 also appear in the OPAC View.
  76 +
  77 image::media/manage_parts_opac.png[Catalog Record showing copies with part details]
  78
  79 Monograph Part Merging
  80 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  81
  82 The monograph part list for a bibliographic record may, over time, diverge from
  83 the proscribed format, resulting in multiple labels for what are essentially the
  84 same item.  For instance, ++Vol.{nbsp}1++ may have variants
  85 like ++V.1++, ++Vol{nbsp}1++, or ++{nbsp}Vol.{nbsp}1++ (leading
  86 space). Merging parts will allow cataloging staff to collapse the variants into
  87 one value.
  88
  89 In the Monograph Parts display:
  90
  91 . Click the checkbox for all items you wish to merge including the one you wish
  92 to prevail when done.
  93 . Click on the ``Merge Selected'' button. A pop-up window will list the selected
  94 items in a monospaced font, with blanks represented by a middle-dot character
  95 for more visibility.
  96 . Click on the item you wish to prevail.
  97
  98 The undesired part labels will be deleted, and any copies that previously used
  99 those labels will now use the prevailing label