docs/cataloging/copy-buckets_web_client.adoc

   1 Copy Buckets
   2 ------------
   3
   4 Copy buckets are containers copy records can be put into to easily perform batch actions on.  Copies stay in buckets until they are removed.
   5
   6 The _Copy Bucket_ interface is accessed by going to *Cataloguing* -> *Copy Buckets*.
   7
   8 image::media/copy-bucket-2.png[Cataloguing Menu]
   9
  10 NOTE: The words _copy_ and _item_ are used interchangeably in Evergreen.
  11
  12 Managing Copy Buckets
  13 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  14
  15 Creating Copy Buckets
  16 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  17
  18 Copy buckets can be created in the _Copy Bucket_ interface as well as on the fly when adding copies to a bucket from
  19 a catalogue search or from within the _Item Status_ interface.  For information on creating buckets on the fly see _Adding Copies to a Bucket_ (needs section ID).
  20
  21 1. In the _Copy Bucket_ interface on the click *Buckets* in either the _Pending Copies_ or _Bucket View_ tab.
  22 +
  23 image::media/copy-bucket-new-1.png[Copy Bucket Interface]
  24 +
  25 2. From the drop down menu select *New Bucket*.
  26 +
  27 image::media/copy-bucket-new-2.png[Copy Bucket Interface]
  28 +
  29 3. Enter a _Name_ and a _Description_ (optional) for your bucket and click *Create Bucket*.
  30 +
  31 image::media/copy-bucket-new-3.png[Copy Bucket Interface]
  32 +
  33 The bucket can also be set as _Publicly Visible_ at this time.
  34
  35 NOTE: The functionality for making buckets publicly visible does not appear to be in place at this time.
  36
  37 Editing Copy Buckets
  38 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  39
  40 1. In the _Copy Bucket_ interface click *Buckets* in either the _Pending Copies_ or _Bucket View_ tab.
  41 +
  42 image::media/copy-bucket-new-1.png[Copy Bucket Interface]
  43 +
  44 2. From the drop down menu select the bucket you would like to edit.  The bucket will load in the interface.
  45 3. Click on *Buckets*.
  46 4. From the drop down menu select *Edit Bucket*.
  47 +
  48 image::media/copy-bucket-edit-1.png[Copy Bucket Interface]
  49 +
  50 5. Update the desired information and click *Apply Changes*.
  51 +
  52 image::media/copy-bucket-edit-2.png[Copy Bucket Interface]
  53
  54 NOTE: The functionality for making buckets publicly visible does not appear to be in place at this time.
  55
  56 Sharing Copy Buckets
  57 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  58
  59 Finding the Bucket ID
  60 +++++++++++++++++++++
  61
  62 1. With the bucket open, look at the URL for the bucket ID.  Share this ID with the staff member who needs access to this bucket.
  63
  64 image::media/copy-bucket-share-1.png[Bucket ID URL]
  65
  66 Opening a Shared Bucket
  67 +++++++++++++++++++++++
  68
  69 . In the _Copy Bucket_ interface click *Buckets* in either the _Pending Copies_ or _Bucket View_ tab.
  70 +
  71 image::media/copy-bucket-new-1.png[Copy Bucket Interface]
  72 +
  73 . From the drop down menu select *Shared Bucket*.
  74 +
  75 image::media/copy-bucket-share-2.png[Copy Bucket Interface]
  76 +
  77 . Enter the bucket ID and click *Load Bucket*.
  78 +
  79 image::media/copy-bucket-share-3.png[Copy Bucket Interface]
  80 +
  81 . The shared bucket will display and can be worked with the same as any bucket you own.
  82 +
  83 image::media/copy-bucket-share-4.png[Copy Bucket Interface]
  84
  85 Deleting Copy Buckets
  86 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  87
  88 1. In the _Copy Bucket_ interface click *Buckets* in either the _Pending Copies_ or _Bucket View_ tab.
  89 +
  90 image::media/copy-bucket-new-1.png[Copy Bucket Interface]
  91 +
  92 2. From the drop down menu select the bucket you would like to delete.  The bucket will load in the interface.
  93 3. Click on *Buckets*.
  94 4. From the drop down menu select *Delete Bucket*.
  95 +
  96 image::media/copy-bucket-delete-1.png[Copy Bucket Interface]
  97 +
  98 5. On the confirmation pop up click *Delete Bucket*.
  99 6. Refresh your screen.
 100
 101
 102 Adding Copies to a Bucket
 103 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 104
 105 From the Copy Bucket Interface
 106 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 107
 108 1. In the _Copy Bucket_ interface click on the *Pending Copies* tab.
 109 +
 110 image::media/copy-bucket-pending-1.png[Copy Bucket Interface]
 111 +
 112 2. Scan in all of the items you wish to add to the bucket.
 113 +
 114 image::media/copy-bucket-pending-3.png[Copy Bucket Interface]
 115 +
 116 3. Click on *Buckets*.
 117 4. From the drop down menu select the bucket you wish to add the items to.
 118 Alternatively you can create a *New Bucket* (link back to Copy Bucket Interface section of Creating Copy Buckets).
 119 +
 120 image::media/copy-bucket-pending-2.png[Copy Bucket Interface]
 121 +
 122 5. Use the check boxes to select the item(s) you wish to add to the bucket.
 123 6. Click *Actions*.
 124 7. From the drop down menu select *Add To Bucket*.
 125 +
 126 image::media/copy-bucket-pending-4.png[Copy Bucket Interface]
 127 +
 128 8. The number of items in the bucket, displayed beside the bucket name, will update as will the number on the *Bucket View* tab.
 129 +
 130 image::media/copy-bucket-pending-5.png[Copy Bucket Interface]
 131
 132 NOTE: Once you have added your selected items to a bucket you can deselect them, select other items on your pending list, and add those items to a different bucket.
 133
 134
 135 From a Catalogue Search
 136 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 137
 138 1. Retrieve the title through a catalogue search.
 139 2. If it is not your default view click on the *Holdings View* tab.
 140 +
 141 image::media/copy-bucket-cat-1.png[Holdings View]
 142 +
 143 3. Use the check boxes to select the item(s) you would like to add to the bucket.
 144 4. Click *Actions*.
 145 5. From the drop down menu select *Add Items to Bucket*
 146 +
 147 image::media/copy-bucket-cat-2.png[Holdings View]
 148 +
 149 6. Enter a name for your bucket or select an existing from the drop down menu.
 150 7. Click *Add To New Bucket* or *Add To Selected Bucket*.
 151 +
 152 image::media/copy-bucket-cat-3.png[Copy Bucket Interface]
 153 +
 154 8. Repeat steps 1 through 7 to add additional copies.
 155
 156
 157 From the Scan Item Interface
 158 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 159
 160 . Click on _Search_ -> _Search for Copies by Barcode_
 161 . Scan the barcode(s) of the item(s) you wish to add to the bucket.
 162 . Make sure that the items you want to add are selected (i.e. that the checkbox on the left
 163 side of the screen is checked.
 164 . Right click on one of the selected items.
 165 . Click _Add items to bucket_.
 166 . Choose the existing bucket that you'd like to add to, or create a new bucket.
 167
 168
 169 Removing Copies from a Bucket
 170 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 171
 172 . Open the _Copy Bucket_ interface.  By default you are on the *Bucket View* tab.
 173 +
 174 image::media/copy-bucket-remove-1.png[Copy Bucket Interface]
 175 +
 176 . Click on *Buckets*.
 177 . From the drop down menu select the bucket containing the item(s) you would like to remove.
 178 +
 179 image::media/copy-bucket-remove-2.png[Copy Bucket Interface]
 180 +
 181 . Use the check boxes to select the item(s) you wish to remove from the bucket.
 182 . Click *Actions*.
 183 . From the drop down menu select *Remove Selected Copies from Bucket*.
 184 +
 185 image::media/copy-bucket-remove-3.png[Copy Bucket Interface]
 186 +
 187 . Your bucket will reload and the selected item(s) will no longer be in the bucket.
 188
 189 Editing Copies in a Bucket
 190 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 191
 192 . Open the _Copy Bucket_ interface.  By default you are on the *Bucket View* tab.
 193 +
 194 image::media/copy-bucket-remove-1.png[Copy Bucket Interface]
 195 +
 196 . Click on *Buckets*.
 197 . From the drop down menu select the bucket containing the item(s) you would like to edit.
 198 +
 199 image::media/copy-bucket-remove-2.png[Copy Bucket Interface]
 200 +
 201 . Use the check boxes to select the item(s) you wish to edit.
 202 . Click *Actions*.
 203 . From the drop down menu select *Edit Selected Copies*.
 204 +
 205 image::media/copy-bucket-edit-copy-1.png[Copy Bucket Interface]
 206 +
 207 . The _Copy Editor_ will open in a new tab.  Make your edits and then click *Save and Exit*.
 208 +
 209 image::media/copy-bucket-edit-copy-2.png[Copy Bucket Interface]
 210 +
 211 . Your items have been updated.
 212 +
 213 image::media/copy-bucket-edit-copy-3.png[Copy Bucket Interface]
 214
 215 Deleting Copies from the Catalogue
 216 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 217
 218 . Open the _Copy Bucket_ interface.  By default you are on the *Bucket View* tab.
 219 +
 220 image::media/copy-bucket-remove-1.png[Copy Bucket Interface]
 221 +
 222 . Click on *Buckets*.
 223 . From the drop down menu select the bucket containing the item(s) you would like to delete from the catalogue.
 224 +
 225 image::media/copy-bucket-remove-2.png[Copy Bucket Interface]
 226 +
 227 . Use the check boxes to select the item(s) you wish to delete.
 228 . Click *Actions*.
 229 . From the drop down menu select *Delete Selected Copies from Catalog*.
 230 +
 231 image::media/copy-bucket-delete-copy-1.png[Copy Bucket Interface]
 232 +
 233 . On the confirmation pop up click *OK/Continue*.
 234 +
 235 image::media/copy-bucket-delete-copy-2.png[Copy Bucket Interface]
 236 +
 237 . The items have been deleted from the catalogue.
 238
 239
 240 Placing Holds on Copies in a Bucket
 241 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 242
 243 . Open the _Copy Bucket_ interface.  By default you are on the *Bucket View* tab.
 244 +
 245 image::media/copy-bucket-remove-1.png[Copy Bucket Interface]
 246 +
 247 . Click on *Buckets*.
 248 . From the drop down menu select the bucket containing the item(s) you would like to place a hold on.
 249 +
 250 image::media/copy-bucket-remove-2.png[Copy Bucket Interface]
 251 +
 252 . Use the check boxes to select the item(s) you wish to delete.
 253 . Click *Actions*.
 254 . From the drop down menu select *Request Seleted Copies*.
 255 +
 256 image::media/copy-bucket-request-1.png[Copy Bucket Interface]
 257 +
 258 . Enter the barcode for the patron who the hold is for. By default the system enters the barcode of the account logged into the client.
 259 +
 260 image::media/copy-bucket-request-2.png[Copy Bucket Interface]
 261 +
 262 . Select the correct _Pickup Library_.
 263 . Select the correct _Hold Type_. (More explanation of the hold types needed here.)
 264 . Click *OK*.
 265 . The hold has been placed.
 266
 267
 268 Transferring Copies to Volumes
 269 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 270
 271 1. Retrieve the title through a catalogue search.
 272 2. If it is not your default view click on the *Holdings View* tab.
 273 +
 274 image::media/copy-bucket-cat-1.png[Holdings View]
 275 +
 276 3. Use the check boxes to select the volume you would like to transfer the item(s) to.
 277 4. Click *Actions*.
 278 5. From the drop down menu select *Volume as Item Transfer Destination*
 279 +
 280 image::media/copy-bucket-transfer-1.png[Holdings View]
 281 +
 282 6. Open the _Copy Bucket_ interface.  By default you are on the *Bucket View* tab.
 283 +
 284 image::media/copy-bucket-remove-1.png[Copy Bucket Interface]
 285 +
 286 7. Click on *Buckets*.
 287 8. From the drop down menu select the bucket containing the item(s) you would like to transfer to the volume.
 288 +
 289 image::media/copy-bucket-remove-2.png[Copy Bucket Interface]
 290 +
 291 9. Use the check boxes to select the item(s) you wish to transfer.
 292 10. Click *Actions*.
 293 11. From the drop down menu select *Transfer Selected Copies to Marked Volume*.
 294 +
 295 image::media/copy-bucket-transfer-2.png[Copy Bucket Interface]
 296 +
 297 12. The item(s) is transferred.
 298 +
 299 image::media/copy-bucket-transfer-3.png[Copy Bucket Interface]
 300
 301
 302
 303
 304
 305