docs/cataloging/cataloging_electronic_resources.adoc

   1 Cataloging Electronic Resources -- Finding Them in Catalog Searches
   2 -------------------------------------------------------------------
   3 There are two ways to make electronic resources visible in the catalog without
   4 adding copies to the record:
   5
   6 . Adding a Located URI to the record
   7 . Attaching the record to a bib source that is transcendent
   8
   9 The Located URI approach is useful for Evergreen sites where libraries have
  10 access to different electronic resources. The transcendent bib source approach
  11 is useful if all libraries have access to the same electronic resources.
  12
  13 Another difference between the two approaches is that electronic resources with
  14 Located URI's never appear in results where the search is limited to a specific
  15 copy location(s). In contrast, transcendent electronic resources will appear in
  16 results limited to any copy location.
  17
  18 Adding a Located URI to the Record
  19 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  20 A Located URI allows you to add the short name for the owning library to the 856
  21 field to indicate which organizational units should be able to find the
  22 resource. The owning organizational unit can be a branch, system, or consortium.
  23
  24 A global flag called _When enabled, Located URIs will provide visibility
  25 behavior identical to copies_ will determine where these resources will appear
  26 in search results. This flag is available through *Admin* -> *Server
  27 Administration* -> *Global Flags*.
  28
  29 If the _When enabled, Located URIs will provide visibility behavior identical
  30 to copies_ flag is set to False (default behavior):
  31
  32 * When the user's search scope is set at the owning organizational unit or to
  33 a child of the owning organizational unit, the record will appear in search
  34 results.
  35 * When a logged-in user's preferred search library is set to the owning
  36 organizational unit or to a child of that owning organizational unit, the record
  37 will appear regardless of search scope.
  38
  39 If the _When enabled, Located URIs will provide visibility behavior identical
  40 to copies_ flag is set to True:
  41
  42 * When the user's search scope is set at the owning organizational unit, at a
  43 child of the owning organizational unit, or at a parent of the owning
  44 organizational unit, the record will appear in search results.
  45 * When a logged-in user's preferred search library is set to the owning
  46 organizational unit, to a child of the owning organizational unit, or to a
  47 parent (with the exception of the consortium) of the owning organizational unit,
  48 the record will appear regardless of search scope.
  49
  50
  51 To add a located URI to the record:
  52
  53 . Open the record in _MARC Edit_
  54 . Add a subfield 9 to the 856 field of the record and enter the short name of
  55 the organizational unit for the value. Make sure there is a 4 entered as the
  56 first indicator and a 0 entered as the second indicator.
  57 For example:
  58 +
  59 '856 40 $u http://lwn.net $y Linux Weekly News $9 BR1'
  60 +
  61 would make this item visible to people searching in a library scope of BR1 or to
  62 logged-in users who have set BR1 as their preferred search library.
  63 +
  64 [NOTE]
  65 If multiple organizational units own the resource, you can enter more than one
  66 subfield 9 to the 856 field or you can enter multiple 856 fields with a subfield
  67 9 to the record
  68 +
  69 . Save the record
  70
  71 [NOTE]
  72 When troubleshooting located URIs, check to make sure there are no spaces either
  73 before or after the organizational unit short name.
  74
  75 Located URI Example 1
  76 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  77
  78 The _When enabled, Located URIs will provide visibility behavior identical to
  79 copies_ flag is set to False (default behavior)
  80
  81 The Record has two 856 fields: one with SYS1 in subfield 9 and the other with
  82 BR4 in subfield 9
  83
  84 * Any user searching SYS1 or any of its children (BR1, BR2, SL1) will find the
  85 record. These users will only see the URL belonging to SYS1.
  86 * Any user searching BR4 will find the record. These users will only see the
  87 URL belonging to BR4.
  88 * A user searching SYS2 will NOT find the record because SYS2 is a parent of
  89 an owning org unit, not a child. The same thing happens if the user is searching
  90 the consortium. In this case, the system assumes the user is unlikely to
  91 have access to this resource and therefore does not retrieve it.
  92 * A logged-in user with a preferred search library of BR4 will find the record
  93 at any search scope. This user will see the URL belonging to BR4. Because this
  94 user previously identified a preference for using this library, the system
  95 assumes the user is likely to have access to this resource.
  96 * A logged-in user with a preferred search library of BR4 who is searching SYS1
  97 or any of its children will also retrieve the record. In this case, the user
  98 will see both URLs, the one belonging to SYS1 because the search library matches
  99 or is a child of the owning organizational unit and the one belonging to BR4
 100 because it matches or is a child of the preferred search library. The URL
 101 belonging to the search library (if it is an exact match, not a child) will sort
 102 to the top.
 103
 104 Located URI Example 2
 105 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 106
 107 The _When enabled, Located URIs will provide visibility behavior identical to
 108 copies_ flag is set to True
 109
 110 The Record has two 856 fields: one with SYS1 in subfield 9 and the other with
 111 BR4 in subfield 9
 112
 113 * Any user searching SYS1 or any of its children (BR1, BR2, SL1) will find the
 114 record. These users will only see the URL belonging to SYS1.
 115 * Any user searching BR4 will find the record. These users will only see the
 116 URL belonging to BR4.
 117 * Any user searching the consortium will find the record. These users will see
 118 both URLs in the record. In this case, the system sees this user as a potential
 119 user of SYS2 or BR4 and therefore offers them the option of accessing the
 120 resource through either URL.
 121 * A user searching SYS2 will find the record because SYS2 is a parent of
 122 an owning org unit. The user will see the URL belonging to BR4. Once again,
 123 the system sees this user as a potential user of BR4 and therefore offers
 124 them the option of accessing this resource.
 125 * A user searching BR3 will NOT find the record because BR3 is neither a child
 126 nor a parent of an owning organizational unit.
 127 * A logged-in user with a preferred search library of BR4 who is searching BR3
 128 will find the record. This user will see the URL belonging to BR4. Because this
 129 user previously identified a preference for using this library, the system
 130 assumes the user is likely to have access to this resource.
 131 * A logged-in user with a preferred search library of BR4 who is searching SYS1
 132 or any of its children will also retrieve the record. In this case, the user
 133 will see both URLs, the one belonging to SYS1 because the search library matches
 134 or is a child of the owning organizational unit and the one belonging to BR4
 135 because it matches or is a child of the preferred search library. The URL
 136 belonging to the search library (if it is an exact match, not a child) will sort
 137 to the top.
 138
 139 Using Transcendent Bib Sources for Electronic Resources
 140 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 141 Connecting a bib record to a transcendent bib source will make the record
 142 visible in search results regardless of the user's search scope.
 143
 144 To start, you need to create a transcendent bib source by adding it to
 145 'config.bib_source' in the Evergreen database and setting the _transcendant_
 146 field to true. For example:
 147
 148 +# INSERT INTO config.bib_source(quality, source, transcendant, can_have_copies)
 149 VALUES (50, `ebooks', TRUE, FALSE);+
 150
 151 [NOTE]
 152 If you want to allow libraries to add copies to these records, set the
 153 _can_have_copies_ field to _TRUE_. If you want to prevent libraries from adding
 154 copies to these records, set the _can_have_copies_ field to _FALSE_.
 155
 156 When adding or uploading bib records for electronic resources, set the
 157 bibliographic source for the record to the newly-created transcendent
 158 bibliographic source. Using the staff client, the bibliographic source can be
 159 selected in the _MARC Batch Import_ interface when importing new, non-matching
 160 records or in the _MARC Edit_ interface when editing existing records.
 161
 162