docs/cataloging/authorities.txt

   1 Managing Authorities
   2 --------------------
   3 This section describes how you can create, import, view, modify, merge, and delete authority records in Evergreen.
   4
   5 Creating Authorities
   6 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
   7 Currently in Evergreen to create a new authority record, as opposed to importing an authority record, you
   8 need to have a bib record open in the bib MARC editor.
   9
  10 * For example, if you want to create a new author
  11 authority you need to have a bib record that has a bib 1xx or 7xx tag with the main entry filled out.
  12 * Then you need to right click on that 1xx or 7xx tag. In the context menu that shows up, select _Create
  13 New Authority from this field_, then select either _Create Immediately_ or _Create and Edit..._.
  14 * If you
  15 choose _Create and Edit..._, after the authority MARC editor opens you need to click on the _Save_ button
  16 to finally add the new authority record to your system.
  17
  18
  19 Importing Authorities
  20 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  21 . Click *Cataloging -> MARC Batch Import/Export.*
  22 . You may create a queue to better track this import project.  If you do not create a new queue, it will automatically put your records into a default queue named *-*.
  23 . Don't set a value for Holdings Import Profile, because this doesn't apply to authority records.
  24 . Select a file of authority data and put it in the *File to Upload* field.
  25 . Make sure all the settings are correct, then press *Upload.*
  26 . Evergreen will automatically assign a thesaurus based on the *Subj* fixed field, which is character 11 in the 008 field.
  27
  28 [TIP]
  29 =================
  30 If you are importing authorities from an external vendor and want to track this, you may wish to set a unique Record Source.
  31 =================
  32
  33
  34
  35 Setting up Authority Record Match Sets
  36 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
  37 . Click *Cataloging -> MARC Batch Import/Export.*
  38 . Click *Record Match Sets.*
  39 . If you have sufficient privileges, you will be able to click on the *New Match Set*.  If you are unable to do so, check that you have the ADMIN_IMPORT_MATCH_SET permission.
  40 . Give your new set a descriptive name, an owning library, and a match set type of *authority.*
  41 . Click on the blue hyperlinked name of the match set you just created to add criteria.
  42 . You can match against MARC tag/subfield entries or against a record's normalized heading.
  43
  44 [NOTE]
  45 =================
  46 Evergreen's database stores normalized authority headings in a format that includes the thesaurus. This way, record match sets will not match terms from other thesauri, even if the term is very similar.
  47 =================
  48
  49 [TIP]
  50 =================
  51 Evergreen's internal identifier is in the 901c field. If you have previously exported authority record -- perhaps for an external vendor to do authority cleanup work -- and you want to import them back into your catalog, you may wish to include the 901c field in your match set.
  52 =================
  53
  54 Manage Authorities Interface
  55 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  56
  57 In Evergreen to view, edit, merge, and delete authority records you would use the *Manage Authorities* interface
  58 through the *Cataloging* menu.
  59
  60
  61
  62 Searching for authorities
  63 +++++++++++++++++++++++++
  64
  65 To search for authorities in your system, first select the *Cataloging* menu and then select *Manage Authorities*.
  66 Then proceed to fill out the search form.
  67
  68 . Type in your _Search Term_
  69 . Select an _Authority type_, types currently include: Author, Subject, Title, Topic
  70 . Click on the _Submit_ button
  71
  72
  73 The authority search results will include the following elements from left to right:
  74
  75 * _Actions_ menu, which can be used to select actions that affect the corresponding authority record. Actions include:
  76 _Edit_, _Mark for Merge_, _Delete_
  77 * Count of how many bibs are linked to the corresponding authority
  78 * Main entry of the authority, i.e the authority tag 1xx value
  79 * _Control set_ value, with LoC being the default, but others can be added
  80 * Authority Subject heading system/thesaurus, for example a value of "a" means authority originated from the Library of Congress
  81  (http://www.loc.gov/marc/authority/ad008.html)
  82
  83
  84 *Library of Congress list of thesaurus values:*
  85
  86 * '' = Alternate no attempt to code
  87 * a = Library of Congress Subject Headings
  88 * b = LC subject headings for children's literature
  89 * c = Medical Subject Headings
  90 * d = National Agricultural Library subject authority file
  91 * k = Canadian Subject Headings
  92 * n = Not applicable
  93 * r = Art and Architecture Thesaurus
  94 * s = Sears List of Subject Headings
  95 * v = Repertoire de vedettes-matiere
  96 * z = Other
  97 * | = No attempt to code