docs/admin_initial_setup/describing_your_organization.txt

   1 Describing your organization
   2 ============================
   3
   4 Your Evergreen system is almost ready to go. You'll need to add each of the
   5 libraries that will be using your Evergreen system. If you're doing this for a
   6 consortium, you'll have to add your consortium as a whole, and all the
   7 libraries and branches that are members of the consortium. In this chapter,
   8 we'll talk about how to get the Evergreen system to see all your libraries, how
   9 to set each one up, and how to edit all the details of each one.
  10
  11 Organization Unit Types
  12 -----------------------
  13 The term _Organization Unit Types_ refers to levels in the hierarchy of your
  14 library system(s). Examples could include: All-Encompassing Consortium, Library
  15 System, Branch, Bookmobile, Sub-Branch, etc.
  16
  17 You can add or remove organizational unit types, and rename them as needed to
  18 match the organizational hierarchy that matches the libraries using your
  19 installation of Evergreen. Organizational unit types should never have proper
  20 names since they are only generic types.
  21
  22 When working with configuration, settings, and permissions, it is very
  23 important to be careful of the Organization Unit *Context Location* - this is the
  24 organizational unit to which the configuration settings are being applied. If,
  25 for example, a setting is applied at the Consortium context location, all child
  26 units will inherit that setting. If a specific branch location is selected,
  27 only that branch and its child units will have the setting applied. The levels
  28 of the hierarchy to which settings can be applied are often referred to in
  29 terms of "depth" in various configuration interfaces. In a typical hierarchy,
  30 the consortium has a depth of 0, the system is 1, the branch is 2, and any
  31 bookmobiles or sub-branches is 3.
  32
  33 Create and edit Organization Unit Types
  34 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  35 . Open *Admin > Server Administration > Organization Types*.
  36 . In the left panel, expand the *Organization Unit Types* hierarchy.
  37 . Click on a organization type to edit the existing type or to add a new
  38   organization unit.
  39 . A form opens in the right panel, displaying the data for the selected
  40   organization unit.
  41 . Edit the fields as required and click *Save*.
  42
  43 To create a new dependent organization unit, click *New Child*. The new child
  44 organization unit will appear in the left panel list below the parent.
  45 Highlight the new unit and edit the data as needed, click *Save*
  46
  47 Organizational Units
  48 --------------------
  49 'Organizational Units' are the specific instances of the organization unit types
  50 that make up your library's hierarchy. These will have distinctive proper names
  51 such as Main Street Branch or Townsville Campus.
  52
  53 Remove or edit default Organizational Units
  54 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  55 After installing the Evergreen software, the default CONS, SYS1, BR1, etc.,
  56 organizational units remain. These must be removed or edited to reflect actual
  57 library entities.
  58
  59 Create and edit Organizational Units
  60 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  61 . Open *Admin > Server Administration > Organizational Units*.
  62 . In the left panel, expand the the Organizational Units hierarchy, select a
  63   unit.
  64 . A form opens in the right panel, displaying the data for the selected
  65   organizational unit.
  66 . To edit the existing, default organizational unit, enter system or library
  67   specific data in the form; complete all three tabs: Main Settings, Hours
  68   of Operation, Addresses.
  69 . Click *Save*.
  70
  71 To create a new dependent organizational unit, click *New Child*. The new child
  72 will appear in the hierarchy list below the parent unit. Click on the new unit
  73 and edit the data, click *Save*
  74
  75 Organizational Unit data
  76 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  77 The *Addresses* tab allows you to enter library contact information. Library
  78 Phone number, email address, and addresses are used in patron email
  79 notifications, hold slips, and transit slips. The Library address tab is broken
  80 out into four address types: Physical Address, Holds Address, Mailing Address,
  81 ILL Address.
  82
  83 The *Hours of Operation* tab is where you enter regular, weekly hours. Holiday
  84 and other closures are set in the *Closed Dates Editor*. Hours of operation and
  85 closed dates impact due dates and fine accrual.
  86
  87 After Changing Organization Unit Data
  88 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  89
  90 After you change Org Unit data, you must run the autogen.sh script.
  91 This script updates the Evergreen organization tree and fieldmapper IDL.
  92 You will get unpredictable results if you don't run this after making changes.
  93
  94 Run this script as the *opensrf* Linux account.
  95
  96 [source, bash]
  97 ------------------------------------------------------------------------------
  98 autogen.sh
  99 ------------------------------------------------------------------------------
 100
 101 Set closed dates using the Closed Dates Editor
 102 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 103 . Open *Admin > Local Administration > Closed Dates Editor*.
 104 . Select type of closure: typically Single Day or Multiple Day.
 105 . Click the Calendar gadget to select the All Day date or starting and ending
 106   dates.
 107 . Enter a Reason for closure (optional).
 108 . Click *Apply* to all of my libraries if your organizational unit has children
 109   units that will also be closed.
 110 . Click *Save*.
 111
 112 Now that your organizational structure is established, you can begin
 113 configuring permissions for the staff users of your Evergreen system.