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[Evergreen.git] / docs / admin / copy_statuses.adoc
1 Item Status
2 -----------
3
4 To navigate to the item status editor from the staff client menu, select
5 *Administration* -> *Server Administration* -> *Item Statuses*.
6
7 The Item Status Editor is used to add, edit and delete statuses of items in
8 your system.
9
10 For each status, you can set the following properties:
11
12 * Holdable - If checked, users can place holds on items in this status,
13 provided there are no other flags or rules preventing holds. If unchecked,
14 users cannot place holds on items in this status. 
15 * OPAC Visible - If checked, items in this status will be visible in the
16 public catalog. If unchecked, items in this status will not be visible in the
17 public catalog, but they will be visible when using the catalog in the staff
18 client.
19 * Sets item active - If checked, moving an item that does not yet have an
20 active date to this status will set the active date. If the item already has
21 an active date, then no changes will be made to the active date. If unchecked,
22 this status will never set the item's active date. 
23 * Is Available - If checked, items with this status will appear in catalog 
24 searches where "limit to available" is selected as a search filter.  Also, 
25 items with this status will check out without status warnings.
26 By default, the "Available" and "Reshelving" statuses have the "Is Available" 
27 flag set. The flag may be applied to local/custom statuses via the item status 
28 admin interface.
29   
30 Evergreen comes pre-loaded with a number of item statuses.
31
32 .Stock item statuses and default settings
33 [options="header"]
34 |==============================================
35 |ID|Name|Holdable|OPAC Visible|Sets copy active
36 |0|Available|true|true|true
37 |1|Checked out|true|true|true
38 |2|Bindery|false|false|false
39 |3|Lost|false|false|false
40 |4|Missing|false|false|false
41 |5|In process|true|true|false
42 |6|In transit|true|true|false
43 |7|Reshelving|true|true|true
44 |8|On holds shelf|true|true|true
45 |9|On order|true|true|false
46 |10|ILL|false|false|true
47 |11|Cataloging|false|false|false
48 |12|Reserves|false|true|true
49 |13|Discard/Weed|false|false|false
50 |14|Damaged|false|false|false
51 |15|On reservation shelf|false|false|true
52 |16|Long Overdue|false|false|false
53 |17|Lost and Paid|false|false|false
54 |==============================================
55
56 Adding Item Statuses
57 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
58
59 . In the _New Status_ field, enter the name of the new status you wish to add.
60 . Click _Add_.
61 . Locate your new status and check the _Holdable_ check box if you wish to allow
62 users to place holds on items in this status. Check _OPAC Visible_ if you wish
63 for this status to appear in the public catalog. Check _Sets copy active_ if you
64 wish for this status to set the active date for new items.
65 . Click _Save Changes_ at the bottom of the screen to save changes to the new
66 status.
67
68 image::media/copy_status_add.png[Adding item statuses]
69
70 Deleting Item Statuses
71 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
72
73 . Highlight the statuses you wish to delete. Ctrl-click to select more than one
74 status.
75 . Click _Delete Selected_.
76 . Click _OK_ to verify.
77
78 image::media/copy_status_delete.png[Deleting item statuses]
79
80 [NOTE]
81 You will not be able to delete statuses if items currently exist with that
82 status.
83
84 Editing Item Statuses
85 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
86 . Double click on a status name to change its name. Enter the new name.
87
88 . To change whether a status is holdable, visible in the OPAC, or sets the
89 item's active date, check or uncheck the relevant checkbox.
90
91 . Once you have finished editing the statuses, remember to click Save Changes.
92
93 image::media/copy_status_edit.png[Editing item statuses]