6683ebb7b61bc26315ba9ddcd639913b48b73ac7
[Evergreen.git] / docs / admin / acquisitions_admin.adoc
1 Acquisitions Administration
2 ---------------------------
3
4 Acquisitions Settings
5 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
6
7 indexterm:[acquisitions,permissions]
8
9 Several setting in the Library Settings area of the Administration module pertain to
10 functions in the Acquisitions module. You can access these settings by clicking
11 _Administration -> Local Administration -> Library Settings Editor_.
12
13 * CAT: Delete bib if all copies are deleted via Acquisitions lineitem
14 cancellation - If you cancel a line item, then all of the on order copies in the
15 catalog are deleted. If, when you cancel a line item, you also want to delete
16 the bib record, then set this setting to TRUE.
17 * Allow funds to be rolled over without bringing the money along - enables you
18 to move a fund's encumbrances from one year to the next without moving unspent
19 money. Unused money is not added to the next year's fund and is not available
20 for use.
21 * Allows patrons to create automatic holds from purchase requests.
22 * Default circulation modifier - This modifier would be applied to items that
23 are created in the acquisitions module
24 * Default copy location - This copy location would be applied to items that are
25 created in the acquisitions module
26 * Fund Spending Limit for Block - When the amount remaining in the fund,
27 including spent money and encumbrances, goes below this percentage, attempts to
28 spend from the fund will be blocked.
29 * Fund Spending Limit for Warning - When the amount remaining in the fund,
30 including spent money and encumbrances, goes below this percentage, attempts to
31 spend from the fund will result in a warning to the staff.
32 * Rollover Distribution Formulae Funds - When set to true, during fiscal
33 rollover, all distribution formulae will update to use new funds.
34 * Set copy creator as receiver - When receiving a copy in acquisitions, set the
35 copy "creator" to be the staff that received the copy
36 * Temporary barcode prefix - Temporary barcode prefix for items that are created
37 in the acquisitions module
38 * Temporary call number prefix - Temporary call number prefix for items that are
39 created in the acquisitions module
40
41 Cancel/Delay reasons
42 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
43
44 indexterm:[acquisitions,purchase order,cancellation]
45 indexterm:[acquisitions,line item,cancellation]
46
47 The Cancel reasons link enables you to predefine the reasons for which a line
48 item or a PO can be cancelled. A default list of reasons appears, but you can
49 add custom reasons to this list. Applying the cancel reason will prevent the
50 item from appearing in a claims list and will allow you to cancel debits
51 associated with the purchase. Cancel reasons also enable you to delay
52 a purchase. For example, you could create a cancel reason of 'back ordered,' and
53 you could choose to keep the debits associated with the purchase.
54
55 Create a cancel/delay reason
56 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
57
58 . To add a new cancel reason, click _Administration -> Acquisitions Administration ->
59 Cancel reasons_.
60
61 . Click _New Cancel Reason_.
62
63 . Select a using library from the drop-down menu. The using library indicates
64 the organizational units whose staff can use this cancel reason. This menu is
65 populated with the shortnames that you created for your libraries in the
66 organizational units tree (See Administration -> Server Administration ->  Organizational
67 Units.)
68
69 . Create a label for the cancel reason. This label will appear when you select a
70 cancel reason on an item or a PO.
71
72 . Create a description of the cancel reason. This is a free text field and can
73 comprise any text of your choosing.
74
75 . If you want to retain the debits associated with the cancelled purchase, click
76 the box adjacent to Keep Debits->
77
78 . Click _Save_.
79
80 Delete a custom cancel/delay reason
81 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
82
83 You can delete custom cancel reason.
84
85 . Select the checkbox for the custom cancel reason that should be deleted.
86
87 . Click the _Delete Selected_ button.
88
89 [TIP]
90 You cannot select the checkbox for any of the default cancel reasons because the
91 system expects those reasons to be available to handle EDI order responses. 
92
93
94 Claiming
95 ~~~~~~~~
96
97 indexterm:[acquisitions,claiming]
98
99 Currently, all claiming is manual, but the admin module enables you to build
100 claim policies and specify the action(s) that users should take to claim items.
101
102 Create a claim policy
103 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
104
105 The claim policy link enables you to name the claim policy and specify the
106 organization that owns it.
107
108 . To create a claim policy, click _Administration -> Acquisitions Administration ->
109 Claim Policies_.
110 . Create a claim policy name. No limits exist on the number of characters that
111 can be entered in this field.
112 . Select an org unit from the drop-down menu. The org unit indicates the
113 organizational units whose staff can use this claim policy. This menu is
114 populated with the shortnames that you created for your libraries in the
115 organizational units tree (See Administration -> Server Administration ->  Organizational
116 Units).
117 +
118 [NOTE]
119 The rule of parental inheritance applies to this list.
120 +
121 . Enter a description. No limits exist on the number of characters that can be
122 entered in this field.
123 . Click _Save_.
124
125 Create a claim type
126 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
127
128 The claim type link enables you to specify the reason for a type of claim.
129
130 . To create a claim type, click _Administration -> Acquisitions Administration ->
131 Claim types_.
132 . Create a claim type. No limits exist on the number of characters that can be
133 entered in this field.
134 . Select an org unit from the drop-down menu. The org unit indicates the
135 organizational units whose staff can use this claim type. This menu is populated
136 with the shortnames that you created for your libraries in the organizational
137 units tree (See Administration -> Server Administration ->  Organizational Units).
138 +
139 [NOTE]
140 The rule of parental inheritance applies to this list.
141 +
142 . Enter a description. No limits exist on the number of characters that can be
143 entered in this field.
144 . Click _Save_.
145
146 Create a claim event type
147 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
148
149 The claim event type describes the physical action that should occur when an
150 item needs to be claimed. For example, the user should notify the vendor via
151 email that the library is claiming an item.
152
153 . To access the claim event types, click _Administration -> Acquisitions Administration ->
154 Claim event type_.
155 . Enter a code for the claim event type. No limits exist on the number of
156 characters that can be entered in this field.
157 . Select an org unit from the drop-down menu. The org unit indicates the
158 organizational units whose staff can use this event type. This menu is populated
159 with the shortnames that you created for your libraries in the organizational
160 units tree (See Administration -> Server Administration ->  Organizational Units).
161 +
162 [NOTE]
163 The rule of parental inheritance applies to this list.
164 +
165 . Enter a description. No limits exist on the number of characters that can be
166 entered in this field.
167 . If this claim is initiated by the user, then check the box adjacent to Library
168 Initiated.
169 +
170 [NOTE]
171 Currently, all claims are initiated by a user. The ILS cannot automatically
172 claim an issue.
173 +
174 . Click _Save_.
175
176 Create a claim policy action
177 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
178
179 The claim policy action enables you to specify how long a user should wait
180 before claiming the item.
181
182 . To access claim policy actions, click _Administration -> Acquisitions Administration ->
183 Claim Policy Actions_.
184
185 . Select an Action (Event Type) from the drop-down menu.
186
187 . Enter an action interval. This field indicates how long a user should wait
188 before claiming the item.
189
190 . In the Claim Policy ID field, select a claim policy from the drop-down menu.
191
192 . Click _Save_.
193
194 [NOTE]
195 You can create claim cycles by adding multiple claim policy actions to a claim
196  policy.
197
198 Currency Types
199 ~~~~~~~~~~~~~~
200
201 indexterm:[acquisitions,currency types] 
202
203 Currency types can be created and applied to funds in the administrative module. 
204 When a fund is applied to a copy or line item for purchase, the item will be 
205 purchased in the currency associated with that fund. 
206
207
208
209 Create a currency type
210 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
211
212 . To create a new currency type, click _Administration -> Acquisitions Administration ->
213 Currency types_.
214
215 . Enter the currency code. No limits exist on the number of characters that can 
216 be entered in this field. 
217
218 . Enter the name of the currency type in Currency Label field. No limits exist 
219 on the number of characters that can be entered in this field. 
220
221 . Click Save. 
222
223
224
225 Edit a currency type
226 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
227
228 . To edit a currency type, click your cursor in the row that you want to edit.
229 The row will turn blue.
230
231 . Double click. The pop-up box will appear, and you can edit the fields.
232
233 . After making changes, click Save.
234
235 [NOTE]
236 From the currency types interface, you can delete currencies that have never
237 been applied to funds or used to make purchases.
238
239 Distribution Formulas
240 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
241
242 indexterm:[acquisitions,distribution formulas, templates]
243
244 Distribution formulas allow you to specify the number of copies that should be
245 distributed to specific branches. They can also serve as templates allowing you
246 to predefine settings for your copies. You can create and reuse formulas as
247 needed.
248
249 Create a distribution formula
250 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
251
252 . Click _Administration -> Acquisitions Administration -> Distribution Formulas_.
253 . Click _New Formula_.
254 . Enter a Formula Name. No limits exist on the number of characters that can be
255 entered in this field.
256 . Choose a Formula Owner from the drop-down menu. The Formula Owner indicates
257 the organizational units whose staff can use this formula. This menu is
258 populated with the shortnames that you created for your libraries in the
259 organizational units tree (See Administration -> Server Administration ->  Organizational
260 Units).
261 +
262 [NOTE]
263 The rule of parental inheritance applies to this list.
264 +
265 . Ignore the Skip Count field which is currently not used.
266 . Click _Save_.
267 . Click _New Entry_.
268 . Select an Owning Library from the drop-down menu. This indicates the branch
269 that will receive the items. This menu is populated with the shortnames that you
270 created for your libraries in the organizational units tree (See _Administration -> 
271 Server Administration -> Organizational Units_).
272 . Select/enter any of the following copy details you want to predefine in the
273 distribution formula.
274 * Copy Location
275 * Fund
276 * Circ Modifier
277 * Collection Code 
278 . In the Item Count field, enter the number of items that should be distributed
279 to the branch. You can enter the number or use the arrows on the right side of
280 the field.
281 . Click _Apply Changes_. The screen will reload.
282 . To view the changes to your formula, click Administration ->
283 Acquisitions Administration -> Distribution Formulas. The item_count will reflect
284 the entries to your distribution formula.
285
286 [NOTE]
287 To edit the Formula Name, click the hyperlinked name of the formula in the top
288 left corner. A pop-up box will enable you to enter a new formula name.
289
290 Edit a distribution formula
291 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
292
293 To edit a distribution formula, click the hyperlinked title of the formula.
294
295 Electronic Data Interchange
296 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
297 indexterm:[acquisitions,EDI,accounts]
298 indexterm:[EDI,accounts]
299
300 Many libraries use Electronic Data Interchange (EDI) accounts to send purchase orders and receive invoices
301  from providers electronically.  In Evergreen users can setup EDI accounts and manage EDI messages in 
302  the admin module.  EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module. See
303 also the command line system administration manual, which includes some initial setup steps that are
304 required for use of EDI.
305
306 Entering SANs (Standard Address Numbers)
307 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
308
309 For EDI to work your library must have a SAN and each of your providers must each supply you with their SAN.
310
311 A SAN (Standard Address Number) is a unique 7 digit number that identifies your library.  
312
313 Entering a Library's SAN
314 ++++++++++++++++++++++++
315
316 These steps only need to be done once per library.
317
318 . In Evergreen select _Administration_ -> _Server Administration_ -> _Organizational Units_ 
319 . Find your library in the tree on the left side of the page and click on it to open the settings.
320 +
321 [NOTE]
322 Multi-branch library systems will see an entry for each branch but should select their system's
323 top organization unit.
324 +
325 . Click on the _Address_ tab.
326 . Click on the _Mailing Address_ tab.
327 . Enter your library's SAN in the field labeled _SAN_.
328 . Click _Save_.
329
330 image::media/enter-library-san-2.png[Enter Library SAN]
331
332
333 Entering a Provider's SAN
334 +++++++++++++++++++++++++
335
336 These steps need to be repeated for every provider with which EDI is used.
337
338 . In Evergreen select _Administration_ -> _Acquisitions Administration_ -> _Providers_.
339 . Click the hyperlinked name of the provider you would like to edit.
340 +
341 image::media/enter-provider-san-1.png[Enter Provider SAN]
342
343 . Enter your provider's SAN in the field labeled _SAN_.
344 . Click _Save_.
345 +
346 image::media/enter-provider-san-2.png[Enter Provider SAN]
347
348 Create an EDI Account
349 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
350
351 CAUTION: You *must* create your provider before you create an EDI account for the provider.
352
353 . Contact your provider requesting the following information:
354 * Host
355 * Username
356 * Password
357 * Path
358 * Incoming Directory
359 * Provider's SAN
360
361
362 . In Evergreen select _Administration_ -> _Acquisitions Administration_ -> _EDI Accounts_.
363 . Click _New Account_. A pop-up will appear.
364 +
365 image::media/create-edi-accounts-2.png[Create EDI Account]
366
367 . Fill in the following fields:
368 * In the _Label_ field, enter a name for the EDI account.
369 * In the _Host_ field, enter the requisite FTP or SCP information supplied by
370 your provider. Be sure to include the protocol (e.g. `ftp://ftp.vendorname.com`)
371 * In the _Username_ field, enter the username supplied by your provider.
372 * In the _Password_ field, enter the password supplied by your provider.
373 * Select your library as the _Owner_ from the drop down menu. Multi-branch libraries should select their top level organizational
374  unit.
375 * The _Last Activity_ updates automatically with any inbound or outbound communication.
376 * In the _Provider_ field, enter the code used in Evergreen for your provider.
377 * In the _Path_ field, enter the path supplied by your provider. The path indicates a directory on 
378 the provider's server where Evergreen will deposit its outgoing order files.
379 +
380 [TIP]
381 If your vendor requests a specific file extension for EDI purchase orders,
382 such as `.ord`, enter the name of the directory, followed by a slash,
383 followed by an asterisk, followed by a period, followed by the extension.
384 For example, if the vendor requests that EDI purchase orders be sent to
385 a directory called `in` with the file extension `.ord`, your path would
386 be `in/*.ord`.
387 +
388 * In the _Incoming Directory_ field, enter the incoming directory supplied by your provider. This indicates 
389 the directory on the vendor’s server where Evergreen will retrieve incoming order responses and invoices.
390 +
391 [NOTE]
392 Don't worry if your incoming directory is named `out` or `outgoing`.
393 From your vendor's perspective, this directory is outgoing, because
394 it contains files that the vendor is sending to Evergreen.  However,
395 from Evergreen's perspective, these files are incoming.
396 +
397 image::media/create-edi-accounts-3.png[Create EDI Account]
398  
399 . Click _Save_.
400 . Click on the link in the _Provider_ field.
401 +
402 image::media/create-edi-accounts-4.png[Create EDI Account]
403
404 . Select the EDI account that has just been created from the _EDI Default_ drop down menu.
405 +
406 image::media/create-edi-accounts-5.png[Create EDI Account]
407
408 . Click _Save_.
409
410 EDI Messages
411 ^^^^^^^^^^^^
412
413 indexterm:[EDI,messages]
414 indexterm:[acquisitions,EDI,messages]
415
416
417 The EDI Messages screen displays all incoming and outgoing messages between the
418 library and its providers.  To see details of a particular EDI message,
419 including the raw EDIFACT message, double click on a message entry. To find a
420 specific EDI message, the Filter options can be useful. Outside the Admin
421 interface, EDI messages that pertain to a specific purchase order can be
422 viewed from the purchase order interface (See _Acquisitions -> Purchase Orders_).
423
424 Exchange Rates
425 ~~~~~~~~~~~~~~
426
427 indexterm:[acquisitions,exchange rates]
428
429 Exchange rates define the rate of exchange between currencies. Evergreen will
430 automatically calculate exchange rates for purchases. Evergreen assumes that the
431 currency of the purchasing fund is identical to the currency of the provider, 
432 but it provides for two unique situations: If the currency of the fund that is 
433 used for the purchase is different from the currency of the provider as listed 
434 in the provider profile, then Evergreen will use the exchange rate to calculate
435 the price of the item in the currency of the fund and debit the fund 
436 accordingly. When money is transferred between funds that use different
437 currency types, Evergreen will automatically use the exchange rate to convert
438 the money to the currency of the receiving fund. During such transfers, 
439 however, staff can override the automatic conversion by providing an explicit
440 amount to credit to the receiving fund.
441
442 Create an exchange rate
443 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
444
445 . To create a new exchange rate, click _Administration -> Acquisitions Administration ->
446 Exchange Rates_.
447
448 . Click New Exchange Rate.
449
450 . Enter the From Currency from the drop-down menu populated by the currency
451 types.
452
453 . Enter the To Currency from the drop-down menu populated by the currency types.
454
455 . Enter the exchange Ratio.
456
457 . Click _Save_.
458
459 Edit an exchange rate
460 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
461
462 Edit an exchange rate just as you would edit a currency type.
463
464 MARC Federated Search
465 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
466
467
468 indexterm:[acquisitions,MARC federated search]
469
470 The MARC Federated Search enables you to import bibliographic records into a
471 selection list or purchase order from a Z39.50 source.
472
473 . Click _Acquisitions -> MARC Federated Search_.
474 . Check the boxes of Z39.50 services that you want to search. Your local 
475 Evergreen Catalog is checked by default. Click Submit.
476 +
477 image::media/acq_marc_search.png[search form]
478 +
479 . A list of results will appear. Click the _Copies_ link to add copy information
480 to the line item. See <<line_item_features, Line Item Features>> for more 
481 information.
482 . Click the Notes link to add notes or line item alerts to the line item. See
483 <<line_item_features, Line Item Features>> for more information.
484 . Enter a price in the _Estimated Price_ field.
485 . You can save the line item(s) to a selection list by checking the box on the
486 line item and clicking _Actions -> Save Items to Selection List_. You can also
487 create a purchase order from the line item(s) by checking the box on the line
488 item and clicking _Actions -> Create Purchase Order_.
489
490 image::media/acq_marc_search-2.png[line item]
491
492 Fund Tags
493 ~~~~~~~~~
494
495 indexterm:[acquisitions,funds,tags]
496
497 You can apply tags to funds so that you can group funds for easy reporting. For
498 example, you have three funds for children's materials: Children's Board Books,
499 Children's DVDs, and Children's CDs. Assign a fund tag of 'children's' to each
500 fund. When you need to report on the amount that has been spent on all 
501 children's materials, you can run a report on the fund tag to find total
502  expenditures on children's materials rather than reporting on each individual
503 fund.
504
505 Create a Fund Tag
506
507 . To create a fund tag, click _Administration -> Acquisitions Administration -> Fund Tags_.
508 . Click _New Fund Tag_. No limits exist on the number of characters that can be
509 entered in this field.
510 . Select a Fund Tag Owner from the drop-down menu. The owner indicates the
511 organizational unit(s) whose staff can use this fund tag. This menu is
512 populated with the shortnames that you created for your libraries in the
513 organizational units tree (See Administration -> Server Administration ->  Organizational
514 Units).
515 +
516 [NOTE]
517 The rule of parental inheritance applies to this list.
518 +
519 . Enter a Fund Tag Name. No limits exist on the number of characters that can be
520 entered in this field.
521 . Click _Save_.
522
523 Funding Sources
524 ~~~~~~~~~~~~~~~
525
526 indexterm:[acquisitions,funding sources]
527
528 Funding sources allow you to specify the sources that contribute monies to your
529 fund(s). You can create as few or as many funding sources as you need.   These
530 can be used to track exact amounts for accounts in your general ledger.  You can
531  then use funds to track spending and purchases for specific collections.
532
533 Create a funding source
534 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
535
536 . To create a new funding source, click _Administration -> Acquisitions Administration ->
537 Funding Source_.
538 . Enter a funding source name. No limits exist on the number of characters that
539 can be entered in this field.
540 . Select an owner from the drop-down menu. The owner indicates the
541 organizational unit(s) whose staff can use this funding source. This menu is
542 populated with the shortnames that you created for your libraries in the
543 organizational units tree (See Administration -> Server Administration ->  Organizational 
544 Units).
545 +
546 [NOTE]
547 The rule of parental inheritance applies to this list. For example, if a system
548 is made the owner of a funding source, then users with appropriate permissions
549 at the branches within the system could also use the funding source.
550 +
551 . Create a code for the source. No limits exist on the number of characters that
552  can be entered in this field.
553 . Select a currency from the drop-down menu. This menu is populated from the
554 choices in the Currency Types interface.
555 . Click _Save_.
556
557 Allocate credits to funding sources
558 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
559
560 . Apply a credit to this funding source.
561
562 . Enter the amount of money that the funding source contributes to the
563 organization. Funding sources are not tied to fiscal or calendar years, so you
564 can continue to add money to the same funding source over multiple years, e.g.
565 County Funding. Alternatively, you can name funding sources by year, e.g. County
566 Funding 2010 and County Funding 2011, and apply credits each year to the 
567 matching source.
568
569 . To apply a credit, click on the hyperlinked name of the funding source. The
570 Funding Source Details will appear.
571
572 . Click _Apply Credit_.
573
574 . Enter an amount to apply to this funding source.
575
576 . Enter a note. This field is optional.
577
578 . Click _Apply_.
579
580 Allocate credits to funds
581 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
582
583 If you have already set up your funds, then you can then click the Allocate to
584 Fund button to apply credits from the funding sources to the funds. If you have
585 not yet set up your funds, or you need to add a new one, you can allocate
586 credits to funds from the funds interface. See section 1.2 for more information.
587
588 . To allocate credits to funds, click _Allocate to Fund_.
589
590 . Enter the amount that you want to allocate.
591
592 . Enter a note. This field is optional.
593
594 . Click _Apply_.
595
596 Track debits and credits
597 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
598
599 You can track credits to and allocations from each funding source. These amounts
600  are updated when credits and allocations are made in the Funding Source
601  Details. Access the Funding Source Details by clicking on the hyperlinked name 
602  of the Funding Source.
603
604 Funds
605 ~~~~~
606
607 indexterm:[acquisitions,funds]
608
609 Funds allow you to allocate credits toward specific purchases. In the funds
610 interface, you can create funds; allocate credits from funding sources to funds;
611  transfer money between funds; and apply fund tags to funds. Funds are created
612  for a specific year, either fiscal or calendar. These funds are owned by org
613  units. At the top of the funds interface, you can set a contextual org unit and
614  year. The drop-down menu at the top of the screen enables you to focus on funds
615  that are owned by specific organizational units during specific years.
616
617 Create a fund
618 ^^^^^^^^^^^^^
619
620 . To create a new fund, click _Administration -> Acquisitions Administration -> Funds_.
621 . Enter a name for the fund. No limits exist on the number of characters that
622 can be entered in this field.
623 . Create a code for the fund. No limits exist on the number of characters that
624 can be entered in this field.
625 . Enter a year for the fund. This can be a fiscal year or a calendar year. The
626 format of the year is YYYY.
627 . Select an org unit from the drop-down menu. The org unit indicates the
628 organizational units whose staff can use this fund. This menu is populated with
629 the shortnames that you created for your libraries in the organizational units
630 tree (See Administration -> Server Administration ->  Organizational Units).
631 +
632 [NOTE]
633 The rule of parental inheritance applies to this list. See section
634 +
635 . Select a currency type from the drop-down menu. This menu is comprised of
636 entries in the currency types menu. When a fund is applied to a line item or
637 copy, the price of the item will be encumbered in the currency associated with
638 the fund.
639 . Click the Active box to activate this fund. You cannot make purchases from 
640 this fund if it is not active.
641 . Enter a Balance Stop Percent. The balance stop percent prevents you from 
642 making purchases when only a specified amount of the fund remains. For example,
643 if you want to spend 95 percent of your funds, leaving a five percent balance in
644  the fund, then you would enter 95 in the field. When the fund reaches its
645  balance stop percent, it will appear in red when you apply funds to copies.
646 . Enter a Balance Warning Percent. The balance warning percent gives you a 
647 warning that the fund is low. You can specify any percent. For example, if you
648 want to spend 90 percent of your funds and be warned when the fund has only 10
649 percent of its balance remaining, then enter 90 in the field. When the fund
650 reaches its balance warning percent, it will appear in yellow when you apply
651 funds to copies.
652 . Check the Propagate box to propagate funds. When you propagate a fund, the ILS
653 will create a new fund for the following fiscal year with the same parameters
654 as your current fund. All of the settings transfer except for the year and the
655 amount of money in the fund. Propagation occurs during the fiscal year close-out
656 operation.
657 . Check the Rollover box if you want to roll over remaining funds into the same
658 fund next year. You should also check this box if you only want to roll over
659 encumbrances into next year's fund.
660 . Click _Save_.
661
662 Allocate credits from funding sources to funds
663 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
664
665 Credits can be applied to funds from funding sources using the fund interface.
666 The credits that you apply to the fund can be applied later to purchases.
667
668 . To access funds, click _Administration -> Acquisitions Administration -> Funds_.
669
670 . Click the hyperlinked name of the fund.
671
672 . To add a credit to the fund, click the Create Allocation tab.
673
674 . Choose a Funding Source from the drop-down menu.
675
676 . Enter an amount that you want to apply to the fund from the funding source.
677
678 . Enter a note. This field is optional.
679
680 . Click _Apply_.
681
682 Transfer credits between funds
683 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
684
685 The credits that you allocate to funds can be transferred between funds if
686 desired. In the following example, you can transfer $500.00 from the Young Adult
687 Fiction fund to the Children's DVD fund.
688
689 . To access funds, click _Administration -> Acquisitions Administration -> Funds_.
690
691 . Click the hyperlinked name of the originating fund.
692
693 . The Fund Details screen appears. Click Transfer Money.
694
695 . Enter the amount that you would like to transfer.
696
697 . From the drop-down menu, select the destination fund.
698
699 . Add a note. This field is optional.
700
701 . Click _Transfer_.
702
703 Track balances and expenditures
704 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
705
706 The Fund Details allows you to track the fund's balance, encumbrances, and
707 amount spent. It also allows you to track allocations from the funding
708 source(s), debits, and fund tags.
709
710 . To access the fund details, click on the hyperlinked name of the fund that you
711 created.
712
713 . The Summary allows you to track the following:
714
715 . Balance - The balance is calculated by subtracting both items that have been
716 invoiced and encumbrances from the total allocated to the fund.
717 . Total Allocated - This amount is the total amount allocated from the Funding
718 Source.
719 . Spent Balance - This balance is calculated by subtracting only the items that
720 have been invoiced from the total allocated to the fund. It does not include
721 encumbrances.
722 . Total Debits - The total debits are calculated by adding the cost of items
723 that have been invoiced and encumbrances.
724 . Total Spent - The total spent is calculated by adding the cost of items that
725 have been invoiced. It does not include encumbrances.
726 . Total Encumbered - The total encumbered is calculated by adding all
727 encumbrances.
728
729
730 Fund reporting
731 ^^^^^^^^^^^^^^
732
733 indexterm:[acquisitions,funds,reports]
734 indexterm:[reports,funds]
735
736 A core source, Fund Summary, is available in the reports interface.  This
737 core source enables librarians to easily run a report on fund activity.  Fields
738 that are accessible in this interface include Remaining Balance, Total
739 Allocated, Total Encumbered, and Total Spent.
740
741
742 image::media/Core_Source_1.jpg[Core_Source1]
743
744
745
746 Edit a fund
747 ^^^^^^^^^^^
748
749 Edit a fund just as you would edit a currency type.
750
751 Perform fiscal year close-out operation
752 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
753
754 indexterm:[acquisitions,funds,fiscal rollover]
755
756 The Fiscal Year Close-Out Operation allows you to deactivate funds for the
757 current year and create analogous funds for the next year. It transfers
758 encumbrances to the analogous funds, and it rolls over any remaining funds if
759 you checked the rollover box when creating the fund.
760
761 . To access the year end closeout of a fund, click Administration -> Server
762 Administration -> Acquisitions -> Funds.
763
764 . Click _Fund Propagation and Rollover_.
765
766 . Check the box adjacent to _Perform Fiscal Year Close-Out Operation_.
767
768 . For funds that have the "Rollover" setting enabled, if you want to move the
769 fund's encumbrances to the next year without moving unspent money, check the
770 box adjacent to _Limit Fiscal Year Close-out Operation to Encumbrances_.
771 +
772 [NOTE]
773 The _Limit Fiscal Year Close-out Operation to Encumbrances_ will only display
774 if the _Allow funds to be rolled over without bringing the money along_ Library
775 Setting has been enabled. This setting is available in the Library Setting
776 Editor accessible via _Administration_ -> _Local Administration_ -> _Library
777 Settings Editor_.
778 +
779 image::media/Fiscal_Rollover1.jpg[Fiscal_Rollover1]
780
781 . Notice that the context org unit reflects the context org unit that you
782 selected at the top of the Funds screen.
783
784 . If you want to perform the close-out operation on the context org unit and its
785 child units, then check the box adjacent to Include Funds for Descendant Org
786 Units.
787
788 . Check the box adjacent to dry run if you want to test changes to the funds
789 before they are enacted. Evergreen will generate a summary of the changes that
790 would occur during the selected operations. No data will be changed.
791
792 . Click _Process_.
793
794 . Evergreen will begin the propagation process. Evergreen will make a clone of
795 each fund, but it will increment the year by 1.
796
797 Invoice menus
798 ~~~~~~~~~~~~~
799
800 indexterm:[acquisitions,invoices]
801
802 Invoice menus allow you to create drop-down menus that appear on invoices. You
803 can create an invoice item type or invoice payment method.
804
805 Invoice item type
806 ^^^^^^^^^^^^^^^^^
807
808 The invoice item type allows you to enter the types of additional charges that
809 you can add to an invoice. Examples of additional charge types might include
810 taxes or processing fees. Charges for bibliographic items are listed separately
811 from these additional charges. A default list of charge types displays, but you
812 can add custom charge types to this list. Invoice item types can also be used
813 when adding non-bibliographic items to a purchase order. When invoiced, the
814 invoice item type will copy from the purchase order to the invoice.
815
816 . To create a new charge type, click _Administration -> Acquisitions Administration ->
817 Invoice Item Type_.
818
819 . Click _New Invoice Item Type_.
820
821 . Create a code for the charge type. No limits exist on the number of characters
822 that can be entered in this field.
823
824 . Create a label. No limits exist on the number of characters that can be
825 entered in this field. The text in this field appears in the drop-down menu on
826 the invoice.
827
828 . If items on the invoice were purchased with the monies in multiple funds, then
829 you can divide the additional charge across funds. Check the box adjacent to
830 Prorate-> if you want to prorate the charge across funds.
831
832 . Click _Save_.
833
834 Invoice payment method
835 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
836
837 The invoice payment method allows you to predefine the type(s) of invoices and
838 payment method(s) that you accept. The text that you enter in the admin module
839 will appear as a drop-down menu in the invoice type and payment method fields on
840 the invoice.
841
842 . To create a new invoice payment method, click _Administration ->
843 Acquisitions Administration -> Invoice Payment Method_.
844
845 . Click _New Invoice Payment Method_.
846
847 . Create a code for the invoice payment method. No limits exist on the number of
848 characters that can be entered in this field.
849
850 . Create a name for the invoice payment method. No limits exist on the number of
851 characters that can be entered in this field. The text in this field appears in
852 the drop-down menu on the invoice.
853
854 . Click _Save_.
855
856 Payment methods can be deleted from this screen.
857
858 Line Item Features
859 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
860 [[line_item_features]]
861
862 indexterm:[acquisitions,line items]
863
864 Line item alerts are predefined text that can be added to line items that are on
865 selection lists or purchase orders. You can define the alerts from which staff
866 can choose. Line item alerts appear in a pop-up box when the line item, or any
867 of its copies, are marked as received.
868
869 Create a line item alert
870 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
871
872 . To create a line item alert, click _Administration -> Acquisitions Administration ->
873 Line Item Alerts_.
874
875 . Click _New Line Item Alert Text_.
876
877 . Create a code for the text. No limits exist on the number of characters that
878 can be entered in this field.
879
880 . Create a description for the text. No limits exist on the number of characters
881 that can be entered in this field.
882
883 . Select an owning library from the drop-down menu. The owning library indicates
884 the organizational units whose staff can use this alert. This menu is populated
885 with the shortnames that you created for your libraries in the organizational
886 units tree (See Administration -> Server Administration ->  Organizational Units).
887
888 . Click _Save_.
889
890 Line item MARC attribute definitions
891 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
892
893 Line item attributes define the fields that Evergreen needs to extract from the
894 bibliographic records that are in the acquisitions database to display in the
895 catalog. Also, these attributes will appear as fields in the New Brief Record
896 interface. You will be able to enter information for the brief record in the
897 fields where attributes have been defined.
898
899 Providers
900 ~~~~~~~~~
901
902 Providers are vendors. You can create a provider profile that includes contact
903 information for the provider, holdings information, invoices, and other
904 information.
905
906 Create a provider
907 ^^^^^^^^^^^^^^^^^
908
909 . To create a new provider, click _Administration_ -> _Acquisitions Administration_ ->
910 _Providers_.
911
912 . Enter the provider name.
913
914 . Create a code for the provider. No limits exist on the number of characters
915 that can be entered in this field.
916
917 . Select an owner from the drop-down menu. The owner indicates the
918 organizational units whose staff can use this provider. This menu is populated
919 with the shortnames that you created for your libraries in the organizational
920 units tree (See Administration -> Server Administration ->  Organizational Units).
921 +
922 [NOTE]
923 The rule of parental inheritance applies to this list.
924 +
925 . Select a currency from the drop-down menu. This drop-down list is populated by
926 the list of currencies available in the currency types.
927
928 . A provider must be active in order for purchases to be made from that
929 provider. To activate the provider, check the box adjacent to Active. To
930 deactivate a vendor, uncheck the box.
931
932 . Add the default # of copies that are typically ordered through the provider.
933 This number will automatically populate the line item's _Copies_ box on any PO's
934 associated with this provider. If another quantity is entered during the
935 selection or ordering process, it will override this default. If no number is
936 specified, the default number of copies will be zero.
937
938 . Select a default claim policy from the drop-down box. This list is derived
939 from the claim policies that can be created
940
941 . Select an EDI default. This list is derived from the EDI accounts that can be
942 created.
943
944 . Enter the provider's email address.
945
946 . In the Fax Phone field, enter the provider's fax number.
947
948 . In the holdings tag field, enter the tag in which the provider places holdings
949 data.
950
951 . In the phone field, enter the provider's phone number.
952
953 . If prepayment is required to purchase from this provider, then check the box
954 adjacent to prepayment required.
955
956 . Enter the Standard Address Number (SAN) for your provider.
957
958 . Enter the web address for the provider's website in the URL field.
959
960 . Click Save.
961
962 Add contact and holdings information to providers
963 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
964
965 After you save the provider profile, the screen reloads so that you can save
966 additional information about the provider. You can also access this screen by
967 clicking the hyperlinked name of the provider on the Providers screen. The tabs
968 allow you to add a provider address and contact, attribute definitions, and
969 holding subfields. You can also view invoices associated with the provider.
970
971 . Enter a Provider Address, and click Save.
972 +
973 [NOTE]
974 Required fields for the provider address are: Street 1, city, state, country,
975 post code. You may have multiple valid addresses.
976 +
977 . Enter the Provider Contact, and click Save.
978
979 . Your vendor may include information that is specific to your organization in
980 MARC tags. You can specify the types of information that should be entered in
981 each MARC tag. Enter attribute definitions to correlate MARC tags with the
982 information that they should contain in incoming vendor records. Some technical
983 knowledge is required to enter XPath information. As an example, if you need to
984 import the PO Name, you could set up an attribute definition by adding an XPath
985 similar to:
986 +
987 ------------------------------------------------------------------------------
988 code => purchase_order
989 xpath => //*[@tag="962"]/*[@code="p"]
990 Is Identifier => false
991 ------------------------------------------------------------------------------
992 +
993 where 962 is the holdings tag and p is the subfield that contains the PO Name.
994
995
996 . You may have entered a holdings tag when you created the provider profile. You
997 can also enter holdings subfields. Holdings subfields allow you to
998 specify subfields within the holdings tag to which your vendor adds holdings
999 information, such as quantity ordered, fund, and estimated price.
1000
1001 . Click invoices to access invoices associated with a provider.
1002
1003 Edit a provider
1004 ^^^^^^^^^^^^^^^
1005
1006 Edit a provider just as you would edit a currency type.
1007
1008 You can delete providers only if no purchase orders have been assigned to them.
1009