Docs: Funds disencumbered when invoice is closed
[Evergreen.git] / docs / acquisitions / invoices.txt
1 Invoices
2 --------
3
4
5 indexterm:[acquisitions,invoices]
6
7 You can create invoices for purchase orders, individual line items, and blanket purchases. You can also link existing invoices to purchase order.
8
9 You can invoice items before you receive the items if desired. You can also
10 reopen closed invoices, and you can print all invoices.
11
12 Creating invoices and adding line items
13 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
14 You can add specific line items to an invoice from the PO or acquisitions
15 search results screen. You can also search for relevant line items from within 
16 the invoice interface. In addition, you can add all line items from an entire
17 Purchase order to an invoice or you can create a blanket invoice for items that are not 
18 attached to a purchase order.
19
20 Creating a blanket invoice
21 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
22
23 You can create a blanket invoice for purchases that are not attached to a purchase order.
24
25 . Click Acquisitions -> Create invoice.
26 . Enter the invoice information in the top half of the screen.
27 . To add charges for materials not attached to a purchase order, click _Add
28 Charge..._ This functionality may also be used to add shipping, tax, and other fees.
29 . Select a charge type from the drop-down menu.
30 +
31 [NOTE]
32 New charge types can be added via _Admin_ -> _Server Administration_ ->
33 _Acquisitions_ -> _Invoice Item Type_.
34 +
35 . Select a fund from the drop-down menu.
36 . Enter a _Title/Description_ of the resource.
37 . Enter the amount that you were billed.
38 . Enter the amount that you paid.
39 . Save the invoice.
40
41 image::media/acq_invoice_blanket.png[Blanket invoice]
42
43 Adding line items from a Purchase Order or search results screen to an invoice
44 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
45
46 You can create an invoice or add line items to an invoice directly from a
47 Purchase Order or an acquisitions search results screen. 
48
49 . Place a checkmark in the box for selected line items from the Purchase Order' or acquisitions search results page.
50 . If you are creating a new invoice, click _Actions_ -> _Create Invoice From
51 Selected Line Items_.  Enter the invoice information in the top half of the
52 screen.
53 . If you are adding the line items to an existing invoice, click _Actions_ ->
54 _Link Selected Line Items to Invoice_. Enter the Invoice # and Provider and
55 then click the _Link_ button.
56 . Evergreen automatically enters the number of items that was ordered in
57 the # Invoiced and # Paid fields. Adjust these quantities as needed.
58 . Enter the amount that the organization was billed. This entry will
59 automatically propagate to the Paid field.
60 . You have the option to add charge types if applicable. Charge types are
61 additional charges that can be selected from the drop-down menu. Common charge
62 types include taxes and handling fees.
63 . You have four options for saving an invoice.
64
65 - Click _Save_ to save the changes you have made while staying in the current
66 invoice.
67 - Click _Save & Clear_ to save the changes you have made and to replace the 
68 current invoice with a new invoice so that you can continue invoicing items.
69 - Click _Prorate_ to save the invoice and prorate any additional charges, such
70 as taxes, across funds, if multiple funds have been used to pay the invoice.
71
72 +
73 [NOTE]
74 Prorating will only be applied to charge types that have the _Prorate?_ flag set
75 to true. This setting can be adjusted via _Admin_ -> _Server Administration_
76 -> _Acquisitions_ -> _Invoice Item Type_.
77 +
78
79 - Click _Close_. Choose this option when you have completed the invoice. This
80 option will also save any changes that have been made.  Funds will be disencumbered when the invoice is closed.
81
82 . You can re-open a closed invoice by clicking the link, _Re-open invoice_. This
83 link appears at the bottom of a closed invoice.
84
85 Search for line items from an invoice
86 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
87
88 indexterm:[acquisitions,lineitems,searching for]
89 indexterm:[acquisitions,invoices,searching for lineitems]
90
91 You can open an invoice, search for line items from
92 the invoice, and add your search results to a new or existing invoice.  This
93 feature is especially useful when you want to populate an invoice with line
94 items from multiple purchase orders.
95
96 In this example, we'll add line items to a new invoice:
97
98 indexterm:[acquisitions,lineitems,adding]
99
100 . Click _Acquisitions_ -> _Create Invoice_.
101 . An invoice summary appears at the top of the invoice and includes the number
102 of line items on the invoice and the expected cost of the items.  This number
103 will change as we add line items to the invoice.
104 . Enter the invoice details (optional).  If you do not enter the invoice
105 details, then Evergreen will populate the _Provider_ and _Receiver_ fields with
106 information from the line items.  
107 +
108 NOTE: If you do not want to display the details, click _Hide Details_.
109 +
110 image::media/Search_for_line_items_from_an_invoice1.jpg[Search_for_line_items_from_an_invoice1]
111 +
112 . Click the _Search_ tab to add line items to an invoice.
113 . Select your search criteria from the drop-down menu.  
114 . On the right side of the screen, _Limit to Invoiceable Items_ is checked by
115 default.  Invoiceable items are those that are on order, have not been
116 cancelled, and have not yet been invoiced.  Evergreen also filters out items
117 that have already been added to an invoice.  Finally, if this box is checked,
118 and if your entered the invoice details at the top of the screen, then Evergreen
119 will filter your search for items that have the same provider as the one that
120 you entered.  If you have not entered the invoice details, then Evergreen
121 removes this limit.  
122 . Sort by title (optional).  By default, results are listed by line item
123 number.  Check this box to sort by ascending title.
124 . Building the results list progressively (optional). By default, new search
125 results will replace previous results on the screen. Check this box for the
126 search results list to build with each subsequent search. This option is useful
127 for libraries that might search for line items by scanning an ISBN. Several
128 ISBNs can be scanned and then the entire result set can be selected and moved
129 to the invoice in a batch.
130 . Click _Search_.
131 +    
132 image::media/Search_for_line_items_from_an_invoice2.jpg[Search_for_line_items_from_an_invoice2]
133 +
134 . Use the _Next_ button to page through results, or select a line item(s), and
135 click _Add Selected Items to Invoice_.
136 .The rows that you selected are highlighted, and the invoice summary at the
137 top of the screen updates.
138 +
139 image::media/Search_for_line_items_from_an_invoice3.jpg[Search_for_line_items_from_an_invoice3]
140 +
141 . Click the _Invoice_ tab to see the updated invoice.
142 . Evergreen automatically enters the number of items that was ordered in the
143 # Invoiced and # Paid fields. Adjust these quantities as needed.
144 . Enter the amount that the organization was billed. This entry will
145 automatically propagate to the Paid field. The _Per Copy_ field calculates the
146 cost of each copy by dividing the amount that was billed by the number of
147 copies for which the library paid.
148
149 image::media/Search_for_line_items_from_an_invoice5.jpg[Search_for_line_items_from_an_invoice5]
150
151 Create an invoice for a purchase order
152 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
153
154 You can create an invoice for all of the line items on a purchase order. With
155 the exception of fields with drop-down menus, no limitations on the data that you enter exist.
156
157 . Open a purchase order.
158 . Click _Create Invoice_.
159 . Enter a Vendor Invoice ID. This number may be listed on the paper invoice
160 sent from your vendor.
161 . Choose a Receive Method from the drop-down menu. The system will default to
162 _Paper_.
163 . The Provider is generated from the purchase order and is entered by default.
164 . Enter a note (optional).
165 . Select a payment method from the drop-down menu (optional).
166 . The Invoice Date is entered by default as the date that you create the
167 invoice. You can change the date by clicking in the field. A calendar drops
168 down.
169 . Enter an Invoice Type (optional).
170 . The Shipper defaults to the provider that was entered in the purchase order.
171 . Enter a Payment Authorization (optional).
172 . The Receiver defaults to the branch at which your workstation is registered.
173 You can change the receiver by selecting an org unit from the drop-down menu.
174 +
175 [NOTE]
176 The bibliographic line items are listed in the next section of the invoice.
177 Along with the _title_ and _author_ of the line items is a _summary of copies
178 ordered, received, invoiced, claimed,_ and _cancelled_. You can also view the
179 _amounts estimated, encumbered,_ and _paid_ for each line item. Finally, each
180 line item has a _line item ID_ and links to the _selection list_ (if used) and
181 the _purchase order_.
182 +
183 . Evergreen automatically enters the number of items that was ordered in the
184 # Invoiced and # Paid fields. Adjust these quantities as needed.
185 . Enter the amount that the organization was billed. This entry will
186 automatically propagate to the Paid field. The _Per Copy_ field calculates the
187 cost of each copy by dividing the amount that was billed by the number of
188 copies for which the library paid.
189 . You have the option to add charge types if applicable. Charge types are
190 additional charges that can be selected from the drop-down menu. Common charge
191 types include taxes and handling fees.
192 . You have four options for saving an invoice.
193
194 - Click _Save_ to save the changes you have made while staying in the current
195 invoice.
196 - Click _Save & Clear_ to save the changes you have made and to replace the
197 current invoice with a new invoice so that you can continue invoicing items.
198 - Click _Prorate_ to save the invoice and prorate any additional charges, such
199 as taxes, across funds, if multiple funds have been used to pay the invoice.
200
201 +
202 [NOTE]
203 Prorating will only be applied to charge types that have the Prorate? flag set
204 to true. This setting can be adjusted via _Admin_ -> _Server Administration_
205 -> _Acquisitions_ -> Invoice Item Type.
206 +
207
208 - Click _Close_. Choose this option when you have completed the invoice. This
209 option will also save any changes that have been made.  Funds will be disencumbered when the invoice is closed.
210
211 . You can re-open a closed invoice by clicking the link, _Re-open invoice_. This
212 link appears at the bottom of a closed invoice.
213
214 Link an existing invoice to a purchase order
215 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
216
217 You can use the link invoice feature to link an existing invoice to a purchase
218 order. For example, an invoice is received for a shipment with items on
219 purchase order #1 and purchase order #2. When the invoice arrives, purchase
220 order #1 is retrieved, and the invoice is created. To receive the items on
221 purchase order #2, simply link the invoice to the purchase order. You do not
222 need to recreate it.
223
224 . Open a purchase order.
225 . Click _Link Invoice_.
226 . Enter the Invoice # and the Provider of the invoice to which you wish to link.
227 . Click _Link_.
228
229 image::media/acq_invoice_link.png[Link Invoice]
230
231 Electronic Invoicing
232 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
233
234 indexterm:[acquisitions,invoices,electronic]
235
236 Evergreen can receive electronic invoices from providers.  To
237 access an electronic invoice, you must:
238
239 . Configure EDI for your provider.
240 . Evergreen will receive invoices electronically from the provider.
241 . Click _Acquisitions_ -> _Open Invoices_ to view a list of open invoices, or
242 use the _General Search_ to retrieve invoices.  Click a hyperlinked invoice
243 number to view the invoice.
244
245 image::media/Electronic_invoicing1.jpg[Electronic_invoicing1]
246
247 View an invoice
248 ~~~~~~~~~~~~~~~
249
250 You can view an invoice in one of four ways: view open invoices; view invoices
251 on a purchase order; view invoices by searching specific invoice fields; view
252 invoices attached to a line item.
253
254 . To view open invoices, click _Acquisitions_ -> _Open invoices_. This opens
255 the Acquisitions Search screen. The default fields search for open invoices.
256 Click _Search_.
257 +
258 image::media/acq_invoice_view.png[Open Invoice Search]
259 +
260 . To view invoices on a purchase order, open a purchase order and click the
261 _View Invoices_ link. The number in parentheses indicates the number of
262 invoices that are attached to the purchase order.
263 +
264 image::media/acq_invoice_view-2.png[View Invoices from PO]
265 +
266 . To view invoices by searching specific invoice fields, see the section on
267 searching the acquisitions module.
268 . To view invoices for a line item, see the section on line item invoices.