docs/cataloging/batch_importing_MARC.txt

   1 Batch Importing MARC Records
   2 ----------------------------
   3
   4 The cataloging module includes an enhanced MARC Batch Import interface for
   5 loading MARC records.  This interface allows you to specify match points
   6 between incoming and existing records, to specify MARC fields that should be
   7 overlaid or preserved, and to only overlay records if the incoming record is
   8 of higher quality than the existing record. Records are added to a queue where
   9 you can apply filters that enable you to generate any errors that may have
  10 occurred during import.  You can print your queue, email your queue, or export
  11 your queue as a CSV file.
  12
  13 Permissions
  14 ~~~~~~~~~~~
  15
  16 To use match sets to import records, you will need the following permission:
  17
  18 ADMIN_IMPORT_MATCH_SET
  19
  20
  21 Record Display Attributes
  22 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  23
  24 This feature enables you to specify the tags and subfields that will display in
  25 records that appear in the import queue.
  26
  27
  28 Record Match Sets
  29 ~~~~~~~~~~~~~~~~~
  30
  31 This feature enables you to create custom match points that you can use to
  32 accurately match incoming records with existing catalog records.
  33
  34 Creating a Match Set
  35 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  36
  37 In this example, to demonstrate matching on record attributes and MARC tags and
  38 subfields, we will create a record match set that defines a match based on the
  39 title of the record, in either the 240 or 245, and the fixed field, Lang.  You
  40 can add multiple record attributes and MARC tags to customize a record match
  41 set.
  42
  43
  44 1) Click *Cataloging -> MARC Batch Import/Export*.
  45
  46 2) Create a new record match set.  Click *Record Match Sets -> New Match Set*.
  47
  48 3) Enter a name for the record match set.
  49
  50 4) Select an *Owning Library* from the drop down menu.  Staff with permissions
  51 at this location will be able to use this record match set.
  52
  53 5) Select a *Match Set Type* from the drop down menu.  You can create a match
  54 set for authority records or bibliographic records.
  55
  56 6) Click *Save*.
  57
  58
  59 image::media/Batch_Importing_MARC_Records1.jpg[Batch_Importing_MARC_Records1]
  60
  61
  62 7) The screen will refresh to list the record match set that you created. Click
  63 the link to the record match set.
  64
  65 8) Create an expression that will define the match points for the incoming
  66 record.  You can choose from two areas to create a match: *Record Attribute* or
  67 *MARC Tag and Subfield*.  You can use the Boolean operators AND and OR to
  68 combine these elements to create a match set.
  69
  70 9) Select a *Record Attribute* from the drop-down menu.
  71
  72 10) Enter a *Match Score.*  The *Match Score* indicates the relative importance
  73 of that match point as Evergreen evaluates an incoming record against an
  74 existing record. You can enter any integer into this field.  The number that
  75 you enter is only important as it relates to other match points.  Recommended
  76 practice is that you create a match score of one (1) for the least important
  77 match point and assign increasing match points to the power of 2 to working
  78 points in increasing importance.
  79
  80 11) Check the *Negate?* box if you want to negate the match point. Checking
  81 this box would be the equivalent of applying a Boolean operator of NOT to the
  82 match point.
  83
  84 image::media/Batch_Importing_MARC_Records2.jpg[Batch_Importing_MARC_Records2]
  85
  86 12) Click *Ok.*
  87
  88 13) Drag the completed match point under the folder with the
  89 appropriately-named Boolean folder under the Expression tree.
  90
  91 image::media/Batch_Importing_MARC_Records3.jpg[Batch_Importing_MARC_Records3]
  92
  93 The match point will nest underneath the folder in the Expression tree.
  94
  95 image::media/Batch_Importing_MARC_Records4.jpg[Batch_Importing_MARC_Records4]
  96
  97 14) Enter another *Boolean Operator* to further refine your match set.
  98
  99 15) Click *Boolean Operator*.
 100
 101 16) Select the *OR* operator from the drop down menu.
 102
 103 17) Click *Ok*.
 104
 105 18) Drag the operator to the expression tree.
 106
 107 image::media/Batch_Importing_MARC_Records5.jpg[Batch_Importing_MARC_Records5]
 108
 109 19) Click *MARC Tag and Subfield*.
 110
 111 20) Enter a *MARC tag* on which you want the records to match.
 112
 113 21) Enter a *subfield* on which you want the records to match.
 114
 115 22) Enter a *Match Score.*  The *Match Score* indicates the relative importance
 116 of that match point as Evergreen evaluates an incoming record against an
 117 existing record. You can enter any integer into this field.  The number that
 118 you enter is only important as it relates to other match points.  Recommended
 119 practice is that you create a match score of one (1) for the least important
 120 match point and assign increasing match points to the power of 2 to working
 121 points in increasing importance.
 122
 123 23) Check the *Negate?* box if you want to negate the match point.  Checking
 124 this box would be the equivalent of applying a Boolean operator of NOT to the
 125 match point.
 126
 127 24) Click *Ok.*
 128
 129 image::media/Batch_Importing_MARC_Records6.jpg[Batch_Importing_MARC_Records6]
 130
 131 25) Drag the completed match point under the folder with the
 132 appropriately-named Boolean folder under the Expression tree. The Expression
 133 will build across the top of the screen.
 134
 135 26) Add additional MARC tags or record attributes to build the expression tree.
 136
 137 27) Click *Save Changes to Expression*.
 138
 139 image::media/Batch_Importing_MARC_Records7.jpg[Batch_Importing_MARC_Records7]
 140
 141 Replace Mode
 142 ^^^^^^^^^^^^
 143
 144 Replace Mode enables you to replace an existing part of the expression tree
 145 with a new record attribute, MARC tag, or Boolean operator.  For example, if
 146 the top of the tree is AND, in replace mode, you could change that to an OR.
 147
 148 1) Create a working match point.
 149
 150 2) Click *Enter replace mode*.
 151
 152 3) Highlight the piece of the tree that you want to replace.
 153
 154 4) Drag the replacement piece over the highlighted piece.
 155
 156 5) Click *Exit Replace Mode*.
 157
 158
 159 Quality Metrics
 160 ^^^^^^^^^^^^^^^
 161
 162 1) Set the *Quality Metrics for this Match Set*.  Quality metrics are used to
 163 determine the overall quality of a record.  Each metric is given a weight and
 164 the total quality value for a record is equal to the sum of all metrics that
 165 apply to that record.  For example, a record that has been cataloged thoroughly
 166 and contains accurate data would be more valuable than one of poor quality. You
 167 may want to ensure that the incoming record is of the same or better quality
 168 than the record that currently exists in your catalog; otherwise, you may want
 169 the match to fail.  The quality metric is optional.
 170
 171 2) You can create quality metrics based on the record attribute or the MARC Tag
 172 and Subfield.
 173
 174 3) Click *Record Attribute.*
 175
 176 4) Select an attribute from the drop down menu.
 177
 178 5) Enter a value for the attribute.
 179
 180 6.) Enter a match score.  You can enter any integer into this field. The number
 181 that you enter is only important as it relates to other quality values for the
 182 current configuration.  Higher scores would indicate increasing quality of
 183 incoming records. You can, as in the expression match score, increase the
 184 quality points by increasing subsequent records by a power of 2 (two).
 185
 186 7) Click *Ok*.
 187
 188 image::media/Batch_Importing_MARC_Records8.jpg[Batch_Importing_MARC_Records8]
 189
 190 Import Records
 191 ~~~~~~~~~~~~~~
 192
 193 The *Import Records* interface incorporates record match sets, quality metrics,
 194 more merging options, and improved ways to manage your queue.  In this example,
 195 we will import a batch of records.  One of the records in the queue will
 196 contain a matching record in the catalog that is of lower quality than the
 197 incoming record.  We will import the record according to the guidelines set by
 198 our record match set, quality metrics, and merge/overlay choices that we will
 199 select.
 200
 201
 202 1) Select a *Record Type* from the drop down menu.
 203
 204 2) Create a queue to which you can upload your records, or add you records to
 205 an existing queue.  Queues are linked to match sets and a holdings import
 206 profile. You cannot change a holdings import or record match set for a queue.
 207
 208 3) Select a *Record Match Set* from the drop down menu.
 209
 210 4) Select a *Holdings Import Profile* if you want to import holdings that are
 211 attached to your records.
 212
 213 5) Select a *Record Source* from the drop down menu.
 214
 215 6) Select a *Merge Profile*.  Merge profiles enable you to specify which tags
 216 should be removed or preserved in incoming records.
 217
 218 7) Choose one of the following import options if you want to auto-import
 219 records:
 220
 221 a. *Merge on Single Match* - Using the Record Match Set, Evergreen will only
 222 attempt to perform the merge/overlay action if only one match was found in the
 223 catalog.
 224
 225 b. *Merge on Best Match* - If more than one match is found in the catalog for a
 226 given record, Evergreen will attempt to perform the merge/overlay action with
 227 the best match as defined by the match score and quality metric.
 228
 229 NOTE: Quality ratio affects only the *Merge on Single Match* and *Merge on Best
 230 Match* options.
 231
 232 8) Enter a *Best/Single Match Minimum Quality Ratio.*  Divide the incoming
 233 record quality score by the record quality score of the best match that might
 234 exist in the catalog.  By default, Evergreen will assign any record a quality
 235 score of 1 (one).  If you want to ensure that the inbound record is only
 236 imported when it has a higher quality than the best match, then you must enter
 237 a ratio that is higher than 1.  For example, if you want the incoming record to
 238 have twice the quality of an existing record, then you should enter a 2 (two)
 239 in this field.  If you want to bypass all quality restraints, enter a 0 (zero)
 240 in this field.
 241
 242
 243 9) Select an *Insufficient Quality Fall-Through Profile* if desired.  This
 244 field enables you to indicate that if the inbound record doees not meet the
 245 configured quality standards, then you may still import the record using an
 246 alternate merge profile.  This field is typically used for selecting a merge
 247 profile that allows the user to import holdings attached to a lower quality
 248 record without replacing the existing (target) record with the incoming record.
 249 This field is optional.
 250
 251 10) *Browse* to find the appropriate file, and click *Upload*.  The files will
 252 be uploaded to a queue.
 253
 254 image::media/Batch_Importing_MARC_Records9.jpg[Batch_Importing_MARC_Records9]
 255
 256 11) The screen will display records that have been uploaded to your queue.
 257
 258 image::media/Batch_Importing_MARC_Records15.jpg[Batch_Importing_MARC_Records15]
 259
 260 12) If Evergreen indicates that matching records exist, then click the
 261 *Matches* link to view the matching records.  Check the box adjacent to the
 262 existing record that you want to merge with the incoming record.
 263
 264 image::media/Batch_Importing_MARC_Records10.jpg[Batch_Importing_MARC_Records10]
 265
 266 13) Click *Back to Import Queue*.
 267
 268 14) Check the boxes of the records that you want to import, and click *Import
 269 Selected Records*, or click *Import All Records*.
 270
 271 15) A pop up window will offer you the same import choices that were present on
 272 the *Import Records* screen.  You can choose one of the import options, or
 273 click *Import*.
 274
 275 image::media/Batch_Importing_MARC_Records9.jpg[Batch_Importing_MARC_Records9]
 276
 277 16) The screen will refresh.  The *Queue Summary* indicates that the record was
 278 imported.  The *Import Time* column records the date that the record was
 279 imported.
 280
 281 image::media/Batch_Importing_MARC_Records12.jpg[Batch_Importing_MARC_Records12]
 282
 283 17) Search the catalog to confirm that the record was imported.
 284
 285 image::media/Batch_Importing_MARC_Records14.jpg[Batch_Importing_MARC_Records14]
 286