docs/admin/authorities.txt

   1 Authorities
   2 -----------
   3
   4 Authority Control Sets
   5 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
   6
   7
   8 The tags and subfields that display in authority records in Evergreen are
   9 proscribed by control sets.  The Library of Congress control set is the default
  10 control set in Evergreen.  In Evergreen release 2.2, you can create customized
  11 control sets for authority records.  Also, you can define thesauri and authority
  12 fields for these control sets.
  13
  14 Patrons and staff will be able to browse authorities in the OPAC.  The following
  15 fields are browsable by default: author, series, subject, title, and topic.  You
  16 will be able to add custom browse axes in addition to these default fields.
  17
  18 Control Sets
  19 ^^^^^^^^^^^^
  20
  21 You can specify the MARC tags and subfields that an authority record should
  22 contain.  The Library of Congress control set exists in the staff client by
  23 default.  The control sets feature enables librarians to add or customize new
  24 control sets.
  25
  26 To access existing control sets, click *Admin* -> *Server Administration* ->
  27 *Authorities* -> *Control Sets*.
  28
  29 To add a *control set*:
  30
  31 . Click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Control Sets*.
  32 . Click *New Control Set*.
  33 . Add a *Name* to the control set. Enter any number
  34 of characters.
  35 . Add a *Description* of the control set.  Enter any number of
  36 characters.
  37 . Click *Save*.
  38
  39 image::media/Authority_Control_Sets1.jpg[Authority_Control_Sets1]
  40
  41 Thesauri
  42 ~~~~~~~~
  43
  44 A thesaurus describes the semantic rules that govern the meaning of words in a
  45 MARC record. The thesaurus code, which indicates the specific thesaurus that
  46 should control a MARC record, is encoded in a fixed field using the mnemonic
  47 Subj in the authority record.  Eleven thesauri associated with the Library of
  48 Congress control set exist by default in the staff client.
  49
  50 To access an existing thesaurus, click *Admin* -> *Server Administration* ->
  51 *Authorities* -> *Control Sets*, and choose the hyperlinked thesaurus that you
  52 want to access, or click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* ->
  53 *Thesauri*.
  54
  55
  56 To add a *Thesaurus*:
  57
  58 . Click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Control Sets*,
  59 and choose the hyperlinked thesaurus that you want to access, or click *Admin*
  60 -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Thesauri*.
  61 . Click *New Thesaurus*.
  62 . Add a *Thesaurus Code*.  Enter any single, upper case character.
  63 This character will be entered in the fixed fields of the MARC record.
  64 . Add a *Name* to the thesaurus. Enter any number of characters.
  65 . Add a *Description* of the thesaurus.  Enter any number of characters.
  66
  67 image::media/Authority_Control_Sets2.jpg[Authority_Control_Sets2]
  68
  69 Authority Fields
  70 ~~~~~~~~~~~~~~~~
  71
  72
  73 Authority fields indicate the tags and subfields that should be entered in the
  74 authority record.  Authority fields also enable you to specify the type of data
  75 that should be entered in a tag.  For example, in an authority record governed
  76 by a Library of Congress control set, the 100 tag would contain a "Heading -
  77 Personal Name."  Authority fields also enable you to create the corresponding
  78 tag in the bibliographic record that would contain the same data.
  79
  80 To create an *Authority Field*:
  81 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  82
  83 . Click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Control Sets*.
  84 . Click *Authority Fields*.  The number in parentheses indicates the number of
  85 authority fields that have been created for the control set.
  86 . Click *New Authority Field*.
  87 . Add a *Name* to the authority field. Enter any number of characters.
  88 . Add a *Description* to describe the type of data that should be entered in
  89 this tag.  Enter any number of characters.
  90 . Select a *Main Entry* if you are linking the tag(s) to another entry.
  91 . Add a tag in the authority record.
  92 . Add a subfield in the authority record.  Multiple subfields should be entered
  93 without commas or spaces.
  94 . Click *Save*.
  95 +
  96 image::media/Authority_Control_Sets3.jpg[Authority_Control_Sets3]
  97 +
  98 . Create the corresponding tag in the bibliographic record that should contain
  99 this information.  Click the *None* link in the *Controlled Bib Fields* column.
 100 . Click *New Control Set Bib Field*.
 101 . Add the corresponding tag in the bibliographic record.
 102 . Click *Save*.
 103
 104 image::media/Authority_Control_Sets4.jpg[Authority_Control_Sets4]
 105
 106
 107
 108 Browse Axes
 109 ~~~~~~~~~~~
 110
 111 Authority records can be browsed, by default, along five axes: author, series,
 112 subject, title, and topic. Use the *Browse Axes* feature to create additional
 113 axes.
 114
 115
 116 Create a new *Browse Axis*:
 117
 118 . Click *Admin* -> *Server Administration* -> *Authorities* -> *Browse Axes*
 119 . Click *New Browse Axis*.
 120 . Add a *code*.  Do not enter any spaces.
 121 . Add a *name* to the axis that will appear in the OPAC.  Enter any number of
 122 characters.
 123 . Add a *description* of the axis.  Enter any number of characters.
 124 . Add a *sorter attribute*. The sorter attribute indicates the order in which
 125 the results will be displayed.
 126 +
 127 image::media/Authority_Control_Sets5.jpg[Authority_Control_Sets5]
 128 . Assign the axis to an authority so that users can find the authority record
 129 when browsing authorities. Click *Admin* -> *Server Administration* ->
 130 *Authorities* -> *Control Sets*.
 131 . Choose the control set to which you will add the axis.  Click *Authority
 132 Fields*
 133 . Click the link in the *Axes* column of the tag of your choice.
 134 . Click *New Browse Axis-Authority Field Map*.
 135 . Select an *Axis* from the drop down menu.
 136 . Click *Save*.
 137
 138 image::media/Authority_Control_Sets6.jpg[Authority_Control_Sets6]
 139
 140
 141 OPAC Searching of Authorities
 142 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
 143
 144 Patrons and librarians can browse authorities through the OPAC.
 145
 146
 147 To search for *Authorities*:
 148
 149 . Click *Advanced Search* in the OPAC.
 150 . Find the *Authority Browse* column in the left side of the screen.
 151 . Select a browse axis, and enter a keyword. The terms in the middle of the
 152 results list should yield the best match.
 153 +
 154 image::media/Authority_Control_Sets7.jpg[Authority_Control_Sets7]
 155 . Click *Submit*.
 156 . A list of results will appear.  The authorities with bibliographic records
 157 attached will be listed in bold with the number of attached bibliographic
 158 records in parentheses.
 159 +
 160 image::media/Authority_Control_Sets8.jpg[Authority_Control_Sets8]
 161 +
 162 . Click on the bolded text to view bibliographic records.
 163
 164 image::media/Authority_Control_Sets9.jpg[Authority_Control_Sets9]
 165
 166
 167 *Permissions to use this Feature*
 168
 169
 170 To use authority control sets, you will need the following permissions:
 171
 172 * CREATE_AUTHORITY_CONTROL_SET
 173 * UPDATE_AUTHORITY_CONTROL_SET
 174 * DELETE_AUTHORITY_CONTROL_SET
 175